Quyết toán vốn đầu tư là thủ tục bắt buộc sau khi dự án hoàn thành nhằm xác nhận tổng chi phí thực tế và hiệu quả sử dụng vốn. Đặc biệt đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách, việc quyết toán đúng quy định không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi chủ đầu tư mà còn là căn cứ pháp lý để thanh tra, kiểm toán và xét duyệt cho các dự án tiếp theo. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình, thủ tục và các quy định pháp lý mới nhất theo Thông tư 10/2020/TT-BTC, cập nhật đến Thông tư 96/2021/TT-BTC và Nghị định 99/2021/NĐ-CP.

Vì sao cần hiểu đúng về quyết toán vốn đầu tư?

Quyết toán vốn đầu tư là bước chốt sổ quan trọng nhằm xác định toàn bộ chi phí thực tế của dự án sau khi hoàn thành. Không chỉ là thủ tục tài chính bắt buộc, quyết toán còn là căn cứ pháp lý để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo tính minh bạch, đúng mục đích, đặc biệt đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước.

Để thống nhất quy trình và biểu mẫu, Thông tư 10/2020/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã trở thành văn bản nền tảng trong công tác quyết toán vốn đầu tư. Những điểm còn vướng mắc tiếp tục được cập nhật tại Thông tư 96/2021/TT-BTC và Nghị định 99/2021/NĐ-CP, tạo thành hệ thống pháp lý liên kết, điều chỉnh trách nhiệm của chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các cơ quan kiểm soát tài chính trong giai đoạn quyết toán.

Quyết toán vốn đầu tư là gì? Phân biệt với thanh toán vốn đầu tư

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BTC, quyết toán vốn đầu tư là quá trình tổng hợp, kiểm tra, xác minh và trình phê duyệt toàn bộ chi phí thực tế đã chi cho dự án đầu tư sau khi hoàn thành. Đây là thủ tục bắt buộc nhằm xác định chính xác giá trị công trình, làm căn cứ cho việc nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và lưu trữ tài liệu phục vụ thanh tra, kiểm toán sau này.

Khác với thanh toán vốn đầu tư, vốn được thực hiện trong suốt quá trình triển khai theo từng đợt tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành, quyết toán là giai đoạn tổng kết cuối cùng, khi dự án đã hoàn tất toàn bộ các hạng mục và nghiệm thu kỹ thuật. Nếu thanh toán là quá trình “chi dần”, thì quyết toán là bước “đối soát cuối cùng” giữa dự toán và thực tế – từ đó xác định có phát sinh vượt chi, sai sót hay thất thoát ngân sách hay không.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh quyết toán vốn đầu tư (2020 – 2025)

Trong giai đoạn 2020–2025, hoạt động quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp lý đồng bộ, từ thông tư chuyên ngành đến luật chung về đầu tư công và xây dựng. Dưới đây là các văn bản nổi bật mà chủ đầu tư, kế toán dự án và cơ quan tài chính cần nắm rõ:

Trong đó, Thông tư 10/2020/TT-BTC là trục chính, quy định toàn bộ quy trình từ khi lập hồ sơ cho đến khi có quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành. Các văn bản còn lại đóng vai trò hỗ trợ, bổ sung và làm rõ các điểm liên quan như định mức chi phí, phương pháp thẩm tra và quyền hạn của từng bên trong quy trình.

Việc cập nhật và tuân thủ đồng thời các văn bản trên sẽ giúp quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi, tránh sai sót, chậm trễ hoặc bị trả lại hồ sơ.

Quy trình quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành theo Thông tư 10/2020/TT-BTC

Theo hướng dẫn tại Điều 9 đến Điều 12 của Thông tư 10/2020/TT-BTC, quá trình quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành gồm 3 bước chính, với trách nhiệm rõ ràng cho từng chủ thể tham gia: chủ đầu tư, cơ quan thẩm tra và cơ quan tài chính.

1. Lập hồ sơ quyết toán

Ngay sau khi công trình hoàn thành và được nghiệm thu, chủ đầu tư có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư, sử dụng các biểu mẫu từ B01 đến B09/QTDA ban hành kèm theo Thông tư. Hồ sơ gồm đầy đủ các tài liệu sau:

• Quyết định phê duyệt dự án và tổng mức đầu tư

• Dự toán và tổng dự toán công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

• Hợp đồng thi công, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản nghiệm thu từng hạng mục

• Báo cáo kiểm toán độc lập (đối với dự án có quy mô lớn hoặc theo yêu cầu)

• Biên bản bàn giao, hồ sơ hoàn công, các tài liệu pháp lý khác liên quan

Đây là giai đoạn quan trọng, vì mọi chi phí không có đầy đủ chứng từ hợp lệ đều có nguy cơ bị loại khỏi quyết toán.

2. Gửi hồ sơ và thực hiện thẩm tra

Sau khi hoàn tất hồ sơ, chủ đầu tư phải gửi báo cáo quyết toán đến hai nơi:

• Cơ quan chủ quản cấp trên (nếu có)

• Cơ quan tài chính có thẩm quyền thẩm định

Thời hạn gửi hồ sơ được quy định là không quá 6 tháng kể từ khi dự án hoàn thành và được bàn giao đưa vào sử dụng.

Cơ quan thẩm tra có thể là:

• Bộ phận chuyên môn nội bộ (thuộc sở tài chính, sở kế hoạch – đầu tư, v.v.)

• Hoặc đơn vị kiểm toán độc lập được chỉ định hoặc thuê ngoài

Quá trình thẩm tra bao gồm:

• Đối chiếu khối lượng nghiệm thu và giá trị hợp đồng

• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ

• Đánh giá mức độ phù hợp giữa chi phí thực tế và tổng mức đầu tư được duyệt

3. Phê duyệt quyết toán

Sau khi có kết quả thẩm tra, cơ quan tài chính sẽ xem xét và ban hành quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành.

• Thời gian xử lý: Không quá 20 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ và báo cáo thẩm tra

• Trường hợp hồ sơ còn sai sót, thiếu chứng từ, cơ quan tài chính có quyền trả lại hồ sơ, yêu cầu chủ đầu tư bổ sung, chỉnh sửa theo quy định

Quyết định phê duyệt sẽ là căn cứ pháp lý cuối cùng để đóng dự án, thanh lý hợp đồng, cập nhật sổ sách ngân sách và phục vụ thanh tra sau này.

Thông tư hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư mới nhất: TT 96/2021/TT-BTC

Nhằm tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai Thông tư 10/2020/TT-BTC, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 96/2021/TT-BTC với nhiều điểm điều chỉnh quan trọng. Đây được xem là văn bản hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư mới nhất đang được áp dụng trên phạm vi toàn quốc.

Thông tư 10/2020/TT-BTC là nền tảng pháp lý quan trọng, bắt buộc áp dụng trong toàn bộ quá trình lập, thẩm tra và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước. Đây là văn bản đóng vai trò “khung pháp lý” chính thức, quy định cụ thể về nguyên tắc, quy trình và biểu mẫu quyết toán dự án hoàn thành.

Trong khi đó, Thông tư 96/2021/TT-BTC được ban hành với mục tiêu hỗ trợ triển khai Thông tư 10 hiệu quả hơn. Dù không thay thế, nhưng Thông tư 96 đóng vai trò điều chỉnh, bổ sung các điểm vướng trong thực tiễn, đặc biệt giúp quá trình quyết toán trở nên linh hoạt hơn đối với dự án nhóm C quy mô nhỏ hoặc các dự án theo hình thức PPP – đối tác công tư có cấu trúc tài chính phức tạp.

Quy định về quyết toán dự án hoàn thành

Dẫn theo Điều 11 Thông tư 10/2020/TT-BTC, các loại dự án bắt buộc phải quyết toán gồm:

• Dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nước

• Dự án vay vốn ODA

• Dự án có vốn hỗn hợp trong đó Nhà nước có góp vốn

Các dự án không quyết toán đúng hạn có thể bị xem xét trách nhiệm cá nhân và ảnh hưởng đến việc xét duyệt các dự án tiếp theo.

Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành

Theo Điều 12 TT 10/2020, sau khi hồ sơ được thẩm tra đầy đủ, cơ quan tài chính sẽ ban hành Quyết định phê duyệt quyết toán với các nội dung:

• Giá trị quyết toán được chấp nhận

• Phần chênh lệch bị loại (nếu có)

• Yêu cầu xử lý vi phạm, thu hồi, nộp ngân sách (nếu phát hiện sai phạm)

Case study thực tế: Khi một chi tiết nhỏ khiến quyết toán chậm 3 tháng

Dự án xây dựng Trường mầm non huyện A là công trình sử dụng ngân sách nhà nước với tổng mức đầu tư 18 tỷ đồng, được kỳ vọng hoàn thành trong năm tài khóa 2024 để kịp phục vụ năm học mới. Tuy nhiên, dù công trình đã nghiệm thu và đưa vào sử dụng đúng tiến độ, hồ sơ quyết toán vốn đầu tư lại vướng hàng loạt sai sót, khiến quá trình này bị đình trệ gần 3 tháng.

Sai sót đầu tiên nằm ở việc bỏ sót chi phí di dời công trình phụ, một khoản nhỏ trị giá 250 triệu đồng. Dù phát sinh trong quá trình giải phóng mặt bằng, chi phí này không được cập nhật đầy đủ vào bảng tổng hợp chi phí, do không có hồ sơ xác nhận hợp lệ từ cơ quan địa phương.

Tiếp đó, ba hạng mục phụ trợ gồm hệ thống thoát nước, nhà để xe và phần mái che khu sân chơi – dù đã hoàn thành và sử dụng thực tế – lại không có biên bản nghiệm thu riêng, vì chủ đầu tư cho rằng đây là hạng mục “phụ, không quan trọng”. Khi cơ quan tài chính thẩm tra, toàn bộ giá trị xây lắp của các hạng mục này đã bị tạm loại khỏi quyết toán do không đủ cơ sở pháp lý chứng minh.

Trầm trọng hơn, chủ đầu tư nộp hồ sơ khi chưa có báo cáo kiểm toán độc lập, vi phạm quy định bắt buộc đối với dự án nhóm B có vốn ngân sách. Hậu quả là hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung nhiều tài liệu và phải thuê kiểm toán lại toàn bộ chi phí phát sinh, làm trễ toàn bộ tiến trình phê duyệt.

Từ một dự án tưởng như “chuẩn chỉ”, các thiếu sót tưởng nhỏ trong khâu chuẩn bị hồ sơ đã khiến quá trình quyết toán mắc kẹt trong thủ tục, phát sinh thêm chi phí và đặc biệt gây áp lực cho việc phân bổ ngân sách năm sau.

Trường hợp này phản ánh một thực tế phổ biến: càng coi nhẹ chi tiết, rủi ro càng lớn. Việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán vốn đầu tư không thể chỉ là “công việc của kế toán” mà cần sự phối hợp xuyên suốt giữa kỹ thuật, tài chính và nhà thầu. Đặc biệt, đối với các khoản chi nằm ngoài thiết kế cơ sở hoặc phát sinh do yêu cầu thực tế, nếu không được theo dõi và nghiệm thu kịp thời, sẽ rất dễ bị loại khỏi giá trị được phê duyệt.

Vai trò của kiểm toán xây dựng trong quyết toán vốn đầu tư

Trong thực tế triển khai các dự án sử dụng vốn nhà nước, không ít chủ đầu tư gặp khó khăn ở giai đoạn lập hồ sơ quyết toán – từ việc thiếu chứng từ, sai lệch số liệu đến tranh cãi về tính hợp lệ của chi phí. Chính vì vậy, việc thuê đơn vị kiểm toán xây dựng độc lập trước khi nộp quyết toán đang trở thành lựa chọn phổ biến nhằm kiểm soát rủi ro ngay từ đầu.

Kiểm toán xây dựng giúp chủ đầu tư rà soát toàn bộ chi phí đầu tư theo đúng các quy định hiện hành, từ Luật Đầu tư công, Luật Xây dựng đến Thông tư 10/2020/TT-BTC và Thông tư 96/2021/TT-BTC. Qua đó, mọi khoản chi – kể cả chi phí phát sinh ngoài hợp đồng – sẽ được đánh giá đầy đủ về tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp.

Không chỉ dừng ở con số, kiểm toán còn giúp:

• Tăng độ tin cậy cho hồ sơ quyết toán, đặc biệt với các cơ quan tài chính và thanh tra nhà nước

• Phát hiện sớm các sai sót về định mức, định giá, khối lượng – những yếu tố dễ khiến chi phí bị loại khi thẩm tra

• Rút ngắn thời gian xử lý của cơ quan tài chính, do hồ sơ đã được kiểm tra kỹ về mặt chuyên môn và pháp lý

Thay vì bị động khắc phục khi hồ sơ bị trả lại, việc chủ động kiểm toán từ sớm giúp chủ đầu tư giữ thế chủ động, tiết kiệm chi phí và bảo toàn giá trị đầu tư thực tế.

Tham khảo dịch vụ: Kiểm toán xây dựng cơ bản tại MAN

Những lỗi thường gặp khi quyết toán vốn đầu tư

Dù quy trình quyết toán vốn đầu tư đã được hướng dẫn tương đối chi tiết trong Thông tư 10/2020/TT-BTC và các văn bản liên quan, thực tế cho thấy nhiều chủ đầu tư vẫn mắc phải các lỗi phổ biến, khiến hồ sơ bị trả lại hoặc bị cắt giảm giá trị quyết toán.

Một trong những lỗi điển hình là thiếu phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá, nhất là khi dự án có biến động về vật tư hoặc thời gian thi công. Việc không bổ sung phụ lục kịp thời khiến cơ quan thẩm tra không có cơ sở pháp lý để công nhận phần chênh lệch chi phí phát sinh.

Ngoài ra, thiếu biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ hoàn công đầy đủ là tình trạng khá phổ biến, đặc biệt ở các hạng mục nhỏ hoặc phụ trợ như tường rào, mái che, hệ thống điện nước. Đây là nguyên nhân trực tiếp khiến chi phí bị loại khỏi quyết toán vì không chứng minh được khối lượng hoàn thành.

Một lỗi khác mang tính kỹ thuật nhưng ảnh hưởng lớn là kê khai sai mã chi phí, đặc biệt ở nhóm chi phí thiết bị, dễ bị nhầm giữa chi phí đầu tư xây dựng với chi phí mua sắm tài sản cố định. Việc gộp chi phí sai chương mục ngân sách cũng khiến hồ sơ bị trả lại để điều chỉnh lại theo mục lục ngân sách nhà nước.

Cuối cùng, có không ít trường hợp nộp hồ sơ quyết toán khi chưa có kết quả kiểm toán, vi phạm quy trình bắt buộc đối với các dự án nhóm B trở lên hoặc có yêu cầu kiểm toán theo quy định của cơ quan chủ quản. Việc này không chỉ làm hồ sơ không được chấp nhận, mà còn kéo dài thời gian xử lý và phát sinh chi phí thuê kiểm toán bổ sung.

Những lỗi tưởng chừng nhỏ này nếu không được rà soát kỹ từ đầu sẽ khiến hồ sơ quyết toán bị đình trệ, ảnh hưởng đến tiến độ phân bổ ngân sách, khóa sổ đầu tư và thanh tra sau dự án.

Kết luận

Quyết toán vốn đầu tư là thủ tục tài chính và pháp lý bắt buộc sau khi dự án hoàn thành. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư mà còn đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong quản lý vốn, đặc biệt với dự án sử dụng ngân sách nhà nước. Nắm vững quy trình theo Thông tư 10/2020/TT-BTC và các văn bản cập nhật như Thông tư 96/2021/TT-BTC, Nghị định 99/2021/NĐ-CP là điều kiện cần thiết để hồ sơ quyết toán được phê duyệt nhanh chóng, hạn chế rủi ro và tạo tiền đề thuận lợi cho các dự án tiếp theo.