Trong bối cảnh phát triển cơ sở hạ tầng mạnh mẽ, việc kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo Quyết định 314/2016/QĐ-VACPA vừa đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý, vừa nâng cao chất lượng quản lý vốn đầu tư. Với kinh nghiệm kiểm toán xây dựng, bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết quy trình kiểm toán báo cáo quyết toán dự án, bao gồm bảy phần chính: lập kế hoạch, đánh giá rủi ro, thu thập bằng chứng, lập báo cáo, điều chỉnh chương trình, lưu ý thực tiễn và phần câu hỏi thường gặp. Mỗi giai đoạn được minh họa qua ví dụ dự án hạ tầng; đồng thời, lồng ghép tự nhiên từ khóa “các bước kiểm toán dự án” và “phương pháp kiểm toán BCQT” để tối ưu SEO.

Lập kế hoạch – Nền tảng cho toàn bộ quy trình

Trước khi khởi động quy trình kiểm toán báo cáo quyết toán dự án, kiểm toán viên cần nghiên cứu kỹ hồ sơ dự án: hợp đồng thi công, dự toán đầu tư ban đầu, các quyết định giao vốn và điều chỉnh, biên bản nghiệm thu từng giai đoạn. Việc này giúp xác định nhóm chi phí trọng yếu, phạm vi kiểm toán và phương pháp kiểm toán BCQT phù hợp.

Giả sử một dự án đường đô thị có tổng mức đầu tư 500 tỷ đồng. Kiểm toán viên phân bổ chi phí chính thành: xây lắp (40 %), thiết bị – lắp đặt (25 %), tư vấn giám sát (10 %) và dự phòng (25 %). Trên cơ sở đó, xây dựng chương trình kiểm toán định hướng:

• Với nhóm xây lắp: thủ tục đối chiếu khối lượng nghiệm thu, kiểm tra nhật ký thi công, so sánh bản vẽ hoàn công với hiện trường.
• Với nhóm thiết bị: xác nhận hợp đồng mua sắm, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, chứng chỉ chất lượng CO/CQ.
• Với nhóm tư vấn: rà soát hợp đồng tư vấn, chứng từ thanh toán theo tiến độ, biên bản nghiệm thu dịch vụ giám sát.
• Với dự phòng: kiểm tra quyết định điều chỉnh dự toán, cơ sở tính toán mức dự phòng không vượt quá 5 % tổng mức đầu tư.

Bên cạnh đó, lịch làm việc cần chi tiết: hoàn thành rà soát hồ sơ trước ngày 10/6, xác minh hiện trường từ 11–15/6, đối chiếu chứng từ 16–20/6, và tổng hợp báo cáo dự kiến xong trước 30/6. Việc phân công nhân sự, ấn định thời hạn cụ thể cho từng thủ tục giúp quy trình diễn ra theo đúng tiến độ, hạn chế chồng chéo và tăng tính minh bạch.

Đánh giá rủi ro – Chọn “điểm nóng” để kiểm toán hiệu quả

Đánh giá rủi ro là giai đoạn then chốt trong phương pháp kiểm toán BCQT, giúp tập trung nguồn lực vào các khu vực dễ phát sinh sai sót hoặc gian lận. Với dự án xây dựng hạ tầng, rủi ro thường nằm ở:

• Khối lượng nghiệm thu không tương ứng thực tế.
• Giá vật liệu biến động mạnh, dẫn đến chi phí vượt hợp đồng.
• Quy trình phê duyệt chứng từ không chặt chẽ.
• Chi phí dự phòng hoặc điều chỉnh dự toán bất thường.

Kiểm toán viên ứng dụng ma trận rủi ro: đánh giá xác suất và tác động tài chính. Ví dụ, nếu phát hiện giá trúng thầu của gói thầu xây lắp chênh lệch hơn 15 % so với báo cáo giá vật liệu của Bộ Xây dựng quý 1/2025, khu vực này được xác định mức độ rủi ro cao và cần tăng tần suất kiểm tra: yêu cầu so sánh bảng giá, biên bản thương thảo, xác minh hồ sơ vật liệu tại kho. Việc phân loại hồ sơ theo mức độ rủi ro giúp tránh dàn trải thủ tục kiểm toán, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ tin cậy của kết quả.

Thu thập bằng chứng kiểm toán – Trái tim của các bước kiểm toán dự án

Thu thập bằng chứng kiểm toán quyết toán dự án là bước quyết định tính thuyết phục của báo cáo cuối cùng. Tuân thủ mẫu chương trình QĐ 314, kiểm toán viên cần thực hiện đầy đủ thủ tục:

1. Xác nhận ngoại tại (external confirmation) với chủ đầu tư, nhà thầu chính và thầu phụ.
2. Quan sát hiện trường – đo đạc, chụp ảnh, ghi GPS, so sánh với bản vẽ hoàn công.
3. Đối chiếu chứng từ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công.
4. Tái thực hiện (reperformance) thủ tục quan trọng: tính toán khối lượng, giá trị hoàn thành.
5. Hỏi – cung cấp đối chiếu (inquiry and corroboration) giữa các bên liên quan.

Ví dụ cụ thể: với khối lượng xây lắp trị giá 200 tỷ đồng, kiểm toán viên so sánh biên bản nghiệm thu khối lượng với nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công và chứng từ xuất – nhập vật tư. Nếu sai lệch vượt 3 %, cần đo đạc lại hiện trường, lưu sổ kiểm tra có chữ ký bên thi công và hình ảnh đính kèm. Đối với chi phí thiết bị 125 tỷ đồng, hồ sơ hợp đồng ngoại tệ, hóa đơn VAT, biên bản giao nhận và báo cáo vận chuyển phải được xác minh chi tiết, nhất là khi có biến động tỉ giá hoặc phí logistics tăng đột ngột.

Lập báo cáo kiểm toán – Trình bày kết quả rõ ràng và đề xuất khắc phục

Khi đã thu thập đầy đủ bằng chứng, kiểm toán viên tổng hợp, đánh giá và soạn thảo báo cáo tuân thủ mẫu QĐ 314:

• Phần mở đầu: Giới thiệu đối tượng kiểm toán, cơ sở pháp lý, phạm vi, phương pháp (bao gồm phương pháp kiểm toán BCQT) và giới hạn trách nhiệm.
• Phần kết quả kiểm toán: Cung cấp thuyết minh chi tiết về sai sót, mức độ ảnh hưởng, bằng chứng kèm số liệu.
• Phần ý kiến kiểm toán: Chấp nhận toàn bộ, ngoại trừ hoặc không chấp nhận.
• Phụ lục: Bảng tổng hợp sai sót, biên bản đối chiếu, danh mục chứng từ quan trọng.

Ví dụ, phát hiện thiếu 5 tỷ đồng trong chi phí xây lắp (200 tỷ thực tế, 195 tỷ báo cáo), kiểm toán viên sẽ đưa ý kiến ngoại trừ, đề nghị điều chỉnh số liệu, kèm khuyến nghị hoàn thiện sổ nhật ký hiện trường và áp dụng quy trình nghiệm thu chặt chẽ hơn.

Điều chỉnh chương trình kiểm toán theo đặc thù dự án

Mẫu chương trình kiểm toán QĐ 314 chỉ là khung chung. Với dự án xây dựng hạ tầng, kiểm toán viên phải linh hoạt điều chỉnh:

• Yếu tố mùa vụ: Kiểm tra biên bản tạm dừng thi công mùa mưa, chi phí bảo trì thiết bị sau gián đoạn.
• Điều kiện địa chất phức tạp: Thu thập biên bản thử nghiệm đất, nghiệm thu công tác gia cố nền, hợp đồng thuê máy móc.
• Chuỗi thầu phụ phức tạp: Mở rộng xác nhận ngoại tại với thầu phụ, đặt mục tiêu bao phủ tối thiểu 80 % giá trị dự toán phụ.
• Công tác lập hồ sơ bảo trì, vận hành: Đối với cầu, đường, cần xác thực biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng và hồ sơ bảo trì ban đầu.

Những lưu ý khi áp dụng Quyết định 314 trong thực tế

Kinh nghiệm kiểm toán xây dựng hạ tầng cho thấy, một số tình huống thường gặp:

• Chuyển nguồn vốn nhiều lần: Dự án trải qua các quyết định điều chỉnh vốn, kiểm toán viên cần thu thập quyết định giao vốn bổ sung và cập nhật chương trình kiểm toán.
  
• Chi phí dự phòng sử dụng vượt mức: Khi dự phòng vượt 5 % tổng mức đầu tư, cần kiểm tra cơ sở tính toán, văn bản phê duyệt điều chỉnh và biên bản nghiệm thu các công việc phát sinh.
  
• Giá nguyên vật liệu biến động nhanh: Trong trường hợp tăng giá trên 10 % so với dự toán, bổ sung thủ tục thu thập báo cáo giá thị trường, đối chiếu biên bản thương thảo giá.
  
• Bất đồng giữa các bên: Khi thầu phụ và chủ đầu tư có mâu thuẫn về khối lượng nghiệm thu, kiểm toán viên giữ vai trò trung gian, yêu cầu cung cấp biên bản họp, nhật ký cuộc họp và biên bản điều chỉnh hợp đồng.
  

Để xử lý linh hoạt, kiểm toán viên nên cập nhật thường xuyên văn bản hướng dẫn của VACPA, Bộ Xây dựng, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ để gắn thẻ rủi ro và tra cứu nhanh chứng từ, đồng thời tổ chức các buổi workshop nội bộ chia sẻ kinh nghiệm xử lý tình huống.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Quyết định 314/2016/QĐ-VACPA áp dụng cho dự án nào?
   QĐ 314 hướng dẫn chương trình kiểm toán báo cáo quyết toán cho dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, bao gồm đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản công và các dự án có quyết toán vốn.
2. Tiêu chí chấp nhận sai sót tối đa là bao nhiêu?
   Mức chấp nhận sai sót thông thường cho khối lượng nghiệm thu là 3 %, cho chi phí tài chính có thể dao động 1–2 % tuỳ quy mô dự án và hướng dẫn nội bộ của đơn vị kiểm toán.
3. Có cần xác nhận với thầu phụ không?
   Đối với dự án nhiều gói thầu phụ, kiểm toán viên nên gửi thư xác nhận ngoại tại tới thầu phụ chiếm tối thiểu 80 % giá trị quyết toán để đảm bảo độ bao phủ giao dịch.
4. Khi nào đưa ra ý kiến ngoại trừ?
   Khi sai sót hoặc thiếu sót có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả quyết toán (vượt mức chấp nhận sai sót), kiểm toán viên sẽ đưa ý kiến ngoại trừ kèm khuyến nghị điều chỉnh.

Kết luận

Với bảy phần hướng dẫn chi tiết, từ lập kế hoạch, đánh giá rủi ro, thu thập bằng chứng, lập báo cáo, điều chỉnh chương trình, lưu ý thực tiễn đến công cụ hỗ trợ và FAQs, kiểm toán viên xây dựng hạ tầng sẽ dễ dàng triển khai quy trình kiểm toán báo cáo quyết toán dự án theo Quyết định 314/2016/QĐ-VACPA một cách chặt chẽ, hiệu quả. Áp dụng đúng các bước kiểm toán dự án và phương pháp kiểm toán BCQT, bạn không chỉ bảo vệ lợi ích công cộng mà còn nâng cao uy tín chuyên môn và tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn