Theo Báo cáo Kiểm toán Nhà nước năm 2024, có tới 58% dự án đầu tư công phát sinh lỗi về khối lượng và chứng từ trong quá trình quyết toán, gây thất thoát tới 12% ngân sách nhà nước. Con số này cho thấy những sai sót trong công tác quyết toán không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của dự án mà còn đe dọa nghiêm trọng đến uy tín và năng lực quản lý của chủ đầu tư.
Để hạn chế tối đa những rủi ro này, bài viết sẽ tổng hợp 7 lỗi sai nghiêm trọng thường gặp trong quyết toán dự án, đồng thời phân tích mức độ ảnh hưởng, tiến độ xử lý và giải pháp cụ thể cho từng trường hợp. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được checklist kiểm soát lỗi – giải pháp chi tiết cùng tiến độ tham khảo để có thể triển khai ngay trong thực tế.
Lỗi về khối lượng công việc
Lỗi khối lượng công việc xảy ra khi khối lượng thực tế thi công đo đạc tại hiện trường không phù hợp với hồ sơ nghiệm thu ban đầu. Sự chênh lệch này có thể xuất phát từ sai sót trong đo đạc, tính toán hoặc việc cập nhật hồ sơ không đầy đủ. Nếu khối lượng thực tế lớn hơn hồ sơ, đơn vị thi công có thể bị thanh toán thiếu, kéo theo tranh chấp và khiếu kiện. Ngược lại, nếu khối lượng hồ sơ vượt quá thực tế, nguy cơ thất thoát ngân sách là rất cao, đồng thời tiềm ẩn rủi ro kiểm toán và xử lý kỷ luật. Giải pháp hiệu quả nhất là đối chiếu lại toàn bộ khối lượng công việc theo phạm vi kiểm toán (tham khảo bài viết Phạm vi kiểm toán quyết toán), đồng thời sử dụng hệ thống ảnh, video nghiệm thu tại từng giai đoạn để xác thực chính xác. Thông thường, quá trình đối chiếu và xác minh khối lượng mất khoảng 3–5 ngày tùy theo quy mô và tính chất công trình.
Lỗi về giá trị thanh toán
Lỗi giá trị thanh toán phát sinh khi giá trị hợp đồng chính hoặc các phụ lục hợp đồng không được cập nhật kịp thời theo các điều chỉnh trong quá trình thi công. Điều này khiến chi phí thực tế phản ánh không đúng thực trạng triển khai dự án, dễ dẫn đến tranh chấp tài chính với nhà thầu hoặc bị cơ quan kiểm toán yêu cầu điều chỉnh. Để khắc phục, cần rà soát kỹ hợp đồng gốc, các phụ lục kèm theo, và cập nhật đơn giá theo các quy định mới nhất, trong đó cần đặc biệt lưu ý các hướng dẫn tại Thông tư 107/2021/TT-BTC. Tiến độ xử lý lỗi này thường dao động trong khoảng 2–3 ngày nếu hồ sơ đã được lưu trữ và quản lý đầy đủ.
Hồ sơ hoàn công thiếu hoặc không đầy đủ
Hồ sơ hoàn công thiếu hoặc không đầy đủ là tình trạng phổ biến, khi thiếu các biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công hoặc tài liệu ghi nhận bằng hình ảnh, video theo yêu cầu của Thông tư 58/2019/TT-BTC. Thiếu sót này khiến báo cáo quyết toán không đủ cơ sở pháp lý, kéo dài thời gian phê duyệt hoặc thậm chí bị trả hồ sơ. Để xử lý, đơn vị cần nhanh chóng rà soát toàn bộ hồ sơ hoàn công, bổ sung đầy đủ các biên bản, bản vẽ, tài liệu chứng minh theo quy định. Quá trình bổ sung và hoàn thiện hồ sơ thường mất khoảng 2–4 ngày, tùy thuộc vào mức độ thiếu sót và khả năng hợp tác của các bên liên quan.
Áp dụng định mức hoặc đơn giá sai
Lỗi áp dụng định mức hoặc đơn giá sai thường xuất hiện khi đơn vị thi công hoặc tư vấn sử dụng các định mức, đơn giá đã hết hiệu lực hoặc không phù hợp với thời điểm thực hiện dự án. Hệ quả là giá trị nghiệm thu bị tính sai, dẫn đến lệch chi phí và tạo ra rủi ro lớn khi kiểm toán, quyết toán. Giải pháp cần thiết là kiểm tra định mức, đơn giá theo Phụ lục I của Thông tư 107/2021/TT-BTC, đồng thời cập nhật theo các nghị định hiện hành phù hợp với từng loại công trình. Với quy trình kiểm tra và điều chỉnh hợp lý, tiến độ xử lý lỗi này có thể hoàn thành trong khoảng 1–2 ngày.
Chứng từ thanh toán không hợp lệ
Chứng từ thanh toán không hợp lệ bao gồm các hóa đơn, phiếu chi hoặc biên nhận không đáp ứng đúng mẫu quy định, vi phạm các yêu cầu về nội dung, hình thức theo Thông tư 58/2019/TT-BTC. Sai sót này có thể khiến chứng từ bị cơ quan chức năng từ chối thanh toán, kéo theo việc dự án bị chậm giải ngân hoặc đối mặt với xử phạt hành chính. Để khắc phục, cần rà soát toàn bộ hệ thống chứng từ, xác định các sai sót cụ thể và yêu cầu đơn vị liên quan cung cấp lại chứng từ phù hợp. Với điều kiện các bên phối hợp chặt chẽ, việc chỉnh sửa và bổ sung chứng từ hợp lệ thường có thể hoàn thành trong khoảng 1–2 ngày.
Sai sót trong tuân thủ pháp lý
Sai sót trong tuân thủ pháp lý chủ yếu liên quan đến việc không thực hiện đầy đủ các yêu cầu tại Điều 45, Khoản 2 Nghị định 10/2024/NĐ-CP và Chuẩn mực kiểm toán nhà nước số 10. Những vi phạm này không chỉ làm sai lệch nội dung báo cáo quyết toán mà còn khiến chủ đầu tư đối diện với nguy cơ bị xử lý hành chính hoặc hình sự tùy theo mức độ vi phạm. Cách xử lý bắt buộc là đối chiếu nội dung các văn bản pháp luật gốc (tham khảo Nghị định 10/2024/NĐ-CP và Chuẩn mực KTNN số 10), đảm bảo từng hạng mục quyết toán được rà soát kỹ lưỡng và đúng quy định. Với sự chuẩn bị chu đáo, việc rà soát và cập nhật tuân thủ pháp lý thường mất khoảng 1–2 ngày.
Sai sót trong báo cáo và kiến nghị
Sai sót trong báo cáo và kiến nghị thường xuất phát từ việc lập báo cáo thiếu nội dung về quá trình thực hiện, chưa phân tích đầy đủ các sai sót phát sinh hoặc đưa ra kiến nghị không rõ ràng, chung chung. Điều này gây khó khăn cho chủ đầu tư trong việc xác định hướng xử lý và làm giảm uy tín của đơn vị thực hiện báo cáo. Để khắc phục, cần tham khảo quy trình báo cáo tại bài viết Quy trình kiểm toán quyết toán, đảm bảo báo cáo đầy đủ ba phần: mô tả quá trình thực hiện, phân tích sai sót cụ thể và đề xuất giải pháp thực tiễn, khả thi. Tùy theo mức độ thiếu sót và quy mô dự án, việc bổ sung và chỉnh sửa báo cáo thường mất khoảng 3–5 ngày.
FAQ (Câu hỏi thường gặp)
- Lỗi khối lượng gây sai lệch giá trị quyết toán như thế nào?
Chênh lệch khối lượng thực tế so với hồ sơ nghiệm thu có thể dẫn đến thanh toán thiếu hoặc thừa, gây thất thoát ngân sách hoặc phát sinh tranh chấp.
- Cách xử lý khi hồ sơ hoàn công thiếu ảnh/video theo TT 58/2019?
Cần rà soát, bổ sung đầy đủ biên bản, bản vẽ, ảnh/video nghiệm thu theo yêu cầu của Thông tư 58/2019/TT-BTC để đảm bảo tính hợp lệ.
- Khi phát sinh chi phí sau quyết toán có được điều chỉnh không?
Sau khi đã quyết toán, các chi phí phát sinh ngoài phạm vi nghiệm thu ban đầu sẽ không được điều chỉnh trừ khi có thỏa thuận đặc biệt và phê duyệt mới.
- Lỗi tuân thủ Điều 45, Khoản 2 NĐ 10/2024/NĐ-CP ảnh hưởng gì?
Vi phạm quy định này có thể dẫn đến việc báo cáo quyết toán bị trả về, dự án bị xử phạt hành chính hoặc nặng hơn là truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Nên làm theo quy trình nào khi khắc phục sai sót quyết toán?
Tham khảo quy trình tại bài viết Quy trình kiểm toán quyết toán để thực hiện kiểm tra – phân tích sai sót – đề xuất giải pháp theo đúng trình tự.
Kết luận
Việc nhận diện và kiểm soát 7 lỗi sai nghiêm trọng trong quá trình quyết toán không chỉ giúp nâng cao tính minh bạch, chính xác mà còn bảo vệ hiệu quả tài chính và uy tín cho dự án cũng như chủ đầu tư.
Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:
- Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
