Blog Single

7 lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng thường gặp khiến công trình chậm thanh toán

7 lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng thường gặp khiến công trình chậm thanh toán

Lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều công trình bị chậm thanh toán, thậm chí bị từ chối duyệt quyết toán. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 7 lỗi thường gặp nhất, phân tích nguyên nhân, hậu quả pháp lý và đưa ra giải pháp thực tiễn giúp chủ đầu tư, nhà thầu hạn chế sai sót khi lập trọn bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình, đặc biệt theo các quy định mới nhất năm 2025.

Tổng quan về hồ sơ quyết toán công trình xây dựng

Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng là tập hợp các tài liệu pháp lý, kỹ thuật và tài chính được lập nhằm xác định giá trị khối lượng hoàn thành và giá trị thanh toán thực tế của dự án. Theo quy định tại Nghị định 99/2021/NĐ-CP và Thông tư 10/2021/TT-BTC, trọn bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình bao gồm:

  • Hồ sơ pháp lý: quyết định đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công, hợp đồng xây dựng…
  • Hồ sơ nghiệm thu, hoàn công: biên bản nghiệm thu khối lượng, nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công
  • Hồ sơ thanh toán: hóa đơn, chứng từ, bảng tổng hợp giá trị thanh toán
  • Báo cáo kiểm toán (nếu có)

Việc lập sai hoặc thiếu các thành phần trên sẽ dẫn đến các lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng, ảnh hưởng đến tiến độ giải ngân và thanh toán.

7 lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng thường gặp nhất hiện nay

1. Sai sót trong khối lượng nghiệm thu và hồ sơ hoàn công

Nhiều dự án bị từ chối quyết toán do số liệu nghiệm thu không khớp với hồ sơ thiết kế, hoặc nhật ký thi công không đầy đủ. Việc không cập nhật kịp thời biên bản nghiệm thu theo tiến độ thi công cũng là một lỗi phổ biến.

2. Thiếu hóa đơn, chứng từ đầu vào hợp lệ

Hồ sơ thiếu hóa đơn VAT hoặc hóa đơn không hợp lệ (ví dụ: ghi sai mã số thuế, không có dấu mộc đỏ) khiến khoản thanh toán không được chấp nhận. Các hợp đồng mua vật tư, thuê nhân công phụ cũng cần được lưu đầy đủ.

3. Không cập nhật đơn giá và định mức theo quy định mới

Nhiều đơn vị vẫn sử dụng định mức cũ, không theo Quyết định 451/QĐ-BXD hoặc không có thuyết minh điều chỉnh giá khiến hồ sơ bị loại.

7 lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng thường gặp nhất hiện nay
7 lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng thường gặp nhất hiện nay

4. Thiếu chữ ký hoặc dấu pháp lý từ các bên liên quan

Không có chữ ký của tư vấn giám sát, kỹ sư hiện trường, hay đại diện chủ đầu tư sẽ khiến hồ sơ mất hiệu lực pháp lý. Một số biên bản thiếu đóng dấu, hoặc sử dụng bản photo không công chứng cũng bị loại.

5. Lỗi tổng hợp sai giữa bảng quyết toán và báo cáo tài chính

Dữ liệu tổng hợp trong bảng quyết toán không khớp với sổ kế toán hoặc báo cáo tài chính kiểm toán là lỗi nghiêm trọng. Dự án vốn ngân sách còn bắt buộc phải có báo cáo kiểm toán đi kèm.

6. Hồ sơ không theo mẫu biểu quy định hoặc không sắp xếp đúng trình tự

Sử dụng mẫu cũ, không đúng Thông tư 10/2021 hoặc nộp file hồ sơ lộn xộn là lỗi phổ biến. Cơ quan thẩm định sẽ yêu cầu bổ sung hoặc trả về xử lý.

7. Vi phạm quy định về công khai, bảo mật hoặc không cung cấp hồ sơ đúng hạn

Nhiều dự án bị xử phạt vì không công khai hồ sơ theo quy định hoặc cung cấp thông tin cho kiểm toán viên/ban QLDA quá chậm, gây ách tắc tiến độ.

Nguyên nhân chậm quyết toán dự án hoàn thành và hậu quả pháp lý

  • Chủ đầu tư hoặc đơn vị thi công chưa chuẩn bị đủ hồ sơ
  • Thiếu nhân sự, thay đổi kế toán, hồ sơ bị thất lạc
  • Hệ thống xét duyệt phức tạp, nhiều bên liên quan
Bảng: Mức phạt chậm quyết toán công trình (Nghị định 99/2021/NĐ-CP)
Thời gian chậm quyết toán Mức phạt (triệu đồng)
3 – 6 tháng 10 – 20
Trên 6 tháng 20 – 40
Trên 12 tháng 40 – 60 + truy thu

Ngoài mức phạt tài chính, việc chậm quyết toán còn khiến dự án không thể quyết toán vốn, ảnh hưởng năng lực tài chính của chủ đầu tư và uy tín của nhà thầu.

Quy định mới nhất về thanh quyết toán công trình xây dựng năm 2025

Theo Thông tư 10/2021/TT-BTC, Nghị định 99/2021/NĐ-CP và các văn bản liên quan, thời hạn quyết toán tối đa là 9 tháng kể từ ngày nghiệm thu đưa vào sử dụng.

  • Dự án sử dụng vốn nhà nước bắt buộc kiểm toán trước khi quyết toán
  • Dự án tư nhân không bắt buộc nhưng khuyến khích kiểm toán độc lập để tăng minh bạch

Việc áp dụng đúng mẫu biểu, định mức và cung cấp đầy đủ chứng từ là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được chấp nhận.

Thời gian làm hồ sơ quyết toán công trình bao lâu là hợp lý?

Theo kinh nghiệm của các đơn vị kiểm toán xây dựng uy tín, thời gian làm hồ sơ trung bình từ 30 – 90 ngày tùy theo quy mô dự án. Cần chuẩn bị song song trong quá trình thi công để rút ngắn thời gian xử lý về sau.

Đơn vị thi công nên lưu hồ sơ mềm theo từng hạng mục ngay từ đầu, đồng thời cập nhật nhật ký, nghiệm thu và hóa đơn thường xuyên.

Dịch vụ kiểm toán xây dựng – Giải pháp giảm lỗi hồ sơ quyết toán

Sử dụng dịch vụ kiểm toán xây dựng giúp chủ đầu tư và nhà thầu:

  • Rà soát toàn bộ chứng từ, định mức, đơn giá
  • Soát lỗi pháp lý và hỗ trợ xử lý bổ sung
  • Tư vấn sắp xếp hồ sơ đúng chuẩn và cung cấp biểu mẫu cập nhật

Đặc biệt, với các dự án sử dụng vốn ngân sách, việc thuê kiểm toán độc lập là bắt buộc theo Luật Xây dựng và Nghị định 99/2021/NĐ-CP.

Xem thêm về dịch vụ kiểm toán xây dựng uy tín để được tư vấn chi tiết.

Kết luận

Lỗi hồ sơ quyết toán xây dựng là nguyên nhân chính gây chậm thanh toán, thậm chí bị loại hồ sơ. Chủ đầu tư và nhà thầu cần kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, cập nhật quy định mới và nên làm việc với đơn vị kiểm toán xây dựng uy tín để đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn.

Nhận tư vấn rà soát hồ sơ quyết toán công trình

Nếu bạn đang gặp khó khăn với hồ sơ thanh quyết toán, hãy liên hệ Master Accountant Network (MAN) – đơn vị kiểm toán xây dựng uy tín, kinh nghiệm hơn 15 năm trong ngành.

📞 Hotline/Zalo: 0903 963 163
🌐 Website: https://man.net.vn/dich-vu-ke-toan/

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *