Theo nội dung liên quan đến kiểm toán quyết toán hoàn thành của Bộ Tài chính nêu rằng việc tuân thủ quy trình kiểm toán theo 5 bước chuẩn giúp giảm tới 15% các sai sót trong giá trị thanh toán. Thực tiễn kiểm toán cho thấy, những thiếu sót trong công tác chuẩn bị hồ sơ và xác minh hiện trường là nguyên nhân chính khiến báo cáo quyết toán bị kéo dài, ảnh hưởng tiến độ phê duyệt vốn đầu tư.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước kiểm toán quyết toán dự án hoàn chỉnh, giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng từ hồ sơ, xác minh thực địa đến lập báo cáo, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành.
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán và xác định phạm vi
Để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả trong giai đoạn kiểm toán thực địa, bước đầu tiên là xác định một cách tường minh đối tượng, phạm vi, tiêu chí cùng phương pháp kiểm toán dự kiến. Đây là yếu tố then chốt để cuộc kiểm toán diễn ra đúng hướng, tránh bỏ sót các nội dung quan trọng và tuân thủ đúng các quy định pháp lý. Đồng thời, việc nghiên cứu kỹ lưỡng các hồ sơ pháp lý của dự án — bao gồm quyết định đầu tư, hợp đồng xây dựng và biên bản nghiệm thu từng giai đoạn — giúp nắm bắt đầy đủ nội dung cam kết giữa các bên và các yêu cầu pháp lý liên quan. Từ đó, kiểm toán viên có thể xác định rõ các rủi ro và tiêu chí trọng yếu của dự án.
Trên cơ sở những hiểu biết và dữ liệu thu được, phạm vi kiểm toán được cụ thể hóa theo các chỉ tiêu về khối lượng, giá trị và khung thời gian thực hiện dự án. Bước xác định này nhằm đảm bảo các hoạt động kiểm toán tập trung vào những hạng mục quan trọng nhất, tránh lãng phí nguồn lực vào các phần việc không thuộc đối tượng kiểm toán. Tiếp theo, nhóm kiểm toán xây dựng kế hoạch chi tiết, phân bổ cụ thể về nhân sự, thời gian và phương tiện, trang thiết bị cần thiết. Kế hoạch chi tiết này đóng vai trò là công cụ quản lý then chốt, điều phối nhân lực và vật lực nhằm bảo đảm tiến độ và chất lượng kiểm toán khi triển khai thực địa. Cuối cùng, kết quả của quá trình chuẩn bị là kế hoạch kiểm toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt và bộ tài liệu xác định phạm vi cùng tiêu chí kiểm toán dự án đầy đủ, tạo nền tảng vững chắc cho giai đoạn triển khai kiểm toán sau này.
Bước 2: Thu thập và kiểm tra hồ sơ tài liệu
Bước tiếp theo trong quy trình kiểm toán là thu thập và kiểm tra hồ sơ tài liệu, với mục tiêu đảm bảo rằng toàn bộ hồ sơ phục vụ kiểm toán được tập hợp đầy đủ, chính xác và sẵn sàng cho việc đối chiếu, xác minh thực tế. Quá trình này bắt đầu bằng việc thu thập các tài liệu thiết yếu liên quan đến quá trình thực hiện dự án như hợp đồng thi công, nhật ký công trình, bản vẽ hoàn công, hóa đơn, phiếu chi và chứng từ thanh toán. Kiểm toán viên cần tiến hành rà soát kỹ lưỡng từng loại hồ sơ để đánh giá tính đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp, đảm bảo rằng các tài liệu này không chỉ tồn tại về hình thức mà còn phản ánh đúng nội dung, quy trình và yêu cầu pháp lý. Trong trường hợp phát hiện thiếu sót hoặc sai lệch, kiểm toán viên có trách nhiệm lập danh sách hồ sơ cần bổ sung và kịp thời gửi yêu cầu đến Chủ đầu tư hoặc Ban Quản lý dự án nhằm hoàn thiện bộ tài liệu trước khi tiến hành các bước kiểm tra sâu hơn. Kết quả cuối cùng của giai đoạn này là bộ hồ sơ hoàn chỉnh, đầy đủ cơ sở pháp lý và nghiệp vụ, tạo điều kiện cho quá trình xác minh thực tế diễn ra thuận lợi và chính xác.
Bước 3: Triển khai kiểm toán thực tế
Bước triển khai kiểm toán thực tế đóng vai trò then chốt nhằm kiểm tra hiện trường và xác minh tính chính xác của các số liệu đã cung cấp. Công tác này được thực hiện thông qua nhiều hoạt động chuyên sâu, trước hết là kiểm tra hồ sơ với trọng tâm đối chiếu giữa hồ sơ nghiệm thu các hạng mục và hồ sơ hoàn công để xác định tính khớp nối giữa các nội dung đã nghiệm thu và thực tế thi công. Song song, kiểm toán viên rà soát, đối chiếu báo cáo chi phí do chủ đầu tư cung cấp với các chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu chi, chứng từ thanh toán để đánh giá mức độ hợp lệ, hợp pháp và trung thực của các số liệu tài chính.
Tiếp theo, công tác xác minh tại hiện trường được tiến hành nhằm kiểm chứng trực tiếp các thông tin từ hồ sơ. Kiểm toán viên thực hiện đo đạc các hạng mục xây dựng để đối chiếu với khối lượng ghi trong hồ sơ nghiệm thu, kiểm tra thực tế chủng loại và chất lượng vật liệu sử dụng so với quy định trong hợp đồng và thiết kế. Hiện trạng công trình được ghi nhận đầy đủ thông qua việc chụp ảnh, lập biên bản hiện trạng, phục vụ làm căn cứ đối chiếu, đánh giá mức độ phù hợp giữa hồ sơ và thực tế.
Đồng thời, kiểm toán viên tổ chức các buổi làm việc trực tiếp với Ban Quản lý dự án, đơn vị tư vấn giám sát và nhà thầu để phỏng vấn, tham vấn chuyên môn và làm rõ những vấn đề bất thường phát hiện trong quá trình rà soát hồ sơ và kiểm tra hiện trường. Nội dung làm việc được ghi nhận cụ thể bằng biên bản, bảo đảm tính khách quan và có giá trị pháp lý phục vụ cho quá trình lập báo cáo kiểm toán.
Kết quả của bước này là hệ thống ghi nhận đầy đủ các sai lệch thực tế so với hồ sơ, bao gồm cả sai lệch về khối lượng, giá trị, vật liệu sử dụng hoặc hiện trạng thi công, đi kèm các minh chứng cụ thể như hình ảnh hiện trường, biên bản làm việc với các bên liên quan và bản tổng hợp ghi nhận hiện trường, làm cơ sở cho bước đánh giá và đưa ra kết luận kiểm toán cuối cùng.
Bước 4: Phân tích kết quả kiểm toán và phát hiện sai sót
Bước phân tích kết quả kiểm toán và phát hiện sai sót có vai trò then chốt trong việc xử lý toàn bộ dữ liệu đã thu thập nhằm nhận diện các sai phạm, xác định bản chất và đánh giá mức độ ảnh hưởng đến giá trị quyết toán dự án. Trên cơ sở các tài liệu đã kiểm tra và các ghi nhận thực tế, kiểm toán viên tiến hành phân loại sai sót thành các nhóm cụ thể, bao gồm sai sót về khối lượng thi công so với hồ sơ nghiệm thu, sai sót về giá trị thanh toán không phù hợp với điều khoản hợp đồng, tồn tại chứng từ thanh toán không hợp lệ hoặc vi phạm các quy định pháp luật có liên quan. Việc phân nhóm sai sót nhằm hệ thống hóa các vấn đề phát hiện được, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích sâu và đề xuất biện pháp xử lý.
Sau khi phân loại, kiểm toán viên thực hiện đánh giá mức độ nghiêm trọng của từng nhóm sai sót, cân nhắc ảnh hưởng của các sai phạm này đến tổng giá trị quyết toán. Các sai sót được xếp hạng theo mức độ ảnh hưởng từ nhỏ, vừa đến lớn, dựa trên tiêu chí về giá trị tuyệt đối, tỷ trọng trên tổng giá trị quyết toán, mức độ lặp lại, và tính chất vi phạm. Việc đánh giá này có ý nghĩa quan trọng trong việc ưu tiên xử lý các nội dung có rủi ro cao, đảm bảo tính chính xác, trung thực của số liệu quyết toán.
Trên cơ sở kết quả phân tích, kiểm toán viên đề xuất phương án xử lý cụ thể cho từng nhóm sai sót, bao gồm kiến nghị điều chỉnh giá trị quyết toán, yêu cầu bổ sung hồ sơ chứng từ, hoặc đề xuất các biện pháp xử lý hành chính, kinh tế tùy theo mức độ vi phạm.
Kết quả đầu ra của bước này là danh sách chi tiết các sai sót đã phát hiện, đi kèm với các đề xuất phương án khắc phục tương ứng, làm cơ sở cho việc tổng hợp kết quả và lập báo cáo kiểm toán.
Bước 5: Lập báo cáo kiểm toán và đề xuất kiến nghị
Bước lập báo cáo kiểm toán và đề xuất kiến nghị nhằm tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm toán thành một tài liệu hoàn chỉnh, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ căn cứ pháp lý và thể hiện rõ quan điểm kiểm toán đối với từng nội dung được kiểm tra. Quá trình này bắt đầu bằng việc xây dựng báo cáo kiểm toán tổng hợp, trong đó trình bày đầy đủ quy trình thực hiện kiểm toán, liệt kê chi tiết các sai sót đã phát hiện trong suốt quá trình kiểm tra hồ sơ và xác minh thực tế, đồng thời phân tích cụ thể mức độ ảnh hưởng của các sai sót này đến giá trị quyết toán dự án. Các nội dung trong báo cáo phải được trình bày có hệ thống, logic và đảm bảo phản ánh đúng bản chất các vấn đề phát sinh.
Trên cơ sở các sai sót và phân tích đã thực hiện, kiểm toán viên đề xuất kiến nghị xử lý phù hợp, bao gồm các biện pháp như giảm trừ giá trị thanh toán đối với các khối lượng không đúng thực tế, yêu cầu Chủ đầu tư hoặc Ban Quản lý dự án bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chứng từ còn thiếu, hoặc điều chỉnh giá trị quyết toán để phản ánh đúng khối lượng, giá trị thực tế đã thi công. Các đề xuất cần rõ ràng, có căn cứ, và được lượng hóa cụ thể về giá trị tài chính để tạo cơ sở cho việc ra quyết định của các bên liên quan.
Toàn bộ nội dung báo cáo và kiến nghị phải tham chiếu đầy đủ các căn cứ pháp lý hiện hành, đặc biệt là Nghị định 10/2024/NĐ-CP và Chuẩn mực kiểm toán số 10, nhằm bảo đảm tính tuân thủ pháp luật và tính thuyết phục trong quá trình xử lý sau kiểm toán.
Kết quả cuối cùng của bước này là báo cáo kiểm toán hoàn chỉnh, được gửi đến Chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án và các đơn vị liên quan, làm căn cứ chính thức cho việc điều chỉnh, phê duyệt và hoàn thiện hồ sơ quyết toán dự án.
Một số lưu ý quan trọng khi điều chỉnh quy trình
Trong quá trình áp dụng thực tế, quy trình kiểm toán cần được điều chỉnh linh hoạt tùy theo quy mô và tính chất của từng dự án nhằm tối ưu nguồn lực và đảm bảo hiệu quả công việc. Đối với các dự án có quy mô lớn, việc thành lập tổ kiểm toán chuyên trách là yêu cầu cần thiết. Các tổ kiểm toán được phân chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm phụ trách kiểm tra hiện trường theo từng hạng mục thi công cụ thể nhằm tăng mức độ chi tiết, bảo đảm kiểm soát toàn diện các nội dung cần kiểm toán và phát hiện kịp thời các sai sót phát sinh. Ngược lại, đối với các dự án có quy mô nhỏ, để tiết kiệm nguồn nhân lực và rút ngắn thời gian thực hiện, có thể gộp hai bước xác minh hồ sơ và xác minh hiện trường thành một quy trình kiểm tra tổng hợp, trên cơ sở vẫn đảm bảo yêu cầu về tính đầy đủ, chính xác và khách quan của kết quả kiểm toán. Việc linh hoạt điều chỉnh quy trình theo đặc thù từng dự án không chỉ góp phần kiểm soát tốt chi phí kiểm toán mà còn bảo đảm chất lượng và tính tin cậy của báo cáo kiểm toán cuối cùng.
Kết luận
Quy trình kiểm toán quyết toán dự án theo 5 bước như trên mang lại một khung làm việc chặt chẽ, bài bản. Tuân thủ đầy đủ từng bước từ lập kế hoạch, thu thập hồ sơ, xác minh hiện trường, phân tích số liệu đến lập báo cáo sẽ giúp:
- Giảm thiểu tối đa sai sót trong báo cáo quyết toán.
- Rút ngắn thời gian phê duyệt thanh toán.
- Tăng tính minh bạch và tuân thủ pháp lý trong quản lý vốn đầu tư công.
Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:
- Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
