Nhà thầu có nghĩa vụ huy động nhân sự chủ chốt, thiết bị thi công chủ yếu như đã đề xuất ban đầu hoặc đề xuất thay đổi tương đương hoặc cao hơn. Nhưng việc thay đổi này có dễ dàng hay không?
Trong quá trình thực hiện các hợp đồng xây lắp, việc thay đổi nhân sự chủ chốt hoặc thiết bị thi công chủ yếu là tình huống thường gặp do nhiều lý do khách quan (nhân sự nghỉ việc, thiết bị hỏng hóc). Tuy nhiên, đây là những yếu tố then chốt đã giúp nhà thầu trúng thầu, do đó, bất kỳ sự thay đổi nào cũng cần được xem xét kỹ lưỡng theo quy định pháp luật.
Bài viết này sẽ đi sâu phân tích hướng dẫn chính thức từ Bộ Tài chính về vấn đề này, giúp các Chủ đầu tư và Nhà thầu nắm rõ quy trình, điều kiện để đảm bảo tuân thủ Luật Đấu thầu và tiến độ dự án.
Tình huống Pháp lý Thực tế: Nhà thầu thay đổi Nhân sự và Thiết bị sau khi ký Hợp đồng
Tình huống đặt ra:
Nhà thầu A đấu thầu trúng thầu và đã ký hợp đồng xây lắp. Trong Hồ sơ mời thầu (HSMT) yêu cầu 3 nhân sự chủ chốt và một số máy móc, sau khi ký hợp đồng thì Nhà thầu A xin thay thế cả 3 nhân sự chủ chốt và 1 thiết bị máy móc.
Việc thay thế này được thực hiện vì lý do bất khả kháng (nhân sự nghỉ việc vì lý do cá nhân). Quan trọng là, nhân sự và máy móc thay thế được cam kết có năng lực và kinh nghiệm tương đương hoặc cao hơn so với nhân sự và máy móc cũ.
Câu hỏi đặt ra là: Nhà thầu A có được phép xin thay đổi toàn bộ nhân sự và một phần thiết bị thi công chủ yếu như vậy không, dù chất lượng thay thế được đảm bảo?
Phân Tích Pháp Lý Từ Bộ Tài chính: Điều Kiện Chấp Thuận Thay Thế
Bộ Tài chính đã có trả lời chi tiết về vấn đề này, dựa trên các quy định hiện hành của Luật Đấu thầu và các Thông tư hướng dẫn về mẫu Hồ sơ mời thầu điện tử (E-HSMT).
Nghĩa vụ Cơ bản của Nhà thầu theo Luật Đấu thầu
Trước hết, mọi hành động của nhà thầu phải tuân thủ cam kết đã ký.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 82 Luật Đấu thầu, Nhà thầu có trách nhiệm thực hiện các nội dung theo hợp đồng đã ký kết. Điều này bao gồm cả việc duy trì các cam kết về nguồn lực đã dùng để trúng thầu.
Nguyên tắc Huy động Nhân sự và Thiết bị Chủ yếu
Các mẫu E-HSMT cho gói thầu xây lắp đã quy định rõ về nghĩa vụ này.
Theo hướng dẫn tại Mục 2.2 Chương III mẫu E-HSMT gói thầu xây lắp ban hành kèm theo Thông tư số 79/2025/TT-BTC (hoặc các Thông tư thay thế có nội dung tương đương), nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng:
- Có nghĩa vụ huy động nhân sự chủ chốt, thiết bị thi công chủ yếu như đã đề xuất ban đầu.
- Hoặc đề xuất thay đổi theo quy định tại Mục này.
- Trường hợp không huy động được nhân sự chủ chốt, thiết bị thi công chủ yếu, nhà thầu sẽ bị phạt hợp đồng.
Điều này khẳng định rằng, việc thay đổi không bị cấm tuyệt đối, nhưng phải tuân thủ quy tắc và nếu không được chấp thuận, nhà thầu sẽ phải chịu phạt.
Điều kiện Tiên quyết để Thay thế được Chấp thuận
Đây là phần quan trọng nhất trong việc giải quyết tình huống của Nhà thầu A. Sự chấp thuận từ Chủ đầu tư phụ thuộc vào chất lượng của đề xuất thay thế.
Theo hướng dẫn tại Mục 13 Chương VI mẫu E-HSMT nêu trên, nhà thầu phải huy động các nhân sự chủ chốt và sử dụng các thiết bị đã kê khai trong E-HSDT (hoặc đã bổ sung) để thực hiện công trình.
Quy định mấu chốt là:
Chủ đầu tư chỉ chấp thuận đề xuất thay thế nhân sự chủ chốt và thiết bị trong trường hợp kinh nghiệm, năng lực của nhân sự thay thế và chất lượng, tính năng của thiết bị thay thế là tương đương hoặc cao hơn so với đề xuất trong E-HSDT.
Trả lời cho tình huống Nhà thầu A:
Dựa trên các quy định trên, Nhà thầu A được phép xin thay đổi toàn bộ 3 nhân sự chủ chốt và 1 thiết bị máy móc. Tuy nhiên, việc thay đổi này chỉ được chấp thuận khi và chỉ khi Nhà thầu A chứng minh được một cách rõ ràng và thuyết phục rằng:
- Năng lực/Kinh nghiệm của 3 nhân sự thay thế là tương đương hoặc cao hơn so với 3 nhân sự đã đề xuất ban đầu.
- Chất lượng/Tính năng của thiết bị thay thế là tương đương hoặc cao hơn so với thiết bị đã đề xuất ban đầu.
Việc thay thế phải được Chủ đầu tư thẩm định, đánh giá và chấp thuận chính thức trước khi áp dụng vào thực tế thi công.
Bài học kinh nghiệm cho Chủ đầu tư và Nhà thầu
Việc thực hiện hợp đồng, bao gồm cả việc thay thế nhân sự và thiết bị, phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định đã nêu.
| Đối tượng | Bài học kinh nghiệm/Hành động cần làm |
|---|---|
| Nhà thầu
|
Luôn chuẩn bị phương án dự phòng: Đảm bảo hồ sơ năng lực của đội ngũ dự phòng luôn sẵn sàng để chứng minh tính “tương đương hoặc cao hơn” ngay khi có sự cố nhân sự. |
| Tuân thủ thủ tục: Lập văn bản đề nghị thay thế gửi Chủ đầu tư/Bên mời thầu, kèm theo hồ sơ chi tiết (CV, chứng chỉ, hợp đồng lao động) của nhân sự, và thông số kỹ thuật của thiết bị thay thế. | |
| Ghi nhận lý do: Cung cấp tài liệu chứng minh lý do thay đổi là hợp lý (ví dụ: đơn xin nghỉ việc, xác nhận hỏng hóc thiết bị). | |
| Chủ đầu tư
|
Thẩm định nghiêm ngặt: Tiến hành đánh giá năng lực, kinh nghiệm của nhân sự và chất lượng thiết bị thay thế một cách khách quan, so sánh trực tiếp với tiêu chuẩn tối thiểu và hồ sơ đã trúng thầu. |
| Ra quyết định kịp thời: Đảm bảo quy trình phê duyệt thay thế diễn ra nhanh chóng để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công của dự án. |
Kết luận
Việc thay thế nhân sự chủ chốt và thiết bị thi công chủ yếu sau khi trúng thầu là hoàn toàn có thể và được pháp luật cho phép. Tuy nhiên, đây là một đặc quyền đi kèm với điều kiện nghiêm ngặt là phải đảm bảo chất lượng nguồn lực thay thế tương đương hoặc cao hơn so với đề xuất ban đầu.
Các Nhà thầu cần chủ động chuẩn bị hồ sơ thay thế chi tiết, trong khi các Chủ đầu tư phải thực hiện công tác thẩm định chặt chẽ để bảo vệ chất lượng và lợi ích của dự án. Nếu bạn đang vướng mắc với một trường hợp cụ thể liên quan đến nghĩa vụ hợp đồng, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn chuyên môn để đảm bảo các bước đi pháp lý chính xác nhất.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: ma*@*****et.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
