Trong quá trình thực hiện thủ tục quyết toán dự án hoàn thành, việc xác định đúng thành phần tham gia ký xác nhận biên bản nghiệm thu giai đoạn là yếu tố then chốt để hồ sơ được cơ quan thẩm tra chấp thuận. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến vấn đề này dựa trên phản hồi chính thức từ cơ quan chức năng và thực tiễn kiểm toán xây dựng.
Thực trạng vướng mắc về chữ ký trong biên bản nghiệm thu giai đoạn
Nhiều Ban quản lý dự án (BQLDA) khi thực hiện quyết toán dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước thường gặp phải yêu cầu từ đơn vị thẩm tra về việc bổ sung chữ ký và đóng dấu của chủ đầu tư vào các biên bản nghiệm thu giai đoạn. Cụ thể, dù biên bản đã có đầy đủ chữ ký của tư vấn giám sát, nhà thầu thi công và cán bộ phụ trách trực tiếp của BQLDA, nhưng cơ quan thẩm tra vẫn yêu cầu người đại diện pháp luật của chủ đầu tư phải ký và đóng dấu mới đủ điều kiện tiếp nhận hồ sơ.
Vấn đề này gây ra nhiều tranh luận về việc liệu chủ đầu tư có bắt buộc phải tham gia ký đóng dấu vào biên bản nghiệm thu giai đoạn hay không, nhất là khi các quy định về quản lý chất lượng và hợp đồng xây dựng đã có những thay đổi đáng kể trong những năm gần đây nhằm giảm bớt thủ tục hành chính không cần thiết.
Quy định pháp luật về nghiệm thu giai đoạn thi công xây dựng
Để xác định thành phần ký biên bản nghiệm thu đúng quy định, cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật sau:
Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình
Theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021, chủ đầu tư và các nhà thầu có liên quan được tự thỏa thuận về các nội dung:
- Thời điểm tổ chức nghiệm thu.
- Trình tự và nội dung nghiệm thu.
- Điều kiện và thành phần tham gia nghiệm thu.
- Kết quả nghiệm thu phải được xác nhận bằng biên bản.
Như vậy, luật định không áp đặt cứng nhắc thành phần phải tham gia mà cho phép sự linh hoạt dựa trên thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng hoặc các văn bản thỏa thuận kèm theo.
Nghị định 35/2023/NĐ-CP về quản lý khối lượng thi công
Tại khoản 2 Điều 11 Nghị định số 35/2023/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 17 Nghị định 06/2021/NĐ-CP), khối lượng thi công xây dựng được tính toán, xác nhận giữa người giám sát thi công của chủ đầu tư và nhà thầu thi công xây dựng theo thời gian hoặc giai đoạn thi công. Việc xác nhận này là cơ sở để thực hiện nghiệm thu và thanh toán theo hợp đồng đã ký kết.
Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hồ sơ thanh toán hợp đồng
Đối với loại hợp đồng theo đơn giá cố định, điểm b khoản 1 Điều 20 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP quy định hồ sơ thanh toán cần có biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế trong giai đoạn thanh toán. Biên bản này cần có xác nhận của:
- Đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có).
- Đại diện bên nhận thầu.
Giải đáp từ Bộ Xây dựng về thành phần ký xác nhận
Dựa trên ý kiến từ Cục Giám định nhà nước về chất lượng công trình xây dựng (Bộ Xây dựng), căn cứ vào điều kiện cụ thể của từng công trình, chủ đầu tư và các nhà thầu được quyền tự thỏa thuận về việc tổ chức nghiệm thu giai đoạn.
Thành phần tham gia nghiệm thu và ký biên bản nghiệm thu giai đoạn sẽ do chủ đầu tư và các nhà thầu tự thỏa thuận. Điều này đồng nghĩa với việc nếu trong hợp đồng hoặc quy chế quản lý dự án đã thỏa thuận rằng người giám sát (tư vấn giám sát) và nhà thầu thi công là các bên ký xác nhận khối lượng, giai đoạn thì biên bản đó có đầy đủ giá trị pháp lý để phục vụ thanh toán và quyết toán. Chủ đầu tư không nhất thiết phải trực tiếp ký đóng dấu vào từng biên bản nghiệm thu giai đoạn nếu các bên đã có thỏa thuận khác phù hợp với quy định.
Phân tích dưới góc độ kiểm toán xây dựng và thẩm tra quyết toán
Mặc dù quy định pháp luật cho phép tự thỏa thuận, nhưng trong thực tế kiểm toán và thẩm tra quyết toán, các đơn vị chức năng thường có xu hướng yêu cầu chữ ký chủ đầu tư vì các lý do sau:
- Đảm bảo trách nhiệm cuối cùng: Chủ đầu tư là bên chịu trách nhiệm cao nhất về việc sử dụng vốn ngân sách. Chữ ký của chủ đầu tư là sự khẳng định cuối cùng về tính chính xác của khối lượng thanh toán.
- Phòng ngừa rủi ro tranh chấp: Trong trường hợp tư vấn giám sát và nhà thầu thông đồng làm sai lệch khối lượng, chữ ký của cán bộ BQLDA và lãnh đạo chủ đầu tư đóng vai trò là chốt chặn kiểm soát nội bộ.
- Quy định riêng của địa phương hoặc bộ ngành: Một số quy định đặc thù về quản lý dự án của từng địa phương có thể yêu cầu chặt chẽ hơn so với nghị định chung.
Lưu ý đối với công tác kiểm toán và thẩm tra quyết toán
Để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung phức tạp, các chủ đầu tư và Ban quản lý dự án cần thực hiện các nội dung sau:
- Quy định rõ thành phần nghiệm thu trong hợp đồng: Ngay từ giai đoạn thương thảo hợp đồng, cần ghi rõ thành phần tham gia nghiệm thu giai đoạn và người có thẩm quyền ký biên bản để làm căn cứ pháp lý xuyên suốt dự án.
- Hoàn thiện quy chế quản lý dự án: Trong trường hợp Ban quản lý dự án trực tiếp quản lý, cần có văn bản giao nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ phụ trách hoặc tư vấn giám sát về việc xác nhận khối lượng và nghiệm thu giai đoạn.
- Đối chiếu khối lượng thiết kế: Mọi biên bản nghiệm thu giai đoạn phục vụ thanh toán phải được đối chiếu kỹ lưỡng với khối lượng thiết kế được duyệt theo đúng quy định tại Nghị định 35/2023/NĐ-CP.
- Minh bạch hồ sơ pháp lý: Khi giao nộp hồ sơ cho cơ quan thẩm tra quyết toán, cần đính kèm các văn bản thỏa thuận hoặc điều khoản hợp đồng liên quan đến thành phần ký biên bản để chứng minh tính hợp lệ của hồ sơ.
- Giải trình dựa trên văn bản hướng dẫn của Cục Giám định: Sử dụng các phản hồi chính thức từ Bộ Xây dựng làm cơ sở giải trình khi cơ quan thẩm tra đưa ra các yêu cầu nằm ngoài quy định pháp luật.
Việc hiểu đúng và áp dụng linh hoạt các quy định về thành phần tham gia nghiệm thu không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ quyết toán dự án mà còn đảm bảo tính chặt chẽ trong công tác quản lý chất lượng và tài chính công trình xây dựng.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: ma*@*****et.vn
Các dịch vụ khác
- Kiểm toán: Dịch vụ Kiểm Toán, Dịch vụ Kiểm toán xây dựng, Dịch vụ kiểm toán BCTC
- Kế toán và Thuế: Dịch vụ kế toán thuế, Báo cáo thuế, Tư vấn Chuyển giá. Dịch Vụ Kế Toán Thuế, Dịch vụ báo cáo thuế, Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết
- Pháp lý: Dịch vụ giấy phép lao động, Dịch vụ chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy Chứng Nhận Đầu Tư
- Khác: Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết, Dịch vụ Tư vấn Hoạt động Doanh nghiệp
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Thông tin tham khảo từ phản hồi của Cục Giám định – Bộ Xây dựng cập nhật ngày 05/12/2025
