Trung tâm cung ứng dịch vụ công đóng vai trò then chốt trong việc kết nối chính quyền và người dân thông qua các dịch vụ thiết yếu. Với mục tiêu tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu quả hoạt động trong giai đoạn 2025-2026, việc tổ chức quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức vận hành và chuẩn bị hồ sơ để đảm bảo dự án đứng vững trước các kỳ kiểm toán xây dựng.
Vai trò và chức năng của Trung tâm cung ứng dịch vụ công
Hiện nay, Trung tâm cung ứng dịch vụ công thường được tổ chức dưới mô hình đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc tỉnh. Để thực hiện tốt công tác quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công, lãnh đạo đơn vị cần xác định rõ các vai trò pháp lý mà Trung tâm đang đảm nhiệm.
Căn cứ vào thực tế hoạt động, đơn vị thường đóng các vai trò chính sau đây:
- Đơn vị sự nghiệp công lập được nhà nước đặt hàng hoặc giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 32/2019/NĐ-CP.
- Chủ đầu tư đối với các dự án cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hoặc đơn vị được chủ đầu tư ủy quyền thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án đầu tư xây dựng.
- Đơn vị trực tiếp sử dụng và quản lý nguồn vốn ngân sách nhà nước, do đó là đối tượng trọng điểm trong các kế hoạch kiểm toán nhà nước định kỳ.
Việc xác định đúng vai trò ngay từ đầu giúp quá trình quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công thiết lập được hệ thống nhân sự và quy trình kiểm soát nội bộ phù hợp, hạn chế tối đa các sai sót về thẩm quyền.
Hình thức tổ chức quản lý dự án xây dựng phù hợp
Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và nguồn vốn của từng công trình, lãnh đạo Trung tâm có thể lựa chọn mô hình quản lý tối ưu nhất. Theo khung pháp lý áp dụng cho quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công đến trước ngày 30/06/2026, có hai hình thức phổ biến được quy định như sau.
Thành lập Ban quản lý dự án một dự án
Đây là hình thức dành cho các dự án có quy mô lớn hoặc tính chất phức tạp, đòi hỏi sự tập trung cao độ về nguồn lực chuyên môn. Theo khoản 20 Điều 1 Luật số 62/2020/QH14, chủ đầu tư có quyền thành lập ban quản lý để trực tiếp điều hành công việc.
Các đặc điểm pháp lý quan trọng của mô hình này đối với quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công bao gồm:
- Ban quản lý là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP.
- Cơ cấu nhân sự bao gồm Giám đốc quản lý dự án và các bộ phận chuyên môn giúp việc hoạt động theo chế độ chuyên trách.
- Ban quản lý sẽ tự giải thể và chấm dứt hoạt động ngay sau khi hoàn tất công tác bàn giao công trình và thực hiện xong quyết toán dự án.
Sử dụng bộ máy chuyên môn trực thuộc hoặc thuê tư vấn
Đối với các dự án sửa chữa nhỏ hoặc khi đơn vị đã có sẵn đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có thể lựa chọn hình thức tự quản lý hoặc thuê đơn vị hỗ trợ bên ngoài.
Để giúp quý đơn vị dễ dàng lựa chọn, dưới đây là Bảng so sánh các hình thức tổ chức quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công:
| Tiêu chí | Sử dụng bộ máy chuyên môn trực thuộc | Thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án |
|---|---|---|
| Điều kiện áp dụng | Nhân sự nội bộ có đủ chứng chỉ hành nghề | Khi bộ máy nội bộ không đáp ứng đủ năng lực |
| Tính chủ động | Rất cao, kiểm soát trực tiếp mọi khâu | Phụ thuộc nhiều vào năng lực nhà thầu tư vấn |
| Chi phí | Tiết kiệm chi phí quản lý trực tiếp | Phải chi trả phí dịch vụ theo hợp đồng ký kết |
| Văn bản căn cứ | Quyết định phân công nhiệm vụ nội bộ | Hợp đồng tư vấn quản lý dự án xây dựng |
Sau khi xem xét bảng so sánh trên, lãnh đạo đơn vị cần căn cứ vào quỹ thời gian và năng lực thực tế của cán bộ để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho dự án của mình.
Điều kiện năng lực và yêu cầu nhân sự chủ chốt
Một trong những sai sót phổ biến dẫn đến việc bị xuất toán khi kiểm toán xây dựng là vấn đề năng lực nhân sự. Quá trình quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công phải đảm bảo tất cả cá nhân tham gia đều đáp ứng các tiêu chuẩn nghề nghiệp khắt khe.
Các yêu cầu bắt buộc về năng lực quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công bao gồm:
- Tổ chức thực hiện quản lý dự án phải có quyết định thành lập hoặc đăng ký kinh doanh phù hợp theo Điều 152 Luật Xây dựng.
- Giám đốc quản lý dự án phải có chứng chỉ hành nghề quản lý dự án hạng tương ứng với loại và cấp công trình đang triển khai thực tế.
- Các cá nhân phụ trách lĩnh vực kỹ thuật, dự toán, hợp đồng phải có bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn theo đúng quy định tại Nghị định 175/2024/NĐ-CP.
Quản lý hợp đồng và lưu trữ hồ sơ phục vụ kiểm toán xây dựng
Hệ thống hồ sơ dự án chính là bằng chứng sống động nhất về tính minh bạch của đơn vị trong quá trình sử dụng vốn. Việc thực hiện quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công thông qua các hợp đồng chặt chẽ giúp tránh được các tranh chấp pháp lý.
Để chuẩn bị tốt cho công tác thanh tra, kiểm toán, Trung tâm cần lưu ý các đầu mục sau:
- Kiểm tra kỹ các nội dung bắt buộc trong hợp đồng xây dựng như khối lượng công việc, tiêu chuẩn kỹ thuật và điều khoản thưởng phạt theo Điều 141 Luật Xây dựng.
- Thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình khoa học, bao gồm từ hồ sơ pháp lý, thiết kế đến biên bản nghiệm thu theo Điều 88 Luật Xây dựng.
- Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, việc bảo quản chứng từ kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt Thông tư 24/2024/TT-BTC có hiệu lực từ đầu năm 2025.
Quy trình làm việc với các cơ quan kiểm toán xây dựng
Khi bước vào giai đoạn kiểm toán, việc quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công cần thể hiện sự chuyên nghiệp thông qua việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các cơ quan chức năng.
Kiểm toán báo cáo quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công
Đây là bước bắt buộc để dự án có thể tất toán tài chính. Theo Nghị định 254/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư có trách nhiệm giải trình về mọi con số trong báo cáo quyết toán vốn đầu tư công.
Quy trình phối hợp thường diễn ra theo các bước cụ thể như sau:
- Chủ đầu tư chủ động lập hồ sơ quyết toán và thuê nhà thầu kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra báo cáo.
- Phối hợp với kiểm toán viên để làm rõ các sai lệch về khối lượng giữa thực tế thi công và bản vẽ thiết kế đã duyệt.
- Đảm bảo tính trung thực, khách quan và tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp theo quy định của Luật Kiểm toán độc lập 2011.
Làm việc với đoàn Kiểm toán Nhà nước
Trong trường hợp dự án nằm trong kế hoạch kiểm toán của Nhà nước, việc quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công sẽ được giám sát chặt chẽ với tư cách là đơn vị được kiểm toán theo Luật Kiểm toán Nhà nước 2015.
Các đầu mục công việc cần chuẩn bị sẵn sàng cho đoàn kiểm toán bao gồm:
- Hệ thống văn bản pháp lý từ khâu chủ trương đầu tư đến khâu nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng.
- Các chứng từ thanh toán, bảng kê chi tiết khối lượng và biên bản nghiệm thu giai đoạn của các nhà thầu.
- Thực hiện nghiêm túc các kiến nghị xử lý tài chính sau khi có kết luận kiểm toán chính thức theo Quyết định 10/2025/QĐ-KTNN.
Lộ trình chuyển đổi pháp lý sau tháng 6 năm 2026
Hệ thống luật pháp về xây dựng đang có sự thay đổi mạnh mẽ để thích ứng với thực tế quản lý mới. Trong hoạt động quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công, đơn vị cần đặc biệt lưu tâm đến mốc thời gian ngày 01/07/2026.
Tại thời điểm này, Luật Xây dựng 2014 sẽ chính thức hết hiệu lực và được thay thế bởi Luật Xây dựng số 135/2025/QH15. Sự chuyển giao này đòi hỏi công tác quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công phải:
- Rà soát lại toàn bộ danh mục dự án đang triển khai dở dang để có phương án xử lý hồ sơ chuyển tiếp phù hợp quy định.
- Chủ động tập huấn, cập nhật các quy trình mới về cấp phép xây dựng và định mức chi phí quản lý dự án theo luật mới.
- Điều chỉnh các mẫu biểu hợp đồng để không bị gián đoạn trong hoạt động quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công sau thời điểm chuyển đổi.
Kết luận về công tác quản lý dự án tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công không chỉ đơn thuần là việc hoàn thành các công trình đúng thời hạn, mà còn là trách nhiệm thực thi hiệu quả nguồn lực tài chính của Nhà nước. Để đứng vững trước các kỳ kiểm toán và thanh tra xây dựng, đơn vị cần không ngừng cập nhật các quy định pháp lý mới, đồng thời chuẩn bị một hệ thống hồ sơ minh bạch ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
Nếu quý đơn vị đang cần sự hỗ trợ chuyên sâu trong việc rà soát hồ sơ, đánh giá khối lượng hoặc chuẩn bị cho công tác quyết toán vốn, các dịch vụ chuyên biệt sẽ là giải pháp tối ưu. Quý đối tác có thể tham khảo thêm tại các nguồn sau:
- Tìm hiểu quy trình phối hợp chuyên sâu qua: dịch vụ kiểm toán xây dựng
- Tham khảo định mức chi phí và: bảng giá dịch vụ kiểm toán xây dựng
- Nhận tư vấn trực tiếp từ các chuyên gia đầu ngành tại phần: liên hệ
Hy vọng những hướng dẫn về quản lý dự án tại Trung tâm cung ứng dịch vụ công trên đây sẽ giúp các đơn vị tự tin hơn trong công tác điều hành, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cộng đồng.
Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: ma*@*****et.vn
Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính..
