Quyết toán xây dựng là khâu cuối cùng trong chu trình quản lý dự án, đóng vai trò xác định tổng chi phí thực tế mà chủ đầu tư phải thanh toán cho nhà thầu. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ pháp lý để tất toán hợp đồng và minh bạch tài chính. Việc nắm rõ các quy định về hồ sơ, mẫu biểu và thời hạn quyết toán giúp các bên tránh rủi ro tranh chấp và sai sót số liệu. Bài viết này cung cấp cái nhìn chi tiết về quy trình quyết toán A-B, các loại hồ sơ cần thiết và lưu ý quan trọng theo quy định hiện hành.
Quyết toán xây dựng là gì?
Quyết toán xây dựng (hay còn gọi là quyết toán hợp đồng hoặc vốn đầu tư) là quá trình kiểm tra, xác nhận và tổng hợp lại toàn bộ chi phí hợp pháp cùng khối lượng thực tế đã thi công. Kết quả của quá trình này là giá trị cuối cùng để chủ đầu tư tất toán công nợ cho nhà thầu sau khi dự án hoàn thành. Hiểu một cách đơn giản, nếu dự toán là con số dự kiến trên bản vẽ, thì quyết toán là con số “bằng xương bằng thịt” dựa trên những gì đã được xây nên. Vậy bản chất thực sự của thanh quyết toán là gì và tại sao nó lại quan trọng đến thế?
Phân biệt các loại hình quyết toán xây dựng phổ biến
Trong thực tế quản lý dự án, tùy thuộc vào mục đích và chủ thể thực hiện mà quyết toán xây dựng được chia thành nhiều loại hình khác nhau. Việc xác định đúng loại hình giúp các bên áp dụng đúng quy chuẩn pháp lý và biểu mẫu tương ứng.
Quyết toán hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư và nhà thầu
Đây là loại hình phổ biến nhất, diễn ra trực tiếp giữa bên thuê (A) và bên nhận thầu (B). Mục tiêu là chốt lại số tiền cuối cùng dựa trên các điều khoản đã ký kết ban đầu cùng các biên bản nghiệm thu thực tế.
Quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành đối với ngân sách nhà nước
Loại hình này mang tính chất vĩ mô hơn, áp dụng cho các dự án sử dụng vốn công. Chủ đầu tư phải báo cáo và giải trình với các cơ quan quản lý nhà nước như Kho bạc hoặc Bộ Tài chính để chốt tổng số vốn đã giải ngân cho toàn bộ dự án.
Quyết toán nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng
Đây là hoạt động quản trị của riêng đơn vị nhà thầu nhằm đánh giá hiệu quả kinh doanh, xác định lợi nhuận thực tế sau khi đã trừ đi các chi phí vật tư, nhân công và máy thi công.
Nội dung trọng tâm trong hồ sơ quyết toán xây dựng gồm những gì?
Hồ sơ quyết toán xây dựng là tập hợp các tài liệu có tính pháp lý cao, làm căn cứ để thanh toán và kiểm tra sau này. Một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh thường bao gồm các thành phần chủ chốt dưới đây.
Dưới đây là các đầu mục tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ quyết toán:
- Khối lượng thực tế đã nghiệm thu và phần phát sinh ngoài hợp đồng: Phải có sự khớp nối giữa bản vẽ hoàn công và biên bản nghiệm thu.
- Đơn giá và các chỉ số điều chỉnh giá theo thỏa thuận: Đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh.
- Chi phí quản lý dự án và các khoản phí tư vấn liên quan: Bao gồm phí thiết kế, giám sát, thẩm tra.
- Hồ sơ hoàn công và biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng: Chứng minh công trình đã hoàn thành đúng chất lượng.
Mẫu hồ sơ quyết toán A-B công trình xây dựng mới nhất
Việc sử dụng đúng mẫu bảng tính không chỉ giúp quy trình diễn ra nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa các sai sót về số liệu giữa hai bên.
Bảng dưới đây tóm tắt các thông tin cơ bản thường xuất hiện trong một mẫu quyết toán A-B tiêu chuẩn:
| Hạng mục | Nội dung chi tiết | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giá trị hợp đồng | Tổng số tiền ký kết ban đầu | Căn cứ vào hợp đồng gốc |
| Giá trị phát sinh | Các khối lượng tăng hoặc giảm thực tế | Cần biên bản phê duyệt phát sinh |
| Giá trị tạm ứng | Số tiền chủ đầu tư đã thanh toán trước | Khấu trừ khi thanh quyết toán |
| Giá trị còn lại | Số tiền cuối cùng cần thanh toán | Chốt công nợ để tất toán |
Lưu ý: Các mẫu biểu này cần được cập nhật theo thông tư hướng dẫn mới nhất của Bộ Xây dựng để đảm bảo tính hợp lệ khi làm việc với các cơ quan thuế hoặc kiểm toán.
Quy định về mẫu bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng
Bảng tính phải thể hiện rõ ràng các cột: Khối lượng theo hợp đồng, khối lượng thực tế, đơn giá hợp đồng và thành tiền. Mọi con số phải có chứng từ đối chiếu đi kèm.
Cách lập mẫu quyết toán A-B đúng chuẩn quy định pháp luật?
Người lập cần căn cứ vào các đợt thanh toán khối lượng hoàn thành định kỳ để tổng hợp lại. Các phần việc chưa thực hiện hoặc bị cắt giảm phải được trừ bỏ một cách minh bạch nhằm đảm bảo sự công bằng cho cả hai bên.
Lưu ý khi ký biên bản quyết toán để đảm bảo tính pháp lý
Khi ký biên bản, đại diện có thẩm quyền của cả hai bên cần kiểm tra kỹ phần xác nhận công nợ và các điều khoản bảo hành công trình đi kèm để tránh các rắc rối về sau.
Quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng tiêu chuẩn
Để một dự án được tất toán hoàn toàn, quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng cần đi qua các bước kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Quá trình này thường được chia làm 3 giai đoạn chính:
- Giai đoạn tập hợp chứng từ và kiểm tra khối lượng hoàn thành: Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ hoàn công và các chứng chỉ vật liệu.
- Giai đoạn lập bảng tính giá trị quyết toán và trình duyệt: Hai bên cùng rà soát, đối chiếu số liệu và thống nhất giá trị cuối cùng.
- Giai đoạn thẩm tra và phê duyệt giá trị quyết toán cuối cùng: Chủ đầu tư phê duyệt hoặc gửi cơ quan độc lập thẩm tra (đối với vốn ngân sách).
Thời hạn và trách nhiệm thực hiện quyết toán theo luật định
Thời hạn quyết toán xây dựng không phải là vô hạn mà được quy định cụ thể nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia dự án.
Quy định về thời gian nộp hồ sơ quyết toán sau khi nghiệm thu?
Theo quy định hiện hành, thời hạn để các bên ký kết biên bản quyết toán hợp đồng thường không quá 30 ngày (đối với dự án nhỏ) hoặc tối đa 60 ngày (đối với dự án quy mô lớn) kể từ ngày nghiệm thu bàn giao. Việc nắm rõ thời gian giúp nhà thầu tối ưu dòng tiền và tránh bị đọng vốn.
Trách nhiệm của chủ đầu tư và nhà thầu trong việc chốt số liệu
Chủ đầu tư có trách nhiệm rà soát và phản hồi hồ sơ, trong khi nhà thầu phải đảm bảo tính trung thực của các số liệu khối lượng đã kê khai.
Xử lý các tình huống chậm trễ hoặc sai lệch giá trị quyết toán
Nếu quá thời hạn mà chưa thể chốt số liệu, các bên có thể viện dẫn các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng hoặc nhờ đến sự can thiệp của đơn vị trọng tài kinh tế.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ quyết toán xây dựng để tối ưu hiệu quả
Trong kỷ nguyên số, việc quản lý quyết toán xây dựng bằng phương pháp thủ công đang dần được thay thế bởi các công cụ thông minh để giảm thiểu sai sót con người.
Sử dụng phần mềm mang lại nhiều ưu điểm vượt trội cho doanh nghiệp:
- Lợi ích của việc số hóa dữ liệu trong quản lý chi phí xây dựng: Giúp lưu trữ tập trung, tra cứu nhanh chóng và đồng bộ hóa số liệu giữa các phòng ban.
- Các phần mềm kế toán và quản lý công trình phổ biến hiện nay: Các hệ thống ERP hoặc phần mềm chuyên dụng giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn.
- Giải pháp từ phần mềm kế toán Easybooks trong việc theo dõi quyết toán: Giúp doanh nghiệp tự động hóa các bút toán hạch toán, theo dõi sát sao công nợ theo từng hợp đồng công trình.
Câu hỏi thường gặp về quyết toán xây dựng
Quyết toán và thanh toán khác nhau như thế nào?
Thanh toán là việc chi trả theo từng đợt hoặc từng giai đoạn của dự án. Trong khi đó, quyết toán là bước tổng kết cuối cùng để xác định tổng giá trị thực tế và chốt lại toàn bộ nghĩa vụ tài chính giữa các bên.
Tại sao hồ sơ quyết toán thường bị trả lại hoặc chậm phê duyệt?
Lý do phổ biến nhất là sự sai lệch giữa khối lượng hoàn công và biên bản nghiệm thu, thiếu chứng chỉ vật liệu hoặc tính toán sai đơn giá điều chỉnh. Ngoài ra, việc thiếu tính nhất quán trong các biểu mẫu hồ sơ cũng là một trở ngại lớn.
Cách xử lý khi khối lượng quyết toán khác biệt lớn so với dự toán ban đầu?
Trong trường hợp này, các bên cần lập biên bản giải trình chi tiết nguyên nhân phát sinh (do thay đổi thiết kế, điều kiện địa chất hoặc biến động giá thị trường) và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi đưa vào hồ sơ quyết toán chính thức.
Kết luận
Hiểu rõ quyết toán xây dựng là gì và nắm vững quy trình thực hiện là chìa khóa để quản lý tài chính dự án hiệu quả. Việc chuẩn bị hồ sơ chu đáo, tuân thủ thời hạn pháp lý và ứng dụng công nghệ vào quản lý không chỉ giúp tất toán hợp đồng nhanh chóng mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường xây dựng. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để áp dụng vào thực tiễn công việc năm 2026.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: ma*@*****et.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
