Thanh quyết toán là gì và tại sao nhiều doanh nghiệp lại dễ nhầm lẫn với quyết toán hợp đồng? Câu hỏi tưởng chừng đơn giản này lại gây ra không ít hệ lụy trong thực tiễn triển khai dự án, từ việc chậm giải ngân đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Đặc biệt trong các công trình sử dụng vốn nhà nước, hiểu đúng khái niệm và quy trình thanh quyết toán theo Điều 19 Thông tư 10/2020/TT-BTC là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt chính xác giữa hai khái niệm dễ bị đánh đồng, đồng thời cung cấp ví dụ thực tế, hướng dẫn quy trình và những lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ thanh quyết toán.
Thanh quyết toán là gì và tại sao dễ bị hiểu sai?
“Thanh quyết toán là gì” luôn là một trong những câu hỏi phổ biến nhất khi doanh nghiệp, chủ đầu tư hoặc nhà thầu tham gia các dự án xây dựng có sử dụng vốn nhà nước hoặc vốn tư nhân lớn. Trên thực tế, nhiều người nhầm lẫn giữa khái niệm quyết toán hợp đồng và thanh quyết toán công trình, dẫn đến những sai lệch trong thực hiện pháp lý, ảnh hưởng đến nghiệm thu, thanh toán và kiểm toán sau này.
Theo Điều 19 Thông tư 10/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính, “thanh quyết toán” là quá trình tổng hợp, rà soát, xác định chính xác các chi phí đã thực hiện, đã thanh toán và còn phải thanh toán đối với một dự án hoặc hợp đồng xây dựng. Đây là khâu cuối cùng để khép lại nghĩa vụ tài chính giữa các bên, đồng thời là cơ sở để tiến hành kiểm tra tài chính nếu cần thiết.
Trích dẫn: “Thanh, quyết toán vốn đầu tư hoàn thành là công việc kiểm tra, xác nhận và phê duyệt giá trị vốn đầu tư thực tế đã thực hiện của dự án để làm căn cứ đánh giá hiệu quả đầu tư và xử lý các vấn đề tài chính có liên quan.” (Thông tư 10/2020/TT-BTC, Điều 19).
Phân biệt quyết toán và thanh quyết toán: Đừng đánh đồng khái niệm
Nhiều doanh nghiệp và chủ đầu tư thường cho rằng chỉ cần hoàn thành hợp đồng và tiến hành quyết toán với nhà thầu là đủ. Tuy nhiên, thực tế lại đòi hỏi một bước xa hơn – đó là thanh quyết toán. Việc hiểu nhầm hai khái niệm này không chỉ dẫn đến thiếu sót hồ sơ, mà còn kéo theo nhiều hệ lụy về tài chính và pháp lý. Dưới đây là cách phân biệt chính xác để tránh các sai lầm không đáng có:
Quyết toán hợp đồng là gì?
Đây là quá trình các bên trong hợp đồng xây dựng – thường là nhà thầu và chủ đầu tư – đối chiếu, xác nhận toàn bộ giá trị khối lượng đã thực hiện và các nghĩa vụ tài chính liên quan sau khi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn tất. Quyết toán hợp đồng kết thúc trách nhiệm giữa hai bên trong quan hệ dân sự – thương mại.
Thanh quyết toán công trình là gì?
Thanh quyết toán là bước kiểm tra và phê duyệt toàn bộ giá trị đầu tư xây dựng đã thực hiện sau khi dự án hoàn thành, thường do chủ đầu tư thực hiện với cơ quan có thẩm quyền tài chính (như Kho bạc Nhà nước hoặc Bộ Tài chính). Nó bao gồm xác định phần đã thanh toán, phần còn lại và giá trị đầu tư cuối cùng được phê duyệt. Quá trình này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong các dự án sử dụng vốn công, khi tính pháp lý và trách nhiệm giải trình là yếu tố bắt buộc. Là hoạt động tài chính cuối cùng giữa chủ đầu tư và cơ quan cấp vốn (hoặc ngân sách nhà nước), diễn ra sau khi đã có các bước nghiệm thu, quyết toán từng hạng mục và hồ sơ đầy đủ theo quy định. Nó bao gồm cả việc thanh toán dở dang lẫn quyết toán toàn bộ dự án.
So sánh giữa quyết toán và thanh quyết toán
Để hình dung rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm thường bị đánh đồng này, hãy cùng phân tích các tiêu chí so sánh cụ thể trong bảng dưới đây. Đây là cách trực quan giúp doanh nghiệp và các bên liên quan nhận diện chính xác vai trò, phạm vi và hệ quả pháp lý của từng loại quyết toán trong hoạt động đầu tư xây dựng.
| Tiêu chí | Quyết toán hợp đồng | Thanh quyết toán công trình |
|---|---|---|
| Chủ thể thực hiện | Nhà thầu và chủ đầu tư | Chủ đầu tư và cơ quan tài chính hoặc cấp vốn |
| Căn cứ thực hiện | Hợp đồng xây dựng | Hồ sơ hoàn công, quyết toán, nghiệm thu dự án |
| Mục đích | Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng | Khóa sổ tài chính, chốt giá trị đầu tư thực tế |
| Thời điểm | Khi công trình/hạng mục hoàn thành | Sau quyết toán, nghiệm thu toàn bộ dự án |
| Tính pháp lý | Ràng buộc hợp đồng | Ràng buộc với Nhà nước, pháp luật tài chính |
Từ bảng trên có thể thấy, tuy cùng là hoạt động rà soát tài chính sau khi hoàn thành công trình, nhưng quyết toán hợp đồng và thanh quyết toán công trình lại phục vụ những mục tiêu khác nhau và tuân theo những cơ chế pháp lý riêng biệt. Việc phân biệt rạch ròi hai khái niệm này không chỉ giúp các bên tránh rủi ro pháp lý, mà còn đảm bảo quy trình tài chính minh bạch và đầy đủ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Quy trình thanh quyết toán công trình theo Thông tư 10/2020/TT-BTC
Để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính đối với một dự án xây dựng, chủ đầu tư cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước được quy định tại Điều 19 Thông tư 10/2020/TT-BTC. Dưới đây là quy trình thanh quyết toán được chuẩn hóa, đóng vai trò then chốt trong việc khóa sổ tài chính cho toàn bộ dự án:
| Bước | Nội dung thực hiện | Thời điểm |
|---|---|---|
| 1 | Nghiệm thu, hoàn công các hạng mục | Khi công trình hoặc từng hạng mục hoàn thành |
| 2 | Lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành | Sau khi nghiệm thu |
| 3 | Kiểm toán độc lập (nếu cần) | Sau khi có báo cáo quyết toán |
| 4 | Thẩm tra quyết toán | Cơ quan chức năng thực hiện |
| 5 | Phê duyệt thanh quyết toán | Bộ Tài chính hoặc đơn vị có thẩm quyền |
Khi hoàn tất đầy đủ năm bước trên, hồ sơ thanh quyết toán sẽ được xem là hợp lệ về mặt tài chính, là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền phê duyệt vốn, giải ngân và tiến hành hậu kiểm. Đây cũng là điều kiện bắt buộc để khép lại toàn bộ nghĩa vụ tài chính của dự án với Nhà nước.
Nhầm lẫn giữa quyết toán và thanh quyết toán: Những hệ lụy không thể xem nhẹ
Việc đồng nhất quyết toán và thanh quyết toán không chỉ là sai về thuật ngữ, mà còn có thể kéo theo nhiều hậu quả nghiêm trọng cho tiến độ và tính minh bạch của dự án.
- Về pháp lý, doanh nghiệp dễ nộp sai loại hồ sơ, bị trả lại hồ sơ hoặc thậm chí không được phê duyệt thanh toán vốn.
- Về tài chính, việc thiếu hồ sơ thanh quyết toán sẽ khiến quy trình giải ngân bị đình trệ, ảnh hưởng đến dòng tiền và tiến độ hoàn thành dự án.
- Về kiểm toán, nếu hồ sơ không được phân định rõ ràng, kiểm toán viên sẽ không thể xác minh giá trị thực hiện hoặc đưa ra đánh giá chính xác, làm giảm uy tín và khả năng tiếp cận vốn của chủ đầu tư.
Theo báo cáo của Kiểm toán Nhà nước năm 2023, gần 17% dự án đầu tư công bị chậm thanh toán hoặc buộc phải điều chỉnh hồ sơ do chưa phân biệt đúng giữa quyết toán hợp đồng và thanh quyết toán công trình.
Theo báo cáo của Kiểm toán Nhà nước năm 2023, có tới 17% dự án bị chậm thanh toán do chưa phân biệt rõ hồ sơ quyết toán và thanh quyết toán.
Khi nào bắt buộc lập hồ sơ thanh quyết toán công trình
Không phải mọi dự án xây dựng đều yêu cầu thanh quyết toán, nhưng đối với các công trình sử dụng ngân sách hoặc có yếu tố Nhà nước, đây là nghĩa vụ bắt buộc. Cụ thể, theo Thông tư 10/2020/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn thi hành:
- Các dự án sử dụng vốn đầu tư công phải lập và nộp hồ sơ thanh quyết toán đúng thời hạn.
- Các dự án có sử dụng nguồn vốn ODA hoặc vốn vay ưu đãi từ nước ngoài cũng phải thực hiện thủ tục này để đáp ứng nghĩa vụ giải trình tài chính.
- Đối với mô hình PPP hoặc BT có sự tham gia vốn nhà nước, hồ sơ thanh quyết toán là căn cứ để nghiệm thu và quyết định phân bổ ngân sách.
Trong trường hợp không thực hiện đúng quy trình thanh quyết toán, chủ đầu tư có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 16/2022/NĐ-CP, với mức phạt có thể lên tới hàng trăm triệu đồng nếu cố tình vi phạm hoặc kéo dài thời gian không nộp hồ sơ hợp lệ.
Kiểm toán công trình trong giai đoạn thanh quyết toán
Việc kiểm toán đóng vai trò trọng yếu trong quá trình thanh quyết toán, đặc biệt với các dự án sử dụng vốn nhà nước có tổng mức đầu tư từ 10 tỷ đồng trở lên. Theo quy định hiện hành, kiểm toán độc lập sẽ giúp:
- Tăng cường minh bạch tài chính trong toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
- Đối chiếu, xác minh chính xác giữa khối lượng thực tế đã thi công và phần vốn đã hoặc sẽ được giải ngân.
- Phân định rõ nghĩa vụ tài chính giữa nhà thầu, chủ đầu tư và cơ quan cấp vốn, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý hậu kiểm toán.
Xem thêm tại: Kiểm toán xây dựng là gì? Hiểu đúng về một lĩnh vực kiểm toán đặc thù
Ví dụ thực tế và bài học rút ra
Tại dự án cải tạo bệnh viện tỉnh X, hồ sơ thanh toán vốn bị ách lại hơn 6 tháng vì nhà thầu và chủ đầu tư chỉ nộp hồ sơ quyết toán hợp đồng mà không có hồ sơ thanh quyết toán theo mẫu F01-BTC. Sau đó, cơ quan kiểm toán yêu cầu nộp bổ sung và xác minh lại toàn bộ hạng mục, phát sinh chi phí gần 500 triệu đồng do chậm trễ và điều chỉnh giá.
Trong khi đó, dự án mở rộng đường huyện Y nhờ chuẩn bị sẵn cả hai hồ sơ (quyết toán và thanh quyết toán) theo đúng Thông tư 10 nên quá trình giải ngân chỉ mất 18 ngày làm việc. Sự chênh lệch thể hiện rõ tầm quan trọng của hiểu biết pháp lý chính xác.
Làm sao để tránh nhầm lẫn trong hồ sơ thanh quyết toán?
Việc nhầm lẫn giữa quyết toán và thanh quyết toán có thể phòng tránh được nếu chủ đầu tư và đơn vị thi công thực hiện nghiêm túc các bước sau:
- Xác định rõ phạm vi và mục tiêu của từng loại hồ sơ: Nếu phục vụ hợp đồng thì chỉ cần quyết toán, nhưng nếu liên quan ngân sách nhà nước thì phải bổ sung hồ sơ thanh quyết toán.
- Theo dõi và cập nhật thường xuyên các thay đổi mới nhất từ Thông tư 10/2020/TT-BTC, các văn bản hướng dẫn và quy định liên quan.
- Tìm đến sự hỗ trợ chuyên môn từ các đơn vị kiểm toán công trình có kinh nghiệm và chuyên sâu trong lĩnh vực vốn đầu tư công.
Bạn có thể tìm hiểu chi tiết và cập nhật các kiến thức chuyên sâu về quy trình thanh quyết toán cũng như kiểm toán công trình tại trang Kiểm toán xây dựng. Đây là nguồn thông tin uy tín, hỗ trợ doanh nghiệp và chủ đầu tư nắm vững quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng.
Kết luận
Hiểu rõ thanh quyết toán là gì và phân biệt chính xác với quyết toán hợp đồng là nền tảng thiết yếu giúp chủ đầu tư cùng nhà thầu tránh được các sai sót pháp lý, ngăn ngừa tình trạng chậm giải ngân và giảm thiểu rủi ro trong quá trình kiểm toán. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng hoàn thiện và nghiêm ngặt hơn, việc chủ động cập nhật các văn bản pháp lý mới nhất cùng việc lựa chọn đơn vị tư vấn, kiểm toán uy tín sẽ là yếu tố then chốt đảm bảo quy trình thanh quyết toán được thực hiện chuẩn mực, hiệu quả.
Để nâng cao kiến thức và hiểu sâu hơn về lĩnh vực này, bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết chuyên sâu tại Kiểm toán xây dựng là gì? Hiểu đúng về một lĩnh vực kiểm toán đặc thù.
Ngoài ra, để nắm rõ chi tiết quy định pháp luật về quyết toán và thanh quyết toán, bạn có thể truy cập nguồn chính thức tại LuatVietnam.
Nếu bạn đang cần hỗ trợ chuyên sâu về kiểm toán và tư vấn thanh quyết toán công trình, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia trong ngành để được hướng dẫn chi tiết và đồng hành cùng quá trình hoàn thiện hồ sơ pháp lý.
