Kiểm toán chi phí và quyết toán là hai hoạt động kiểm tra tài chính quan trọng trong đầu tư xây dựng. Tuy nhiên, không ít chủ đầu tư, ban quản lý dự án hoặc nhà thầu thi công vẫn thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Việc không phân biệt rõ kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, kéo dài thời gian quyết toán hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.

Hiểu đúng về kiểm toán chi phí trong dự án xây dựng

Kiểm toán chi phí là quá trình kiểm tra, đánh giá mức độ hợp lý, hợp lệ và tuân thủ pháp luật của các khoản chi phí phát sinh trong từng giai đoạn của dự án xây dựng. Đây là bước kiểm soát trước, nhằm phát hiện sớm sai sót, hạn chế thất thoát vốn.

Theo Điều 9 Thông tư 10/2020/TT-BTC, kiểm toán chi phí là hoạt động kiểm tra phục vụ quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình, có thể thực hiện theo từng giai đoạn, từng hạng mục hoặc toàn bộ dự án.

Kiểm toán chi phí được khuyến khích thực hiện:

• Khi kết thúc giai đoạn thi công một hạng mục công trình.
• Khi chủ đầu tư cần cơ sở để thanh toán với nhà thầu.
• Khi phát sinh chi phí vượt định mức, vượt dự toán đã được duyệt.

Kiểm toán quyết toán là gì và khi nào phải làm?

Kiểm toán quyết toán là quá trình kiểm tra toàn bộ hồ sơ chi phí đầu tư sau khi công trình đã hoàn thành để xác nhận cơ sở lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư. Đây là thủ tục bắt buộc đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước.

Điều 10 Thông tư 10/2020/TT-BTC quy định: kiểm toán quyết toán là một phần trong hồ sơ trình thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư, nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật.

Dự án sử dụng ngân sách nhà nước hoặc vốn vay có bảo lãnh Chính phủ bắt buộc phải có báo cáo kiểm toán quyết toán kèm theo khi trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt quyết toán.

Bảng phân biệt kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán

Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn nắm rõ điểm khác nhau giữa hai hình thức kiểm toán này:

Kiểm toán chi phí thường được sử dụng như một công cụ quản trị nội bộ để đảm bảo chi phí đầu tư không bị vượt dự toán. Trong khi đó, kiểm toán quyết toán mang tính pháp lý cao, là căn cứ để nhà nước chấp thuận tổng mức đầu tư đã thực hiện.

Tại sao doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt?

Sự khác biệt giữa kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán không chỉ mang tính khái niệm, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chi phí và khả năng phê duyệt hồ sơ đầu tư. Khi doanh nghiệp hiểu và áp dụng đúng, họ có thể:

• Lập kế hoạch kiểm toán đúng thời điểm, phù hợp với từng giai đoạn triển khai – tránh tình trạng phải kiểm toán lại khi bước vào khâu quyết toán.

• Tiết giảm ngân sách đầu tư, nhờ tránh việc thực hiện kiểm toán trùng lặp hoặc sai mục đích.

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu pháp lý, đặc biệt khi trình thẩm tra quyết toán vốn đầu tư.

Số liệu từ Báo cáo tổng kết 2024 của Kiểm toán Nhà nước cho thấy:

“Có đến 38% hồ sơ quyết toán bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung, nguyên nhân chủ yếu là do doanh nghiệp nhầm lẫn giữa kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán.”

Đây là con số đáng lưu ý, phản ánh hậu quả thực tiễn khi thiếu hiểu biết về hai loại kiểm toán này. Vì vậy, việc phân biệt rõ ngay từ đầu không chỉ là biện pháp phòng ngừa rủi ro, mà còn là cách để bảo vệ hiệu quả đầu tư và tránh bị kéo dài thời gian phê duyệt.

Những sai lầm phổ biến khi áp dụng kiểm toán chi phí và quyết toán

Trong quá trình triển khai dự án, không ít doanh nghiệp rơi vào thế bị động hoặc bị cơ quan thẩm tra trả hồ sơ vì mắc phải những sai sót tưởng chừng nhỏ nhưng hậu quả lại rất lớn. Dưới đây là ba lỗi phổ biến mà nhà đầu tư cần đặc biệt lưu ý:

Thực hiện kiểm toán chi phí nhưng lại sử dụng như hồ sơ quyết toán

Đây là lỗi thường gặp nhất, khi doanh nghiệp nhầm lẫn bản chất giữa hai loại kiểm toán. Kiểm toán chi phí chỉ phản ánh một phần chi phí tại từng thời điểm, không đủ cơ sở pháp lý để thay thế cho kiểm toán quyết toán – vốn là yêu cầu bắt buộc khi trình cơ quan nhà nước phê duyệt vốn đầu tư.

Bỏ qua kiểm toán chi phí trong giai đoạn thi công

Việc không tiến hành kiểm toán chi phí theo từng hạng mục khiến doanh nghiệp thiếu dữ liệu kiểm soát nội bộ, dễ phát sinh tranh chấp với nhà thầu về khối lượng, đơn giá và thanh toán. Khi kiểm toán quyết toán tổng thể được tiến hành sau này, các sai sót nhỏ chưa được xử lý kịp thời sẽ tích tụ thành rủi ro lớn.

Chọn đơn vị kiểm toán thiếu năng lực chuyên môn

Một đơn vị kiểm toán không nắm vững quy định của Thông tư 10/2020/TT-BTC hoặc không đủ chứng chỉ hành nghề sẽ khiến hồ sơ bị chậm trễ, thậm chí bị bác bỏ. Ngoài ra, việc không đáp ứng tiêu chí về năng lực có thể làm kết quả kiểm toán không được các bên tài trợ hoặc cơ quan phê duyệt chấp thuận.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị kiểm toán uy tín

Việc lựa chọn đúng đơn vị kiểm toán không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính pháp lý cho toàn bộ hồ sơ đầu tư. Trên thực tế, nhiều dự án đã bị chậm tiến độ phê duyệt do sử dụng báo cáo kiểm toán từ các tổ chức không đáp ứng đầy đủ điều kiện hành nghề.

Một đơn vị kiểm toán uy tín phải đáp ứng đồng thời cả năng lực pháp lý lẫn chuyên môn sâu về lĩnh vực đầu tư xây dựng. Ví dụ như dịch vụ kiểm toán xây dựng của MAN – đơn vị đã tham gia kiểm toán cho hàng trăm dự án ODA, đầu tư công, BT, BOT…, với đội ngũ kiểm toán viên có năng lực thực hiện theo đúng Điều 30 Luật Kiểm toán độc lập.

Một số tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn gồm:

• Đủ điều kiện hành nghề theo pháp luật: Có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kiểm toán, kiểm toán viên có chứng chỉ hành nghề hợp lệ.

• Am hiểu quy định chuyên ngành xây dựng: Đặc biệt là Thông tư 10/2020/TT-BTC, Luật Đầu tư công, Luật Xây dựng, các quy chuẩn định mức chi phí và hồ sơ nghiệm thu.

• Kinh nghiệm thực tế với các dự án vốn nhà nước: Kiểm toán cho dự án ODA, ngân sách địa phương hay vốn vay quốc tế đòi hỏi sự am hiểu sâu về quy trình giải ngân, quy định kiểm toán quyết toán và yêu cầu của cơ quan tài trợ.

• Khả năng hỗ trợ toàn diện từ kiểm toán chi phí đến quyết toán: Từ lúc dự án đang thi công đến khi hoàn tất hồ sơ quyết toán trình duyệt.

Lựa chọn đúng ngay từ đầu là cách doanh nghiệp bảo vệ ngân sách đầu tư, rút ngắn thời gian phê duyệt và nâng cao uy tín trong mắt đối tác, cơ quan kiểm tra.

Hệ quả khi áp dụng sai giữa kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán

Việc nhầm lẫn giữa kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán không chỉ là lỗi kỹ thuật, mà có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về pháp lý, tài chính và tiến độ dự án. Nhiều doanh nghiệp, dù có thiện chí trong quản lý chi phí, vẫn bị rơi vào tình trạng bị trả hồ sơ hoặc đình trệ giải ngân chỉ vì không hiểu rõ bản chất hai loại kiểm toán này.

Một số hệ quả thường gặp bao gồm:

Hồ sơ quyết toán bị cơ quan thẩm tra trả lại

Nhiều chủ đầu tư chỉ nộp báo cáo kiểm toán chi phí thay vì kiểm toán quyết toán theo đúng quy định tại Điều 10 Thông tư 10/2020/TT-BTC. Hậu quả là hồ sơ bị trả về, yêu cầu bổ sung kiểm toán độc lập, gây kéo dài tiến độ phê duyệt quyết toán từ vài tuần đến vài tháng.

Chậm thanh toán vốn do thiếu xác nhận chi phí hợp lệ

Đối với dự án có sử dụng vốn ngân sách hoặc vốn vay ODA, việc không có báo cáo kiểm toán quyết toán được coi là chưa đủ cơ sở pháp lý để thanh toán chi phí. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của nhà thầu, kéo theo hệ lụy tài chính cho cả chủ đầu tư.

Nguy cơ bị nhà tài trợ quốc tế từ chối giải ngân

Các tổ chức tài chính quốc tế như ADB, WB có quy định chặt chẽ về việc nộp báo cáo kiểm toán quyết toán cuối kỳ. Việc sử dụng sai loại kiểm toán hoặc dùng sai định dạng báo cáo có thể khiến khoản vay bị tạm dừng hoặc rút lại.

Ví dụ thực tế:
Dự án nâng cấp tuyến tỉnh lộ X tại miền Trung – sử dụng vốn vay ADB – đã bị chậm phê duyệt 7 tháng chỉ vì chủ đầu tư nộp báo cáo kiểm toán chi phí thay cho kiểm toán quyết toán. Sự cố này không chỉ làm ảnh hưởng đến uy tín đơn vị, mà còn khiến nhà tài trợ xem xét lại năng lực tổ chức thực hiện của địa phương.

Những rủi ro này hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp nhận diện đúng vai trò và thời điểm cần áp dụng từng loại kiểm toán. Việc sử dụng đúng báo cáo kiểm toán là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch tài chính và giữ vững niềm tin với các bên liên quan.

Câu hỏi thường gặp về kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán (FAQ)

Kết luận

Việc hiểu và phân biệt rõ giữa kiểm toán chi phí và kiểm toán quyết toán không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch kiểm toán theo từng giai đoạn, mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo hồ sơ pháp lý được phê duyệt nhanh chóng, minh bạch và tiết kiệm ngân sách.

Trong bối cảnh quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, nhất là với các dự án sử dụng vốn nhà nước hoặc vốn vay quốc tế, doanh nghiệp càng cần lựa chọn giải pháp kiểm toán phù hợp ngay từ đầu. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị có kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực này, dịch vụ kiểm toán xây dựng của MAN là lựa chọn đáng cân nhắc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp lý mới nhất tại Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

Chọn đúng công cụ, đúng thời điểm – đó là cách hiệu quả nhất để bảo vệ ngân sách đầu tư và nâng cao năng lực quản lý tài chính dự án.