Kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu là nội dung quan trọng giúp nhà thầu chứng minh năng lực thực hiện dự án, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình đấu thầu. Việc hiểu rõ các quy định về tỷ lệ công việc, điều kiện chấp thuận và các trường hợp bị cấm sẽ giúp nhà thầu tránh được những sai sót dẫn đến việc bị loại hồ sơ một cách đáng tiếc. Trong bối cảnh các quy định về đấu thầu ngày càng thắt chặt, việc nắm vững cách kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu chính là “chìa khóa” để doanh nghiệp vượt qua vòng xét duyệt năng lực.

Quy định chung về kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu

Việc kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu hiện nay được điều chỉnh chặt chẽ bởi các văn bản pháp luật nhằm đảm bảo chất lượng công trình và tính cạnh tranh công bằng. Nhà thầu phụ được hiểu là đơn vị ký kết hợp đồng với nhà thầu chính để thực hiện một phần công việc cụ thể trong gói thầu.

Sự góp mặt của các đơn vị phụ trợ giúp tận dụng tối đa nguồn lực chuyên môn hóa, đặc biệt là trong các gói thầu phức tạp. Tuy nhiên, vai trò này đi kèm với những ràng buộc pháp lý mà nhà thầu cần lưu ý:

• Việc kê khai chính xác thông tin nhà thầu phụ ngay từ bước lập hồ sơ dự thầu là cơ sở để chủ đầu tư đánh giá tổng thể năng lực thực hiện dự án.
• Nhà thầu chính phải chịu trách nhiệm toàn diện trước chủ đầu tư về mọi sai sót, chậm trễ hoặc vi phạm kỹ thuật do các đơn vị phụ thực hiện.
• Mọi sự thay đổi về pháp nhân nhà thầu phụ sau khi trúng thầu đều phải trải qua quy trình thẩm định lại từ phía chủ đầu tư để đảm bảo không làm giảm năng lực thực hiện gói thầu.

Các thông tin bắt buộc khi kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu

Theo hướng dẫn từ các mẫu hồ sơ mời thầu, việc cung cấp đầy đủ dữ liệu về đối tác là yêu cầu tiên quyết. Thiếu sót thông tin kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến việc hồ sơ bị đánh giá là không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.

Dưới đây là Bảng 1 tổng hợp các danh mục thông tin trọng yếu mà nhà thầu cần chuẩn bị:

Lưu ý: Các thông tin trong bảng trên phải đồng nhất với các tài liệu chứng minh năng lực đính kèm trong hồ sơ dự thầu.

Sau khi chuẩn bị dữ liệu, nhà thầu cần đối chiếu với các quy định giới hạn để đảm bảo tính khả thi:

• Tổng giá trị công việc dành cho các đơn vị phụ thường không vượt quá 50% giá trị dự thầu, trừ khi hồ sơ mời thầu có quy định tỷ lệ cụ thể khác.
• Nếu chưa xác định được danh tính đối tác tại thời điểm nộp thầu, nhà thầu chỉ cần kê khai “Phạm vi công việc” dự kiến theo hướng dẫn tại Thông tư 79/2025/TT-BTC.
• Đối với nhà thầu phụ đặc biệt, hồ sơ năng lực phải được trình bày chi tiết để chứng minh khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên sâu.

Trường hợp bị cấm kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu

Nghị định số 214/2025/NĐ-CP đã đưa ra những quy định nghiêm ngặt để ngăn chặn tình trạng xung đột lợi ích. Nhà thầu cần đặc biệt cẩn trọng vì việc kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu vi phạm các điều khoản này sẽ khiến hồ sơ bị loại ngay lập tức.

Cụ thể, theo Khoản 8 Điều 29 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư không được chấp thuận các đơn vị tư vấn trước đó tham gia làm nhà thầu phụ cho các hạng mục liên quan trực tiếp. Các dịch vụ tư vấn bị hạn chế bao gồm:

• Lập hoặc thẩm tra thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công và lập dự toán cho gói thầu.
• Tư vấn giám sát, kiểm định chất lượng hoặc quản lý dự án cho chính công trình đang xét thầu.
• Các đơn vị tham gia vào khâu lập, thẩm định hồ sơ mời thầu hoặc đánh giá kết quả lựa chọn nhà thầu.

Mục tiêu của quy định này là đảm bảo tính khách quan tối đa, tránh hiện tượng đơn vị thẩm tra lại thực hiện thi công chính phần việc mình đã thẩm định. Đặc biệt, đối với các giai đoạn hậu kiểm, nhà thầu có thể tham khảo thêm thông tin về dịch vụ thẩm tra quyết toán vốn đầu tư để hiểu rõ hơn về các tiêu chuẩn tài chính và kỹ thuật cần tuân thủ.

Cách xử lý khi kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu không đạt yêu cầu

Trong quá trình xét thầu, nếu tổ chuyên gia phát hiện việc kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu vi phạm quy định về bảo đảm cạnh tranh (ví dụ đối tác từng là đơn vị tư vấn thiết kế), nhà thầu vẫn có cơ hội để làm rõ và điều chỉnh.

Trình tự xử lý tình huống này thường diễn ra theo các bước được quy định bởi cơ quan chức năng:

• Tổ chuyên gia gửi văn bản yêu cầu nhà thầu làm rõ tư cách pháp nhân và mối quan hệ giữa nhà thầu chính và nhà thầu phụ dự kiến.
• Nhà thầu có thể đề xuất thay thế bằng một đơn vị khác có năng lực tương đương và không thuộc diện bị cấm theo quy định.
• Theo Điểm b Khoản 2 Điều 141 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, việc thay thế chỉ hợp lệ khi được chủ đầu tư chấp thuận và không làm thay đổi giá trị công việc đã kê khai.
• Nếu quá trình thay thế đảm bảo đầy đủ năng lực kỹ thuật, hồ sơ dự thầu của nhà thầu sẽ tiếp tục được đánh giá và xếp hạng bình thường.

Bạn có thể tìm hiểu thêm các giải đáp chi tiết từ cơ quan chuyên trách về việc kê khai, đánh giá, sử dụng nhà thầu phụ thế nào để áp dụng chính xác cho từng trường hợp cụ thể.

Lưu ý để tối ưu việc kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu

Để nâng cao tỷ lệ trúng thầu, nhà thầu nên thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ trước khi nộp hồ sơ chính thức. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong khâu kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý về sau.

Nhà thầu nên thực hiện các bước kiểm tra sau:

• Đối soát danh sách đối tác để loại trừ các đơn vị từng tham gia tư vấn giai đoạn chuẩn bị dự án.
• Kiểm tra tỷ lệ phần trăm công việc thuê ngoài để đảm bảo nằm trong giới hạn cho phép của hồ sơ mời thầu.
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh năng lực đối với các hạng mục yêu cầu nhà thầu phụ đặc biệt.
• Tuân thủ nghiêm ngặt biểu mẫu tại Mẫu số 09A ban hành kèm theo Thông tư số 79/2025/TT-BTC.

Kết luận

Việc thực hiện kê khai nhà thầu phụ trong hồ sơ dự thầu đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là giải pháp tối ưu hóa nguồn lực cho doanh nghiệp. Hiểu rõ các quy định về xung đột lợi ích và quy trình thay thế đối tác giúp nhà thầu chủ động xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo hồ sơ dự thầu luôn ở trạng thái an toàn và chuyên nghiệp nhất trước hội đồng chấm thầu.

Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: ma*@*****et.vn

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính..