Cơ chế tạm giữ chờ quyết toán là quy định bắt buộc nhằm bảo đảm an toàn ngân sách và trách nhiệm của các bên trong chu trình đầu tư công. Việc thực hiện đúng các quy định tại Nghị định 254/2025/NĐ-CP và Thông tư 91/2025/TT-BTC không chỉ giúp chủ đầu tư quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn là căn cứ trọng yếu để đơn vị kiểm toán đánh giá tính tuân thủ pháp luật về tài chính.

Bản chất pháp lý của cơ chế tạm giữ chờ quyết toán

Định nghĩa và phạm vi áp dụng

Cơ chế tạm giữ chờ quyết toán là việc cơ quan thanh toán giữ lại một phần giá trị khối lượng đã được nghiệm thu để chờ phê duyệt quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành. Theo Nghị định 254/2025/NĐ-CP (Căn cứ ban hành ngày 26/09/2025), cơ chế này áp dụng cho tất cả các dự án sử dụng vốn đầu tư công, bao gồm cả vốn ngân sách nhà nước và vốn từ các nguồn thu hợp pháp khác của cơ quan nhà nước.

Mục đích kiểm soát rủi ro trong kiểm toán xây dựng

Việc tạm giữ nhằm mục tiêu dự phòng cho các khoản sai sót về khối lượng, đơn giá hoặc các khoản chi sai quy định thường bị phát hiện trong quá trình thẩm tra quyết toán hoặc kiểm toán nhà nước. Theo thực tế ngành, khoản tạm giữ này đóng vai trò là lớp đệm tài chính an toàn để xử lý các kiến nghị giảm trừ mà không cần phải thực hiện các thủ tục thu hồi vốn phức tạp sau khi dự án đã đóng tài khoản.

Quy định chi tiết về tỷ lệ và phương thức tạm giữ theo Nghị định 254/2025/NĐ-CP

Tỷ lệ trích giữ đối với các loại hợp đồng

Tại Điều 20 Nghị định 254/2025/NĐ-CP về thanh toán khối lượng hoàn thành, mức trích giữ được quy định cụ thể như sau:

• Đối với các hợp đồng xây lắp và tư vấn, cơ quan thanh toán thực hiện thanh toán cho nhà thầu tối đa 95% giá trị khối lượng nghiệm thu hoàn thành.
• 5% giá trị còn lại sẽ được tạm giữ để chờ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Các hợp đồng đặc thù như EPC hoặc các dự án quan trọng quốc gia có thể có quy định tỷ lệ riêng nhưng phải được thể hiện rõ trong quyết định đầu tư và hợp đồng kinh tế.

Quy trình thanh toán phần vốn tạm giữ

Quy trình này phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự thời gian và điều kiện giải ngân theo quy định tại Điều 21 Nghị định 254/2025/NĐ-CP:

• Phần vốn tạm giữ chỉ được thanh toán sau khi có quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành của cấp có thẩm quyền.
• Trong trường hợp kết quả phê duyệt quyết toán thấp hơn giá trị đã thanh toán (bao gồm cả phần tạm giữ), chủ đầu tư có trách nhiệm thu hồi số tiền thừa từ phía nhà thầu trước khi giải tỏa phần vốn còn lại.

Hệ thống mẫu biểu và hồ sơ chứng từ theo Thông tư 91/2025/TT-BTC

Các mẫu biểu xác định giá trị tạm giữ trong thanh toán

Thông tư 91/2025/TT-BTC quy định hệ thống mẫu biểu thống nhất để theo dõi lũy kế thanh toán và số dư tạm giữ tại Kho bạc Nhà nước:

• Mẫu số 03.a/TT (Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành): Đây là chứng từ quan trọng nhất trong kiểm toán xây dựng. Tại cột số 9 và 10 của biểu mẫu này, chủ đầu tư và nhà thầu phải thể hiện rõ giá trị đề nghị thanh toán kỳ này và giá trị tạm giữ lũy kế để cơ quan thanh toán kiểm soát mức trần 95%.
• Mẫu số 04.a/TT (Giấy đề nghị thanh toán vốn): Mục lũy kế giá trị thanh toán phải tách bạch rõ ràng giữa phần vốn đã chi trả thực tế và phần vốn còn đang tạm giữ để chờ phê duyệt quyết toán.

Hồ sơ phục vụ công tác thanh toán và kiểm toán

Để giải tỏa khoản tạm giữ 5%, chủ đầu tư cần hoàn thiện bộ hồ sơ quy định tại Thông tư 91/2025/TT-BTC, bao gồm các thành phần trọng yếu:

• Quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).
• Giấy đề nghị thanh toán vốn theo Mẫu số 04.a/TT.
• Giấy rút vốn theo Mẫu số 05.a/TT gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện chuyển tiền cho nhà thầu.
• Đối với chi phí quản lý dự án, cần có Bảng phân bổ chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 09/QLDA để làm căn cứ tất toán.

Trọng tâm kiểm toán đối với khoản tạm giữ chờ quyết toán

Kiểm tra tính chính xác của số dư tại Kho bạc Nhà nước

Kiểm toán viên cần đối soát số liệu tại Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi, tài khoản dự toán tại Kho bạc theo Mẫu số 07/TT của Thông tư 91/2025/TT-BTC. Mọi sự sai lệch về phần vốn tạm giữ giữa sổ sách kế toán của dự án và xác nhận của Kho bạc đều là dấu hiệu rủi ro cần được làm rõ.

Đánh giá tính tuân thủ trong việc trích lại giá trị nghiệm thu

Hoạt động kiểm toán xây dựng tập trung xác định liệu chủ đầu tư có trích đủ và đúng 5% theo Điều 20 Nghị định 254/2025/NĐ-CP hay không. Các trường hợp thanh toán vượt mức 95% khi chưa có quyết định quyết toán chính thức đều được coi là hành vi vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính công.

Phân biệt giữa tạm giữ chờ quyết toán và tiền bảo hành công trình

Đây là nội dung thường xuyên xảy ra nhầm lẫn trong thực tế quản lý dự án:

• Tạm giữ chờ quyết toán (5%): Quy định tại Nghị định 254/2025/NĐ-CP nhằm mục tiêu quyết toán vốn đầu tư.
• Tiền bảo hành công trình (3-5%): Quy định tại Nghị định 06/2021/NĐ-CP nhằm bảo đảm chất lượng công trình.
• Kiểm toán viên phải kiểm tra xem nhà thầu có sử dụng chứng thư bảo lãnh ngân hàng để thay thế tiền mặt hay không, vì thời điểm giải tỏa và tính chất pháp lý của hai khoản này hoàn toàn khác nhau.

Những sai phạm phổ biến và rủi ro tài chính phát hiện qua kiểm toán

1. Thanh toán sai tỷ lệ quy định và rủi ro thất thoát: Nhiều dự án thực hiện thanh toán cho nhà thầu đạt 100% giá trị nghiệm thu trước khi có quyết toán để đẩy nhanh tiến độ giải ngân. Khi kiểm toán phát hiện sai phạm về định mức hoặc khối lượng, việc thu hồi tiền từ nhà thầu (đặc biệt là các nhà thầu đã giải thể hoặc gặp khó khăn tài chính) trở nên bất khả thi.
2. Tình trạng nợ tạm giữ kéo dài và chậm quyết toán: Theo các số liệu thống kê, một phần lớn các dự án đầu tư công gặp tình trạng khoản tạm giữ bị treo trên 3 năm do chậm lập hồ sơ quyết toán. Điều này gây lãng phí nguồn lực và vi phạm quy định về thời hạn quyết toán dự án hoàn thành quy định tại Nghị định 254/2025/NĐ-CP.
3. Thiếu hồ sơ đối chiếu và báo cáo định kỳ: Sơ hở thường gặp là việc không thực hiện báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn theo Mẫu số 08/TT, dẫn đến việc không theo dõi được các khoản vốn tạm giữ đã bị hủy dự toán hoặc chuyển nguồn theo Luật Ngân sách nhà nước.

Giải pháp hoàn thiện quản lý khoản tạm giữ trong đầu tư công

1. Tăng cường chế tài trong hợp đồng xây dựng: Chủ đầu tư cần cụ thể hóa các điều khoản về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán trong hợp đồng. Nếu nhà thầu không phối hợp, chủ đầu tư được quyền dùng khoản tạm giữ 5% để thuê kiểm toán độc lập thực hiện quyết toán theo đúng tinh thần của Nghị định 254/2025/NĐ-CP.
2. Ứng dụng công nghệ và hệ thống mẫu biểu điện tử: Khuyến nghị các ban quản lý dự án áp dụng triệt để hệ thống mẫu biểu tại Thông tư 91/2025/TT-BTC dưới dạng điện tử, kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý của Kho bạc Nhà nước để theo dõi số dư tạm giữ theo thời gian thực.
3. Nâng cao trách nhiệm giám sát của cơ quan kiểm toán:Cơ quan kiểm toán cần đưa nội dung kiểm tra khoản tạm giữ 5% thành một mục bắt buộc trong báo cáo kiểm toán. Việc xác nhận tính đầy đủ của khoản tạm giữ là bảo chứng quan trọng nhất để cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán dự án một cách an toàn và đúng luật.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: ma*@*****et.vn

Các dịch vụ khác

• Kiểm toán: Dịch vụ Kiểm Toán, Dịch vụ Kiểm toán xây dựng, Dịch vụ kiểm toán BCTC
• Kế toán và Thuế: Dịch vụ kế toán thuế, Báo cáo thuế, Tư vấn Chuyển giá. Dịch Vụ Kế Toán Thuế, Dịch vụ báo cáo thuế, Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết
• Pháp lý: Dịch vụ giấy phép lao động, Dịch vụ chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy Chứng Nhận Đầu Tư 
• Khác: Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết, Dịch vụ Tư vấn Hoạt động Doanh nghiệp

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.