Quyết toán vốn đầu tư xây dựng là bước cuối cùng và cũng là giai đoạn phức tạp nhất trong vòng đời của một dự án đầu tư. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp chủ đầu tư xác định chính xác giá trị tài sản mới hình thành mà còn đảm bảo tính minh bạch trước pháp luật, đẩy nhanh tiến độ giải ngân và tránh các rủi ro xuất toán nghiêm trọng. Bài viết này sẽ hệ thống lại toàn bộ quy trình, hồ sơ và các quy định pháp lý mới nhất theo Nghị định số 254/2025/NĐ-CP và Nghị định số 193/2026/NĐ-CP áp dụng cho công tác quyết toán vốn đầu tư hoàn thành.
Quyết toán vốn đầu tư xây dựng là gì
Để thực hiện đúng các bước trong giai đoạn kết thúc dự án, trước hết các bên tham gia cần hiểu rõ bản chất của công tác này dưới góc độ pháp lý và quản lý tài chính công.
Khái niệm theo quy định pháp luật
Định nghĩa quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành là việc xác định tổng chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác, sử dụng. Đây không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà là bước chốt số liệu tài chính cuối cùng của công trình.
Theo kinh nghiệm kiểm toán thực tế, nhiều hồ sơ quyết toán bị trả lại do số liệu giải ngân tại Kho bạc Nhà nước không khớp với giá trị nghiệm thu thực tế. Vì vậy, việc đối chiếu số liệu ngay từ đầu là bước bắt buộc trước khi lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư.
Sự khác biệt cơ bản giữa thanh toán khối lượng hoàn thành và quyết toán vốn đầu tư công trình xây dựng được thể hiện qua các góc độ sau:
- Thanh toán khối lượng hoàn thành là việc giải ngân tạm thời theo từng đợt dựa trên khối lượng công việc thực tế đã được nghiệm thu tại hiện trường trong quá trình thi công.
- Quyết toán vốn đầu tư là việc rà soát, đối chiếu và xác định giá trị pháp lý cuối cùng của toàn bộ các khoản chi phí phát sinh khi dự án kết thúc để tất toán tài khoản.
Mục đích của công tác quyết toán
Quyết toán vốn đầu tư xây dựng giúp:
- Xác định chính xác giá trị đầu tư thực tế đã thực hiện của toàn bộ công trình.
- Kiểm soát việc sử dụng nguồn vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước ngoài ngân sách có đúng mục tiêu và dự toán phê duyệt hay không.
- Hạch toán tăng giá trị tài sản cố định và tài sản lưu động hình thành sau đầu tư để bàn giao cho đơn vị quản lý sử dụng.
- Làm căn cứ để tất toán tài khoản của dự án tại cơ quan thanh toán Kho bạc Nhà nước.
- Xác định rõ trách nhiệm tài chính và pháp lý của chủ đầu tư, đơn vị thi công, đơn vị tư vấn thiết kế và các bên liên quan khác.
Đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng bắt buộc đối với các dự án sử dụng nguồn vốn đầu tư công theo Luật Đầu tư công hiện hành. Mọi công trình xây dựng có nguồn gốc từ ngân sách trung ương hay địa phương đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước quyết toán này.
Ngoài ra, các nhiệm vụ, dự án sử dụng vốn từ nguồn thu hợp pháp của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập dành để đầu tư cũng thuộc đối tượng điều chỉnh của quy định.
Đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức ODA và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài, quy trình quyết toán cũng phải thực hiện theo hệ thống pháp luật Việt Nam.
Quyết toán vốn đầu tư xây dựng và quyết toán dự án hoàn thành khác nhau thế nào
Trong thực tế quản lý dự án, không ít nhân sự kế toán và kỹ thuật thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến việc chuẩn bị sai lệch hệ thống hồ sơ trình duyệt. Bảng so sánh dưới đây làm rõ sự khác biệt:
| Tiêu chí so sánh | Quyết toán vốn đầu tư xây dựng | Quyết toán dự án hoàn thành |
|---|---|---|
| Phạm vi áp dụng | Tập trung vào chi phí xây lắp, thiết bị và tư vấn trực tiếp của công trình. | Bao gồm quyết toán xây dựng và toàn bộ chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng, quản lý dự án tổng thể. |
| Chủ thể thực hiện | Sự phối hợp trực tiếp giữa chủ đầu tư và các nhà thầu thi công xây dựng. | Do chủ đầu tư chủ trì lập toàn diện gửi cơ quan tài chính thẩm tra. |
| Hồ sơ trình duyệt | Báo cáo xác định giá trị hợp đồng giữa các bên (hợp đồng xây dựng). | Báo cáo tổng thể toàn diện của toàn bộ dự án đầu tư. |
| Kết quả pháp lý | Làm cơ sở để thanh lý hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và các nhà thầu. | Phê duyệt bằng quyết định chính thức của người có thẩm quyền quyết định đầu tư để tất toán tài khoản. |
Việc hiểu rõ ranh giới giữa hai khái niệm này giúp ban quản lý phân bổ đúng nguồn lực và nhân sự chuyên trách cho từng loại hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư cụ thể, tránh hiện tượng chồng chéo hoặc bỏ sót tài liệu.
Các quy định pháp lý về quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Việc nắm vững hệ thống văn bản pháp quy hiện hành là điều kiện tiên quyết giúp các doanh nghiệp và chủ đầu tư thực hiện công tác thanh quyết toán công trình một cách thuận lợi.
Nghị định 254/2025/NĐ-CP quy định những gì về quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Nghị định số 254/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công. Văn bản này thiết lập một hành lang pháp lý đồng bộ, chặt chẽ để kiểm soát dòng tiền ngân sách từ khâu tạm ứng cho đến khâu tất toán công trình.
Nghị định quy định rất rõ trách nhiệm kiểm soát, giải ngân vốn của Kho bạc Nhà nước cũng như trình tự, thủ tục nộp hồ sơ quyết toán mà các chủ đầu tư bắt buộc phải tuân theo khi kết thúc công trình.
Những điểm mới của Nghị định 193/2026/NĐ-CP cần lưu ý
Nghị định số 193/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026 đã mang lại những cải cách hành chính mang tính đột phá trong việc nộp và xử lý hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành. Mục tiêu lớn nhất của nghị định này là tinh giản thủ tục và rút ngắn thời gian chờ đợi phê duyệt của các đơn vị.
Điểm mới nổi bật là việc đơn giản hóa toàn bộ hệ thống biểu mẫu báo cáo quyết toán, đồng thời bắt buộc áp dụng công nghệ thông tin. Các chủ đầu tư giờ đây có thể nộp và theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ quyết toán trực tuyến qua cổng dịch vụ công trực tuyến.
Nghị định mới này cũng quy định cụ thể và nghiêm khắc hơn về thời hạn thẩm tra quyết toán của cơ quan tài chính, đồng thời quy định rõ trách nhiệm xử lý hành chính đối với các cá nhân, tổ chức có hành vi chậm trễ quyết toán công trình.
Quy định chuyển tiếp đối với các dự án đang thực hiện
Đối với các dự án đã nộp hồ sơ quyết toán đầy đủ về cơ quan thẩm tra trước ngày 01/07/2026 nhưng chưa được ban hành quyết định phê duyệt quyết toán, việc thẩm tra vẫn tiếp tục được thực hiện theo các quy định có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.
Ngược lại, đối với các dự án hoàn thành sau mốc thời gian này hoặc chưa nộp hồ sơ trước ngày 01/07/2026, toàn bộ công tác lập báo cáo và thẩm tra phê duyệt chi phí quyết toán bắt buộc phải tuân thủ theo các quy định mới của Nghị định số 193/2026/NĐ-CP.
Nguyên tắc quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Khi thực hiện tổng hợp số liệu chi phí, chủ đầu tư và các đơn vị tư vấn phải tuân thủ tuyệt đối các nguyên tắc tài chính cốt lõi để hồ sơ không bị cơ quan thẩm tra trả về.
Đảm bảo không vượt tổng mức đầu tư được phê duyệt
Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất là tổng số vốn đề nghị quyết toán của toàn bộ dự án hoàn thành không được vượt quá tổng mức đầu tư đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc phê duyệt điều chỉnh. Đây là giới hạn đỏ về mặt pháp lý tài chính công.
Trong trường hợp chi phí thực tế phát sinh vượt quá tổng mức đầu tư do các nguyên nhân khách quan, chủ đầu tư bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các thủ tục trình duyệt điều chỉnh tổng mức đầu tư trước khi chính thức nộp hồ sơ đề nghị quyết toán.
Xác định tính hợp pháp và hợp lệ của chi phí đầu tư
Chi phí đầu tư được chấp nhận quyết toán phải là toàn bộ các khoản chi phí thực tế phát sinh hợp pháp trong suốt quá trình chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư để đưa dự án vào vận hành.
Tất cả các khoản chi phí này phải nằm trong phạm vi dự án được duyệt, áp dụng đúng hệ thống định mức xây dựng, đơn giá vật liệu, đơn giá nhân công và tuân thủ chặt chẽ các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng đã ký kết giữa các bên.
Nguyên tắc quyết toán theo từng dự án thành phần
Đối với các dự án quy mô lớn gồm nhiều hạng mục công trình hoặc tiểu dự án độc lập có thể vận hành và khai thác riêng biệt, người quyết định đầu tư có thể cho phép chủ đầu tư lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư cho từng dự án thành phần.
Sau khi toàn bộ dự án hoàn thành xây dựng, chủ đầu tư vẫn có trách nhiệm tổng hợp báo cáo quyết toán chung cho toàn bộ dự án để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán tổng thể toàn diện dự án.
Khuyến nghị thực tế cho thấy có ba nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại bao gồm: việc vượt tổng mức đầu tư khi chưa làm thủ tục điều chỉnh, thiếu sót nghiêm trọng trong hệ thống hồ sơ bản vẽ hoàn công và chậm trễ trong công tác thu hồi tạm ứng vốn đầu tư công.
Khi nào phải thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Xác định đúng mốc thời gian bắt đầu và hạn chót nộp hồ sơ là nghĩa vụ pháp lý của ban quản lý dự án nhằm tránh bị xử phạt hành chính do chậm trễ.
Thực hiện quyết toán sau khi bàn giao đưa vào sử dụng
Mốc thời gian bắt đầu thực hiện lập báo cáo quyết toán được tính ngay sau ngày công trình xây dựng hoàn thành nghiệm thu toàn bộ, bàn giao mặt bằng và đưa vào vận hành, khai thác sử dụng thực tế.
Thực hiện quyết toán khi dự án dừng thực hiện vĩnh viễn
Trường hợp dự án đầu tư bị dừng thực hiện vĩnh viễn, đình chỉ hoặc hủy bỏ theo văn bản cho phép của người có thẩm quyền quyết định đầu tư, chủ đầu tư không được bỏ lửng dự án mà phải lập tức tiến hành lập hồ sơ quyết toán đối với phần khối lượng công việc đã thực hiện được nghiệm thu thực tế.
Thời hạn bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán
Theo quy định tại Nghị định số 254/2025/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành được phân chia cụ thể tùy thuộc vào quy mô và nhóm dự án nhằm đảm bảo tính khả thi trong thực hiện.
| Loại nhóm dự án đầu tư | Hạn chót lập hồ sơ quyết toán | Thời hạn thực hiện thẩm tra quyết toán | Hạn định ban hành quyết định phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Dự án nhóm C | 04 tháng | 04 tháng | 15 ngày |
| Dự án nhóm B | 06 tháng | 05 tháng | 20 ngày |
| Dự án nhóm A | 09 tháng | 08 tháng | 30 ngày |
| Dự án quan trọng quốc gia | 09 tháng | 08 tháng | 30 ngày |
Mốc thời gian quy định trong bảng trên được tính từ ngày ký biên bản nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng hoặc ngày văn bản dừng thực hiện dự án có hiệu lực pháp luật.
Quy trình quyết toán vốn đầu tư xây dựng các bước chi tiết
Để hoàn thành công tác quyết toán một cách khoa học, chủ đầu tư cần triển khai công việc theo sơ đồ các bước logic, chặt chẽ dưới đây:
Bước một – Thu thập và tổng hợp hồ sơ chứng từ số liệu ban đầu
- Công việc cần làm là thu thập toàn bộ hồ sơ pháp lý, các quyết định điều chỉnh, hồ sơ nghiệm thu thực tế và chứng từ rút vốn.
- Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các quyết định phê duyệt dự án, phê duyệt dự toán thiết kế và hợp đồng đã ký kết.
- Kết quả cần đạt là thiết lập được bảng đối chiếu số liệu lũy kế cấp phát chuẩn xác với Kho bạc Nhà nước.
Bước hai – Thiết lập và hoàn thiện báo cáo quyết toán phía chủ đầu tư
- Công việc cần làm là phân loại toàn bộ chi phí phát sinh thực tế theo đúng cơ cấu danh mục xây lắp, thiết bị, quản lý và tư vấn.
- Hồ sơ cần chuẩn bị là các mẫu biểu báo cáo quyết toán tài chính dự án theo quy định của Bộ Tài chính.
- Kết quả cần đạt là xuất bản được dự thảo báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành của dự án.
Bước ba – Thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán
- Công việc cần làm là lựa chọn nhà thầu kiểm toán và ký kết hợp đồng kiểm toán độc lập để tiến hành rà soát chi tiết số liệu.
- Hồ sơ cần chuẩn bị là toàn bộ báo cáo quyết toán do chủ đầu tư lập cùng chứng từ gốc kèm theo hạng mục xây dựng.
- Kết quả cần đạt là phát hành báo cáo kiểm toán độc lập của dự án hoàn thành không chứa sai lệch lớn.
Bước tư – Nộp hồ sơ và thực hiện thẩm tra quyết toán
- Công việc cần làm là nộp hồ sơ quyết toán đã có báo cáo kiểm toán lên cơ quan tài chính cấp có thẩm quyền thẩm tra.
- Hồ sơ cần chuẩn bị gồm tờ trình phê duyệt, báo cáo kiểm toán và hệ thống hồ sơ pháp lý, nghiệm thu đồng bộ.
- Kết quả cần đạt là nhận được báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán chính thức từ cơ quan chủ trì thẩm tra.
Bước năm – Ban hành quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư
- Công việc cần làm là trình hồ sơ đã thẩm tra lên người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt phương án quyết toán.
- Hồ sơ cần chuẩn bị là báo cáo thẩm tra và dự thảo quyết định phê duyệt quyết toán do cơ quan tài chính chuẩn bị.
- Kết quả cần đạt là quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được ký ban hành chính thức.
Bước sáu – Thực hiện tất toán tài khoản và xử lý công nợ
- Công việc cần làm là thanh lý hợp đồng kinh tế với các nhà thầu thi công và thực hiện tất toán tài khoản dự án.
- Hồ sơ cần chuẩn bị là quyết định phê duyệt quyết toán, chứng từ thanh toán nợ và hồ sơ tất toán tài khoản.
- Kết quả cần đạt là đóng hoàn toàn tài khoản dự án tại hệ thống Kho bạc Nhà nước và xử lý sạch công nợ đối bên.
Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư xây dựng gồm những gì
Một bộ hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành đầy đủ và hợp lệ cần được phân loại khoa học thành các nhóm danh mục tài liệu rõ ràng. Bạn có thể tham khảo cơ cấu hồ sơ chuẩn mực dưới đây:
| Phân nhóm hồ sơ | Danh mục tài liệu chi tiết bắt buộc | Số lượng và tính chất pháp lý |
|---|---|---|
| Hồ sơ pháp lý dự án | Quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư, quyết định đầu tư, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và dự toán điều chỉnh. | Bản sao công chứng, lưu trữ đầy đủ qua các giai đoạn. |
| Hồ sơ nghiệm thu hoàn công | Bản vẽ hoàn công toàn bộ công trình, các biên bản nghiệm thu giai đoạn và nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng. | Bản gốc có chữ ký đóng dấu trực tiếp của các bên liên quan. |
| Hồ sơ thanh toán hợp đồng | Hợp đồng xây dựng, các phụ lục gia hạn hoặc bổ sung, bảng xác định khối lượng hoàn thành theo Mẫu số 03.a/TT. | Bản gốc hợp đồng kinh tế và chứng từ kiểm soát chi Kho bạc. |
| Chứng từ báo cáo quyết toán | Tờ trình phê duyệt quyết toán, báo cáo quyết toán chủ đầu tư lập và báo cáo kiểm toán độc lập kèm theo. | Bản gốc do chủ đầu tư lập và đơn vị kiểm toán phát hành. |
Sự phân tách rõ ràng này giúp kế toán dự án dễ dàng kiểm soát danh mục tài liệu khi sắp xếp hòm hồ sơ bàn giao, tránh việc thất lạc chứng từ gốc khi chuyển giao sang cơ quan tài chính thẩm tra.
Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư xây dựng bị trả lại khi nào
Trong thực tế rà soát tại cơ quan thẩm tra, việc hiểu rõ các lý do khiến hồ sơ bị trả lại sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm hàng tháng trời làm việc:
| Lỗi sai sót trong hồ sơ | Hậu quả pháp lý trực tiếp | Biện pháp xử lý của cơ quan thẩm tra |
|---|---|---|
| Chưa có văn bản duyệt phát sinh | Không chấp nhận đưa vào giá trị quyết toán. | Trả hồ sơ yêu cầu chủ đầu tư hoàn thiện thủ tục điều chỉnh dự toán. |
| Sai lệch số liệu Kho bạc | Nghi ngờ tính trung thực của dòng tiền đã giải ngân. | Trả hồ sơ yêu cầu đối chiếu lại số dư lũy kế thanh toán tạm ứng. |
| Thiếu bản vẽ hoàn công | Không đủ cơ sở rà soát khối lượng thực tế. | Trả hồ sơ và đình chỉ quá trình thẩm tra cho đến khi bổ sung đủ. |
| Thiếu biên bản nghiệm thu | Nghi ngờ chất lượng công trình xây dựng thực tế. | Trả hồ sơ, yêu cầu kiểm tra thực địa hoặc kiểm định chất lượng. |
Ví dụ, đối chiếu kỹ lưỡng bảng danh mục lỗi trên trước khi nộp hồ sơ trực tuyến sẽ giúp chủ đầu tư nâng cao tỷ lệ duyệt hồ sơ ngay từ lần trình nộp đầu tiên.
Thẩm tra và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Công tác thẩm tra và phê duyệt là chốt chặn cuối cùng do cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhằm đảm bảo mọi chi phí của dự án đều tuân thủ đúng pháp luật.
Phân cấp cơ quan chủ trì thẩm tra quyết toán
Sở Tài chính sẽ là cơ quan đầu mối chủ trì tổ chức thẩm tra quyết toán đối với toàn bộ các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Đối với các dự án cấp huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê duyệt, Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện sẽ đảm nhận vai trò chủ trì thẩm tra. Trong khi đó, bộ phận quản lý tài chính chuyên trách của các bộ, ngành trung ương sẽ chủ trì thẩm tra các dự án do Bộ trưởng phê duyệt.
Thẩm quyền ban hành quyết định phê duyệt quyết toán
Thẩm quyền ký quyết định phê duyệt quyết toán thuộc về người có thẩm quyền quyết định đầu tư dự án ban đầu. Đối với dự án do Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư, Thủ tướng sẽ phân cấp hoặc ủy quyền cho các bộ, ngành, địa phương thực hiện phê duyệt.
Thời hạn xử lý hồ sơ của cơ quan nhà nước
Thời hạn thẩm tra quyết toán được quy định rất cụ thể nhằm tránh tình trạng kéo dài gây đọng vốn của nhà thầu. Thời gian thẩm tra tối đa đối với dự án quan trọng quốc gia và nhóm A là 08 tháng, dự án nhóm B là 05 tháng và dự án nhóm C là 04 tháng kể từ ngày cơ quan thẩm tra nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Sau khi có kết quả thẩm tra, thời hạn tối đa để người có thẩm quyền ký quyết định phê duyệt quyết toán đối với dự án quan trọng quốc gia và nhóm A là 30 ngày, dự án nhóm B là 20 ngày và dự án nhóm C là 15 ngày.
Vai trò của kiểm toán trong quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Kiểm toán độc lập không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật đối với nhiều dự án mà còn là công cụ bảo vệ chủ đầu tư trước các sai sót tài chính nghiêm trọng.
Các trường hợp dự án bắt buộc phải thuê kiểm toán độc lập
Theo quy định pháp luật hiện hành, tất cả các dự án quan trọng quốc gia, dự án đầu tư công nhóm A và nhóm B khi hoàn thành đều bắt buộc phải thực hiện kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành trước khi trình nộp lên cơ quan thẩm tra.
Đối với các dự án nhóm C hoặc dự án quy mô nhỏ, nhà nước khuyến khích chủ đầu tư tự nguyện thuê đơn vị kiểm toán độc lập để kiểm tra số liệu nhằm đẩy nhanh tiến độ phê duyệt quyết toán.
Lợi ích của việc kiểm toán trước khi trình nộp hồ sơ
Việc thuê kiểm toán độc lập giúp chủ đầu tư phát hiện kịp thời các sai lệch về khối lượng tính toán, áp dụng sai đơn giá, định mức chi phí trước khi nộp lên cơ quan tài chính nhà nước.
Báo cáo kiểm toán độc lập cung cấp một cái nhìn khách quan, trung thực về số liệu tài chính dự án, từ đó giúp rút ngắn đáng kể thời gian thẩm tra của cơ quan tài chính cấp tỉnh hoặc cấp huyện. Điều này cũng giúp chủ đầu tư chủ động phòng ngừa các rủi ro xuất toán chi phí khi có các đoàn thanh tra, kiểm toán nhà nước vào làm việc sau này.
Các nội dung chi phí thường bị xuất toán khi kiểm toán
Các nguyên nhân dẫn đến việc xuất toán chi phí xây dựng công trình vô cùng đa dạng, tuy nhiên bảng tổng hợp dưới đây phản ánh chính xác nhất những lý do thường trực nhất:
| Khoản mục chi phí | Lý do xuất toán thường gặp khi kiểm toán | Biện pháp phòng ngừa cho chủ đầu tư |
|---|---|---|
| Chi phí xây lắp | Tính toán trùng lặp khối lượng giữa các bản vẽ thi công. | Yêu cầu tư vấn giám sát đo vẽ thực tế chi tiết. |
| Chi phí thiết bị | Thiếu chứng từ xuất xứ CO CQ, chứng từ hải quan đi kèm. | Đưa điều khoản bắt buộc cung cấp chứng từ vào hợp đồng. |
| Chi phí tư vấn | Áp dụng sai tỷ lệ phần trăm định mức chi phí quản lý. | Đối chiếu chặt chẽ bảng tính với quyết định duyệt dự toán. |
| Chi phí phát sinh | Thực hiện khối lượng phát sinh khi chưa được cấp thẩm quyền ký duyệt. | Tuân thủ quy trình ký phụ lục hợp đồng bổ sung giá trị. |
Sai lệch khối lượng nghiệm thu thực tế
Kiểm toán viên sẽ kiểm tra lại bản vẽ hoàn công đối chiếu với bản vẽ thiết kế để loại bỏ phần khối lượng tính thừa do bóc tách sai phương pháp hoặc do nhà thầu ghi khống số liệu.
Áp dụng sai định mức đơn giá vật tư
Việc áp dụng định mức hao phí vật tư không phù hợp với biện pháp thi công thực tế hoặc sử dụng đơn giá vật liệu sai lệch so với bảng công bố giá của Sở Xây dựng sẽ bị điều chỉnh giảm trừ giá trị quyết toán.
Chi phí phát sinh chưa đủ hồ sơ phê duyệt
Các hạng mục công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu nhưng không có biên bản xác nhận hiện trường hoặc chưa được người quyết định đầu tư phê duyệt chủ trương bằng văn bản sẽ bị xuất toán hoàn toàn.
Sai lệch chi phí tư vấn thiết kế và quản lý dự án
Các chi phí khảo sát, lập thiết kế kỹ thuật thường bị áp sai tỷ lệ phần trăm theo phân cấp công trình xây dựng, dẫn đến việc hạch toán chi phí quản lý dự án bị vượt định mức quy định.
Những sai sót phổ biến khi quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Rút kinh nghiệm từ các dự án thực tế giúp chủ đầu tư có thể chủ động phòng tránh các lỗi hệ thống thường gặp trong quá trình lập báo cáo quyết toán.
Sai lệch khối lượng giữa hồ sơ nghiệm thu và thực tế thi công
Đây là lỗi phổ biến nhất xuất hiện trong hầu hết các hồ sơ dự án hoàn thành được rà soát tại cơ quan tài chính.
Nguyên nhân dẫn đến sai lệch khối lượng
Sự thiếu trách nhiệm của bộ phận tư vấn giám sát khi không thực hiện đo vẽ thực tế tại hiện trường mà chỉ ký xác nhận dựa trên bảng tính lý thuyết của nhà thầu thi công.
Hậu quả đối với chủ đầu tư và nhà thầu
Toàn bộ phần giá trị chênh lệch thừa sẽ bị cơ quan thẩm tra quyết toán cắt giảm hoàn toàn, chủ đầu tư bị phê bình và nhà thầu phải chịu khoản khấu trừ tài chính lớn khi thanh lý hợp đồng.
Cách khắc phục dứt điểm sai sót khối lượng
Ban quản lý dự án cần yêu cầu các bên thực hiện nghiệm thu khối lượng đến đâu thì tiến hành hoàn thành bản vẽ hoàn công chi tiết đến đó và ký biên bản xác nhận khối lượng ba bên thực tế tại hiện trường.
Thiếu sót trong hồ sơ hoàn công và quản lý chất lượng
Nhiều dự án gặp khó khăn khi quyết toán do bản vẽ hoàn công không thể hiện đúng kích thước hình học thực tế xây dựng hoặc thiếu chữ ký xác nhận của đơn vị tư vấn giám sát, nhà thầu và chủ đầu tư.
Hệ thống hồ sơ quản lý chất lượng bị thiếu các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng ẩn giấu, biên bản nghiệm thu chuyển bước thi công quan trọng, dẫn đến việc cơ quan thẩm tra nghi ngờ tính trung thực của khối lượng công việc đã thực hiện.
Chi phí phát sinh chưa đủ căn cứ pháp lý phê duyệt
Trong quá trình thi công, nhiều hạng mục phát sinh ngoài hợp đồng được thực hiện ngay lập tức mà chưa có văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư của người có thẩm quyền quyết định đầu tư.
Chủ đầu tư và nhà thầu thi công cũng thường chậm trễ trong việc lập dự toán bổ sung hoặc chưa tiến hành ký kết phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá trị phát sinh theo đúng quy định pháp luật về hợp đồng xây dựng.
Chưa giải quyết dứt điểm công nợ và thu hồi tạm ứng quá hạn
Nhiều dự án hoàn thành nhưng tỷ lệ tạm ứng vốn đầu tư công vẫn chưa được thu hồi đầy đủ theo đúng lộ trình quy định lũy kế thanh toán của Nghị định số 254/2025/NĐ-CP, dẫn đến tình trạng nợ đọng kéo dài qua nhiều năm ngân sách.
Mối quan hệ tài chính, công nợ phải thu, phải trả giữa chủ đầu tư, nhà thầu chính và các nhà thầu phụ chưa được đối chiếu xác nhận dứt điểm khi bàn giao công trình cũng gây tắc nghẽn công tác quyết toán tổng thể.
Sai sót trong việc phân loại tài sản hình thành sau đầu tư
Lỗi hạch toán tài sản thường xảy ra khi kế toán chủ đầu tư tính gộp toàn bộ các chi phí không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định vào giá trị tài sản bàn giao cho đơn vị sử dụng.
Việc phân loại không đúng nhóm tài sản công dẫn đến việc tính khấu hao, hao mòn tài sản sau bàn giao bị sai lệch so với các hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính.
Kinh nghiệm thực tế khi lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Để quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi, việc lập kế hoạch kiểm soát hồ sơ một cách chủ động là chiến lược giúp các chủ đầu tư cán đích dự án thành công.
Chuẩn bị hồ sơ ngay từ khi thi công công trình
Chủ đầu tư cần thiết lập thói quen lưu trữ hồ sơ pháp lý, biên bản nghiệm thu chất lượng công việc xây lắp một cách hệ thống theo từng tháng thi công, tuyệt đối không để dồn hồ sơ chứng từ gốc đến khi công trình hoàn thành mới bắt đầu tìm kiếm.
Thực hiện đối chiếu số liệu định kỳ với Kho bạc Nhà nước hằng quý
Việc chủ động phối hợp với Kho bạc Nhà nước để đối chiếu lũy kế số vốn đã thanh toán, số dư tạm ứng chưa thu hồi hằng quý giúp kế toán ban quản lý dự án xử lý kịp thời các sai lệch số liệu tài chính trước kỳ báo cáo năm.
Tiến hành kiểm toán báo cáo quyết toán trước khi trình thẩm tra
Đối với dự án không thuộc diện bắt buộc, chủ đầu tư vẫn nên cân nhắc thuê đơn vị kiểm toán độc lập rà soát trước số liệu. Báo cáo kiểm toán này giúp phát hiện ra các sai sót về định mức, đơn giá và là cơ sở thuyết minh tin cậy giúp cơ quan tài chính rút ngắn thời gian thẩm tra quyết toán thực tế.
Số hóa hệ thống hồ sơ và chứng từ quyết toán
Áp dụng các công cụ lưu trữ đám mây và số hóa tài liệu kỹ thuật giúp các bên liên quan dễ dàng truy xuất thông tin, phối hợp giải trình số liệu nhanh chóng khi có yêu cầu từ các cơ quan kiểm tra cấp trên.
Theo thống kê từ thực tế hoạt động của các đơn vị kiểm toán xây dựng độc lập, việc ứng dụng quản trị tài chính hiện đại là giải pháp tối ưu cho mọi loại công trình công và tư nhân.
Câu hỏi thường gặp về quyết toán vốn đầu tư xây dựng
Dưới đây là phần giải đáp chi tiết cho những thắc mắc phổ biến nhất của các doanh nghiệp và chủ đầu tư trong quá trình triển khai công tác quyết toán dự án hoàn thành.
Dự án nào bắt buộc phải thực hiện kiểm toán độc lập?
Các dự án sử dụng vốn đầu tư công thuộc nhóm quan trọng quốc gia, dự án nhóm A và dự án nhóm B bắt buộc phải thuê doanh nghiệp kiểm toán độc lập để thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán trước khi trình nộp hồ sơ lên cơ quan thẩm tra quyết toán có thẩm quyền.
Hành vi chậm nộp hồ sơ quyết toán bị xử phạt như thế nào?
Hành vi chậm lập và nộp báo cáo quyết toán dự án hoàn thành của chủ đầu tư sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động đầu tư xây dựng. Đồng thời, người đứng đầu ban quản lý dự án sẽ bị xem xét phê bình, hạ bậc xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm.
Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng phải lưu trữ bao lâu?
Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư hoàn thành đối với các dự án nhóm quan trọng quốc gia, nhóm A, B và các công trình cấp đặc biệt, cấp một bắt buộc phải được lưu trữ vĩnh viễn tại kho lưu trữ lịch sử. Đối với các dự án nhóm C khác, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm kể từ ngày ban hành quyết định phê duyệt quyết toán.
Có thể quyết toán riêng cho từng hạng mục công trình không?
Chủ đầu tư hoàn toàn có thể lập hồ sơ quyết toán riêng cho từng hạng mục công trình hoặc tiểu dự án thành phần nếu hạng mục đó đã hoàn thành hoàn chỉnh, có khả năng vận hành khai thác độc lập và được người có thẩm quyền quyết định đầu tư chấp thuận bằng văn bản phê duyệt từ giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án.
Chi phí thẩm tra và phê duyệt quyết toán được xét định thế nào?
Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán và chi phí thuê kiểm toán được xét định bằng cách áp dụng tỷ lệ phần trăm nội suy trên tổng giá trị đề nghị quyết toán của dự án hoàn thành theo đúng bảng định mức quy định tại Nghị định số 254/2025/NĐ-CP và được tính vào khoản mục chi phí khác thuộc tổng mức đầu tư dự án.
Có được quyết toán khi công trình chưa tất toán công nợ không?
Pháp luật cho phép lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư ngay khi dự án hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng để xác định giá trị phê duyệt quyết toán làm cơ sở tài chính cuối cùng. Sau khi có quyết định phê duyệt quyết toán chính thức, chủ đầu tư mới tiến hành thanh toán nốt các khoản công nợ chưa tất toán cho nhà thầu.
Cơ quan nào kiểm tra hồ sơ quyết toán?
Cơ quan thẩm tra quyết toán cấp tỉnh là Sở Tài chính đối với các dự án thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, và Phòng Tài chính - Kế hoạch đối với các dự án cấp huyện. Đối với các công trình trung ương, cơ quan tài chính chuyên trách của các bộ, ngành sẽ đảm nhận việc kiểm tra hồ sơ.
Quyết toán vốn đầu tư xây dựng có bắt buộc nộp online không?
Theo tinh thần cải cách hành chính tại Nghị định số 193/2026/NĐ-CP, việc nộp báo cáo quyết toán và hệ thống hồ sơ kèm theo được khuyến khích thực hiện trực tuyến qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước nhằm tối giản hóa quy trình và rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính.
Kết luận
Quyết toán vốn đầu tư xây dựng là nhiệm vụ then chốt đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa năng lực kỹ thuật công trình và trình độ kế toán chuyên sâu. Việc chủ động kiểm soát số liệu, hoàn thiện hồ sơ pháp lý và nắm vững các quy định mới của Nghị định số 193/2026/NĐ-CP là chìa khóa để chủ đầu tư đẩy nhanh tiến độ phê duyệt dự án hoàn thành. Để giải quyết dứt điểm các vướng mắc phức tạp trong hồ sơ quyết toán, sự đồng hành chuyên môn từ các đơn vị tư vấn thuế, kế toán và kiểm toán dày dặn kinh nghiệm như MAN – Master Accountant Network sẽ là điểm tựa vững chắc giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tài chính đầu tư và phòng ngừa tối đa mọi rủi ro xuất toán sau này.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: ma*@*****et.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
