Khi một dự án xây dựng hoàn thành và tiến hành quyết toán, buổi kiểm toán tại hiện trường là bước then chốt đánh giá tính hợp lý của báo cáo tài chính. Đây là một tình huống kiểm toán quyết toán thực tế, trong đó đoàn kiểm toán sẽ rà soát hồ sơ, xác minh công việc và làm việc với chủ đầu tư, nhà thầu để đưa ra kết luận cuối cùng. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua từng giai đoạn của một buổi kiểm toán quyết toán điển hình – từ khâu chuẩn bị trước buổi làm việc đến lập biên bản và xử lý kiến nghị – nhằm giúp bạn nắm vững quy trình và cách thức thực hiện hiệu quả.

Giới thiệu tình huống

Dự án được lựa chọn là một dự án xây dựng hạ tầng giao thông do Ban Quản lý Dự án Trường Sơn làm chủ đầu tư, triển khai trong 2 năm, tổng giá trị quyết toán gần 50 tỷ đồng. Quy mô công trình bao gồm một cầu bê tông kết cấu lớn và đường nối, đã hoàn thành chính thức và đang chuẩn bị quyết toán. Đoàn kiểm toán gồm 2 kiểm toán viên chính và 1 chuyên viên, đại diện Kiểm toán Nhà nước khu vực miền Trung. Thành phần tham gia tại buổi kiểm toán gồm có đại diện chủ đầu tư (Ban Quản lý), bên tư vấn giám sát và đại diện nhà thầu thi công chính. Mục tiêu là kiểm tra, thẩm định báo cáo quyết toán và các chứng từ liên quan, đảm bảo quá trình đầu tư tuân thủ quy định và số liệu phản ánh trung thực.

Diễn biến buổi kiểm toán

Trước buổi kiểm toán

Trước khi đến hiện trường, đội kiểm toán đã chuẩn bị kế hoạch chi tiết và yêu cầu cung cấp bộ hồ sơ quyết toán dự án. Đoàn tham khảo hồ sơ tổng hợp đã thu thập qua công tác kiểm toán văn phòng, theo đúng quy trình: chuẩn bị kế hoạch, thu thập, tổng hợp thông tin dự án và lên lịch kiểm toán. Các tài liệu quan trọng gồm hợp đồng xây dựng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và báo cáo quyết toán của chủ đầu tư được gửi trước cho kiểm toán viên. Bên cạnh đó, kiểm toán viên liên hệ các bên liên quan để thống nhất lịch làm việc và phòng họp tại công trường, đảm bảo mọi người tham gia đều được thông báo trước về mục đích, thời gian, địa điểm của buổi kiểm toán.

Mở đầu buổi làm việc

Vào ngày kiểm toán, đoàn kiểm toán và các bên có mặt đúng giờ tại văn phòng Ban Quản lý dự án trên công trường. Buổi làm việc mở đầu bằng phần giới thiệu thành phần tham dự và nêu rõ mục tiêu của cuộc kiểm toán: rà soát tính chính xác và hợp lý của báo cáo quyết toán dự án. Đoàn kiểm toán chủ động trình bày chương trình làm việc, phương pháp kiểm tra (kiểm tra hồ sơ và khảo sát thực tế) để các bên nắm. Tại đây, thủ tục mở đầu bao gồm kiểm tra lại danh sách thành viên, xem xét điều kiện an ninh, an toàn lao động nếu cần (đối với kiểm toán hiện trường), và xác nhận địa điểm họp (thường là phòng họp của chủ đầu tư tại công trường).

Kiểm tra hồ sơ tại chỗ

Sau phần mở đầu, đoàn chuyển sang kiểm tra hồ sơ tại chỗ. Các kiểm toán viên đối chiếu bộ hồ sơ quyết toán đã thu thập với hiện trường: xem xét chi tiết hợp đồng ký kết, các biên bản nghiệm thu, thanh toán từng giai đoạn và báo cáo quyết toán cuối cùng. Đoàn rà soát tính hợp lệ của chứng từ thanh toán (hóa đơn, chứng nhận giá trị hoàn thành), khối lượng nghiệm thu và giá trị hợp đồng đã điều chỉnh. Mọi điểm sai khác giữa báo cáo quyết toán và hồ sơ gốc đều được ghi chú lại. Mục tiêu của bước này là phát hiện các sai sót, chênh lệch số liệu hoặc chứng từ thiếu sót trước khi xuống khảo sát thực tế, từ đó nắm được tình hình tài chính cơ bản của dự án.

Kiểm tra hiện trường

Sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ, đoàn kiểm toán di chuyển tới khu vực công trường (làm việc trực tiếp tại hiện trường) để xác minh thực tế. Tại đây, kiểm toán viên tham quan các hạng mục chính (ví dụ cầu và đường), đối chiếu khối lượng thi công thực tế với khối lượng đã nghiệm thu trong hồ sơ. Mục đích là kiểm tra tính chính xác về số liệu (dài, rộng, cao của công trình), chất lượng thi công so với yêu cầu kỹ thuật và tiến độ tổng thể. Đoàn chú trọng đến một số hạng mục trọng yếu như khối bê tông, cốt thép, cống thoát nước… Các phát hiện ngoài mong đợi (chẳng hạn phát hiện công đoạn chưa hoàn thành nhưng đã thanh toán) được ghi nhận chi tiết. Trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên không sử dụng hình ảnh hay video ghi lại, mà tập trung quan sát và ghi chép cẩn thận để phục vụ cho biên bản làm việc.

Làm việc với các bên liên quan

Trong suốt buổi kiểm toán hiện trường, bên cạnh việc kiểm tra hồ sơ và khảo sát, đoàn kiểm toán liên tục trao đổi với đại diện chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát. Mỗi khi phát hiện điểm cần làm rõ, kiểm toán viên đặt câu hỏi và yêu cầu giải trình trực tiếp. Ví dụ, kiểm toán viên có thể hỏi nhà thầu về chi tiết khối lượng thực hiện hay căn cứ thanh toán một hạng mục cụ thể. Phần lớn trong buổi làm việc, mỗi ý kiến của kiểm toán viên được hai bên đối đáp dựa trên tài liệu chứng minh. Nếu nhà thầu hoặc chủ đầu tư có thêm chứng từ chưa đưa ra trước đó, họ lập tức bổ sung. Quá trình làm việc diễn ra dân chủ, song cũng giữ tính nghiêm túc: mọi thông tin và bất đồng đều được ghi nhận để xem xét tiếp. Mục tiêu là thống nhất các con số, làm rõ nguyên nhân nếu có bất đồng, và ghi nhận toàn bộ quá trình kiểm toán một cách khách quan, minh bạch.

Lập biên bản buổi kiểm toán

Cuối buổi làm việc, đoàn kiểm toán tiến hành lập biên bản kiểm toán. Biên bản là tài liệu quan trọng ghi nhận lại toàn bộ nội dung và kết quả buổi kiểm toán hiện trường. Một biên bản kiểm toán điển hình sẽ gồm các nội dung: thông tin chung (tên biên bản, thời gian, địa điểm), thành phần tham gia (đoàn kiểm toán và đại diện các bên), căn cứ pháp lý hoặc hợp đồng điều chỉnh quyết toán, và mục tiêu kiểm toán. Tiếp theo là các nội dung đã thực hiện: những hạng mục đã kiểm tra, kết quả kiểm tra hồ sơ và hiện trường, bao gồm các con số chi tiết (khối lượng, giá trị) và những sai sót hay điểm chưa hợp lệ. Cuối phần nội dung sẽ là phần kết luận và kiến nghị của kiểm toán viên về việc phê duyệt báo cáo quyết toán; nếu có điểm chưa rõ ràng, biên bản sẽ ghi rõ vấn đề và kiến nghị hai bên xử lý tiếp. Biên bản kết thúc bằng chữ ký của người lập biên bản, trưởng đoàn kiểm toán và đại diện đơn vị được kiểm toán để xác nhận tính chính xác. Để lập biên bản, kiểm toán viên thường dựa theo mẫu biên bản chuẩn của Kiểm toán Nhà nước (ví dụ mẫu số 12/BBKT kèm theo QĐ 01/2023/QĐ-KTNN), ghi chép cẩn thận theo thứ tự sự kiện đã diễn ra để đảm bảo đầy đủ và minh bạch.

Phản hồi sau kiểm toán

Sau buổi làm việc hiện trường, đoàn kiểm toán tiến hành tổng hợp kết quả và biên soạn báo cáo kiểm toán quyết toán dự án. Các phát hiện và kiến nghị ghi trong biên bản sẽ được xem xét, phân loại theo mức độ nghiêm trọng. Đoàn thảo luận nội bộ để thống nhất quan điểm cuối cùng trước khi hoàn thành báo cáo chính thức. Kết quả kiểm toán sau đó được gửi cho chủ đầu tư và các bên liên quan trong thời gian quy định (ví dụ, theo quy trình thông thường, báo cáo kiểm toán hoàn thành trong vòng 30 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm toán tại hiện trường). Trong báo cáo có phần tóm tắt buổi kiểm toán hiện trường và các ý kiến đóng góp; nếu có kiến nghị, báo cáo sẽ hướng dẫn cách khắc phục hoặc điều chỉnh báo cáo quyết toán. Trường hợp biên bản có các nội dung hai bên chưa thống nhất (ví dụ nhà thầu không đồng ý một hạng mục chi phí), đoàn kiểm toán ghi rõ trong báo cáo rằng vấn đề sẽ được báo cáo lên cấp trên theo quy định để giải quyết. Đồng thời, đoàn kiểm toán sẽ theo dõi quá trình chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ và sẽ kiểm tra lại nếu cần, đảm bảo các kiến nghị được xử lý triệt để.

Bài học & hướng dẫn áp dụng

• Lập kế hoạch kỹ lưỡng: Trước khi đi kiểm toán hiện trường, kiểm toán viên cần nghiên cứu kỹ hồ sơ và xây dựng checklist công việc cụ thể. Xác định rõ khối lượng trọng yếu và vị trí cần kiểm tra để tận dụng thời gian hiệu quả. Việc chuẩn bị tốt giúp buổi kiểm toán hiện trường diễn ra suôn sẻ.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Đảm bảo thu thập mọi chứng từ liên quan (hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn…) trước khi đến hiện trường. Một bộ hồ sơ đầy đủ giúp việc đối chiếu nhanh chóng và chính xác.
• Làm việc khách quan, minh bạch: Trong suốt quá trình, kiểm toán viên phải giữ lập trường khách quan, sử dụng chứng từ làm căn cứ và tránh giả định chủ quan. Mọi thông tin trao đổi với chủ đầu tư và nhà thầu đều nên được ghi nhận rõ trong biên bản.
• Kiểm tra chéo số liệu: So sánh khối lượng và chi phí trên báo cáo với thực tế công trường để phát hiện sai lệch. Nếu có chênh lệch, cần làm rõ nguyên nhân (ví dụ là phát sinh công việc bổ sung hay lỗi nhẩm giá).
• Chú ý điểm trọng yếu: Ưu tiên kiểm tra các hạng mục có giá trị lớn hoặc dễ sai sót (như phần thô, bê tông, thiết bị cơ khí). Đánh dấu các điểm cần kiểm tra chi tiết để tránh bỏ sót.

• Ghi biên bản đầy đủ: Khi lập biên bản kiểm toán tại công trường, hãy trình bày nội dung theo thứ tự diễn biến công việc, nêu rõ kết luận và ý kiến của mỗi bên. Kiểm tra lại biên bản trước khi gửi cho các bên xác nhận để tránh sai sót về thông tin.
• Theo dõi xử lý kiến nghị: Sau kiểm toán, đảm bảo theo dõi việc khắc phục kiến nghị và hoàn thiện báo cáo quyết toán. Việc này giúp đảm bảo giá trị của kiểm toán được bảo lưu và tạo tính minh bạch cho dự án.

Các câu hỏi thường gặp

• Một buổi kiểm toán hiện trường kéo dài bao lâu?

Thời gian của một buổi kiểm toán tại hiện trường thường là một ngày làm việc, khoảng 6–8 giờ, tùy vào quy mô và phạm vi dự án. Với các công trình lớn, có thể sẽ chia thành nhiều buổi làm việc để kiểm tra hết tất cả các hạng mục.

• Mẫu biên bản kiểm toán gồm những mục nào?

Một biên bản kiểm toán thường bao gồm: thông tin chung (tên biên bản, thời gian, địa điểm); thành phần tham gia; căn cứ kiểm toán; nội dung kiểm tra và kết quả phát hiện; ý kiến các bên; ý kiến kết luận và kiến nghị; cuối cùng là chữ ký của người lập biên bản và đại diện các bên. Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản kiểm toán chuẩn do Kiểm toán Nhà nước ban hành để biết chi tiết các phần này.

• Làm gì khi nhà thầu không thống nhất kết luận tại chỗ?

Khi nhà thầu phản đối hoặc không đồng ý với kết luận của kiểm toán viên, các ý kiến này cần được ghi rõ trong biên bản kiểm toán. Kiểm toán viên nên xem xét và giải thích các căn cứ chứng từ, đồng thời yêu cầu nhà thầu cung cấp thêm tài liệu nếu cần. Nếu vẫn chưa thống nhất, kiểm toán viên đề nghị đưa vấn đề lên cấp quản lý cấp trên hoặc Ủy ban Kế toán Nhà nước để xem xét. Điều quan trọng là giữ lập trường khách quan, đồng thời thể hiện rằng mọi bất đồng đều được ghi nhận đầy đủ trong báo cáo cuối cùng để có cơ sở xử lý theo quy định.

Kết luận

Một buổi kiểm toán quyết toán không chỉ là bước đánh giá số liệu tài chính mà còn là quá trình xác minh tính minh bạch, tuân thủ và hiệu quả của quá trình đầu tư xây dựng. Qua tình huống điển hình nêu trên, có thể thấy rằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tác phong làm việc chuyên nghiệp, và khả năng phối hợp hiệu quả giữa các bên là yếu tố quyết định thành công của buổi kiểm toán. Hiểu rõ quy trình, nắm chắc các bước kiểm tra từ hồ sơ đến hiện trường và cách xử lý các phát hiện giúp kiểm toán viên và đơn vị được kiểm toán đạt được sự đồng thuận cao, từ đó hoàn thiện báo cáo quyết toán đúng quy định, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả đầu tư công.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
  Email: man@man.net.vn