Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng là căn cứ để xác định giá trị công việc được thanh toán theo từng giai đoạn thực hiện hợp đồng. Thành phần hồ sơ không áp dụng giống nhau cho mọi trường hợp mà phụ thuộc vào loại hợp đồng, giá hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

Từ ngày 01/07/2026, Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và Nghị định 210/2026/NĐ-CP là những căn cứ quan trọng khi xem xét việc thanh toán hợp đồng xây dựng. Trong đó, Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định về hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng, bao gồm nguyên tắc chung và thành phần chủ yếu đối với từng loại hợp đồng.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng là gì

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng là tập hợp các tài liệu do bên nhận thầu lập để xác nhận công việc hoặc kết quả đã hoàn thành và làm cơ sở xác định giá trị thanh toán. Theo khoản 1 Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP, hồ sơ phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm cả biểu mẫu nếu có.

Điều này có nghĩa không tồn tại một bộ hồ sơ thanh toán duy nhất áp dụng cho tất cả hợp đồng xây dựng. Cùng là công trình xây dựng nhưng hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh hay hợp đồng theo kết quả đầu ra có căn cứ xác định giá trị thanh toán khác nhau.

Đối với hợp đồng xây dựng thuộc dự án đầu tư công và dự án PPP, Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định thành phần chủ yếu của hồ sơ thanh toán theo từng loại hợp đồng. Khi lập hoặc kiểm tra hồ sơ, cần đồng thời đối chiếu quy định pháp luật với chính hợp đồng đã ký kết.

Thành phần hồ sơ thanh toán theo từng loại hợp đồng

Thành phần hồ sơ thanh toán cần được xác định theo phương thức hình thành giá trị của hợp đồng. Việc phân loại này đặc biệt quan trọng trong kiểm soát chi phí vì mỗi loại hợp đồng đặt trọng tâm kiểm tra vào một nhóm căn cứ khác nhau.

Bảng trên chỉ mang tính khái quát để xác định hướng kiểm tra. Thành phần hồ sơ cụ thể vẫn phải đối chiếu với hợp đồng và quy định tương ứng tại Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng trọn gói

Đối với hợp đồng trọn gói, hồ sơ thanh toán tập trung vào việc xác nhận công việc hoàn thành phù hợp với phạm vi công việc phải thực hiện theo hợp đồng. Cách xác định này khác với hợp đồng theo đơn giá, nơi khối lượng thực tế thường là căn cứ quan trọng để tính giá trị thanh toán.

Hồ sơ chủ yếu có thể bao gồm biên bản nghiệm thu khối lượng hoặc công việc hoàn thành trong giai đoạn thanh toán, bảng tính giá trị công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng nếu có và đề nghị thanh toán.

Đề nghị thanh toán cần thể hiện các khoản giá trị liên quan theo quy định và thỏa thuận của hợp đồng, bao gồm giá trị công việc hoàn thành, giá trị phát sinh nếu có, các khoản giảm trừ tiền tạm ứng và giá trị đề nghị thanh toán sau bù trừ. Với hợp đồng thi công xây dựng, nội dung nghiệm thu phải phù hợp với phạm vi công việc và yêu cầu của hợp đồng. Với hợp đồng tư vấn, việc xác nhận cần gắn với nhiệm vụ tư vấn và sản phẩm phải hoàn thành.

Vì vậy, không nên hiểu “trọn gói” là không cần nghiệm thu. Điểm cần phân biệt nằm ở cơ sở xác định giá trị thanh toán và phạm vi công việc được nghiệm thu.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng theo đơn giá cố định

Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định, hồ sơ thanh toán tập trung vào khối lượng công việc thực tế hoàn thành và đơn giá đã xác định trong hợp đồng. Nếu có khối lượng tăng hoặc giảm hoặc công việc chưa có đơn giá, hồ sơ phải thể hiện căn cứ xác định giá trị tương ứng theo quy định và thỏa thuận.

Khi kiểm tra, cần đối chiếu biên bản nghiệm thu với khối lượng đề nghị thanh toán, sau đó đối chiếu đơn giá áp dụng với hợp đồng và các tài liệu điều chỉnh được phê duyệt nếu có. Đề nghị thanh toán cần thể hiện giá trị khối lượng hoàn thành, giá trị công việc phát sinh nếu có, các khoản giảm trừ và số tiền thực tế đề nghị thanh toán.

Điểm cần lưu ý là không nên chỉ kiểm tra tổng giá trị trên bảng thanh toán. Giá trị đó phải có khả năng truy xuất về khối lượng nghiệm thu và đơn giá làm cơ sở tính toán.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh

Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, hồ sơ thanh toán cần thể hiện khối lượng công việc thực tế hoàn thành cùng đơn giá hoặc giá đã được điều chỉnh theo cơ chế quy định trong hợp đồng. Đây là điểm khiến hồ sơ của hợp đồng đơn giá điều chỉnh có yêu cầu kiểm tra sâu hơn so với hợp đồng đơn giá cố định.

Ngoài biên bản nghiệm thu khối lượng, cần kiểm tra bảng tính giá trị và căn cứ điều chỉnh đơn giá theo thỏa thuận. Nếu có công việc chưa có đơn giá, hồ sơ phải thể hiện căn cứ xác định đơn giá và giá trị của phần công việc đó theo quy định áp dụng.

Về kiểm soát chi phí, cần tách bạch hai vấn đề: khối lượng công việc đã hoàn thành có chính xác hay không và đơn giá áp dụng cho khối lượng đó có được xác định đúng cơ chế điều chỉnh hay không. Đây là một trong những điểm dễ phát sinh sai lệch nếu bộ phận kiểm tra chỉ đối chiếu khối lượng mà không kiểm tra cơ sở điều chỉnh giá.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng theo thời gian

Hồ sơ thanh toán hợp đồng theo thời gian phải chứng minh thời gian làm việc thực tế và giá trị tương ứng theo đơn giá hoặc mức thù lao đã thỏa thuận. Thành phần hồ sơ được quy định riêng theo phương thức hợp đồng tại Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP.

Tùy nội dung hợp đồng, hồ sơ có thể bao gồm biên bản nghiệm thu thời gian làm việc thực tế hoặc bảng chấm công, đề nghị thanh toán và bảng tính giá trị đối với phần công việc phát sinh hoặc chuyên gia chưa có mức thù lao được xác định trong hợp đồng.

Đối với công việc tư vấn khó xác định khối lượng hoàn thành và chỉ mang tính tương đối, việc xác định có thể căn cứ vào hồ sơ, tài liệu hoặc sản phẩm đã hoàn thành và được bên giao thầu xác nhận phù hợp với giai đoạn thanh toán đã thỏa thuận.

Do đó, hồ sơ thanh toán theo thời gian cần được kiểm tra đồng thời về thời gian thực hiện, người thực hiện, sản phẩm hoặc công việc tương ứng và đơn giá hoặc mức thù lao áp dụng.

Hồ sơ thanh toán theo các phương thức đặc thù

Các hợp đồng theo chi phí cộng phí, theo kết quả đầu ra hoặc theo tỷ lệ phần trăm có cơ chế hình thành giá trị khác với hợp đồng thanh toán theo khối lượng và đơn giá. Vì vậy, không nên áp dụng máy móc cùng một phương pháp kiểm tra cho tất cả loại hợp đồng.

Hợp đồng theo chi phí cộng phí

Hồ sơ thanh toán theo chi phí cộng phí cần phản ánh cơ sở hình thành chi phí thực tế và các khoản phí, lợi nhuận được xác định theo hợp đồng.

Trọng tâm kiểm tra không chỉ là tổng số tiền đề nghị thanh toán mà còn là khả năng chứng minh từng nhóm chi phí được đưa vào giá trị thanh toán. Các khoản chi phí phải được đối chiếu với phạm vi công việc, điều kiện hợp đồng và tài liệu làm căn cứ xác định giá trị.

Hợp đồng theo kết quả đầu ra

Hồ sơ thanh toán hợp đồng theo kết quả đầu ra tập trung vào kết quả hoặc sản phẩm đã hoàn thành và được nghiệm thu. Căn cứ thanh toán phải thể hiện được mối liên hệ giữa kết quả đầu ra, điều kiện nghiệm thu và giá trị được thanh toán.

Với phương thức này, câu hỏi kiểm tra quan trọng không chỉ là hồ sơ có đủ chứng từ hay không mà còn là kết quả đầu ra đã đáp ứng đúng điều kiện thanh toán trong hợp đồng hay chưa.

Hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm

Đối với hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm, giá trị thanh toán được xác định trên cơ sở công việc hoàn thành và tỷ lệ đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Hồ sơ cần thể hiện công việc hoàn thành trong giai đoạn thanh toán, giá trị phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng nếu có và số tiền đề nghị thanh toán sau khi xử lý các khoản giảm trừ, tạm ứng theo quy định và thỏa thuận.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng theo giá kết hợp

Hợp đồng theo giá kết hợp sử dụng nhiều phương thức xác định giá cho các phần công việc khác nhau. Vì vậy, hồ sơ thanh toán phải được xác định tương ứng với từng phương thức giá được áp dụng trong hợp đồng.

Ví dụ, một hợp đồng có thể có phần công việc áp dụng giá trọn gói và phần khác áp dụng đơn giá điều chỉnh. Khi đó, phần trọn gói được kiểm tra theo căn cứ của hợp đồng trọn gói, trong khi phần đơn giá điều chỉnh phải kiểm tra khối lượng, đơn giá và cơ chế điều chỉnh tương ứng.

Cách phân tách này giúp tránh tình trạng lấy một phương pháp xác định giá áp dụng cho toàn bộ hợp đồng trong khi hợp đồng thực tế sử dụng nhiều cơ chế khác nhau.

Các trường hợp đặc biệt khi lập hồ sơ thanh toán

Ngoài loại hợp đồng và phương thức giá, một số trường hợp đặc thù có thể ảnh hưởng đến cách xác định khối lượng, kết quả hoặc giá trị thanh toán. Khi đó, hồ sơ cần được xem xét theo bản chất công việc và điều kiện thực tế của hợp đồng.

Trường hợp cung cấp thiết bị

Đối với công việc cung cấp thiết bị, căn cứ xác định khối lượng hoàn thành cần được đối chiếu với phạm vi cung cấp và điều kiện giao nhận, nghiệm thu trong hợp đồng.

Tùy trường hợp, hồ sơ có thể liên quan đến hóa đơn, chứng từ, vận đơn, biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị và các tài liệu khác theo thỏa thuận. Không nên mặc định mọi hợp đồng cung cấp thiết bị đều phải có một bộ chứng từ giống nhau.

Điểm quan trọng khi kiểm tra là xác định thiết bị đã đáp ứng đúng điều kiện giao nhận và nghiệm thu để trở thành căn cứ thanh toán hay chưa.

Trường hợp tư vấn khó xác định khối lượng hoàn thành

Đối với công việc tư vấn có khối lượng hoàn thành khó xác định và chỉ mang tính tương đối, căn cứ xác định có thể là hồ sơ, tài liệu hoặc sản phẩm mà bên nhận thầu đã hoàn thành và được bên giao thầu xác nhận phù hợp với giai đoạn thanh toán.

Trong trường hợp này, hồ sơ nghiệm thu sản phẩm tư vấn có vai trò quan trọng. Cần đối chiếu sản phẩm thực tế với nhiệm vụ tư vấn, phạm vi công việc và giai đoạn thanh toán đã thỏa thuận.

Trường hợp tạm thanh toán

Tạm thanh toán không đồng nghĩa với việc loại bỏ căn cứ chứng minh giá trị thanh toán. Hồ sơ vẫn phải được xem xét theo trường hợp cụ thể và các điều kiện được quy định trong hợp đồng và pháp luật áp dụng.

Khi lập hồ sơ, cần phân biệt phần công việc đã đủ điều kiện xác nhận với phần chưa đủ điều kiện. Việc tạm thanh toán phải được xử lý theo cơ chế áp dụng cho hợp đồng thay vì sử dụng khái niệm “tạm thanh toán” để thay thế toàn bộ hồ sơ chứng minh giá trị.

Hợp đồng sử dụng vốn ODA hoặc vốn vay ưu đãi nước ngoài

Đối với hợp đồng sử dụng vốn ODA hoặc vốn vay ưu đãi nước ngoài, ngoài quy định pháp luật trong nước cần xem xét các thỏa thuận, điều ước quốc tế và yêu cầu của nhà tài trợ có liên quan nếu thuộc phạm vi áp dụng.

Vì vậy, không nên lấy bộ hồ sơ của một hợp đồng sử dụng nguồn vốn trong nước để áp dụng máy móc cho hợp đồng có yêu cầu riêng về hồ sơ và điều kiện thanh toán từ nguồn vốn nước ngoài.

Cách kiểm tra hồ sơ thanh toán trước khi trình duyệt

Kiểm tra hồ sơ thanh toán không nên bắt đầu bằng việc đếm số lượng chứng từ. Cách kiểm tra hiệu quả hơn là xác định căn cứ hình thành giá trị thanh toán rồi đối chiếu lần lượt giữa hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, khối lượng hoặc kết quả hoàn thành, giá trị, phát sinh, tạm ứng, giảm trừ và số tiền đề nghị thanh toán.

Kiểm tra loại hợp đồng và điều khoản thanh toán

Bước đầu tiên là xác định loại hợp đồng, phương thức giá và điều khoản thanh toán. Đây là cơ sở quyết định những tài liệu cần kiểm tra ở các bước tiếp theo.

• Loại hợp đồng và phương thức xác định giá.
• Phạm vi công việc.
• Giá hợp đồng.
• Giai đoạn và điều kiện thanh toán.
• Thành phần hồ sơ và biểu mẫu đã thỏa thuận.
• Quy định về tạm ứng, thanh toán và giảm trừ.
• Điều kiện đối với công việc phát sinh nếu có.

Theo Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Phương thức, thời gian, hồ sơ và điều kiện thanh toán hoặc tạm thanh toán được các bên thỏa thuận.

Đối chiếu hồ sơ nghiệm thu với phạm vi công việc

Sau khi xác định cơ chế thanh toán, cần kiểm tra công việc được đề nghị thanh toán có thuộc phạm vi hợp đồng và đã được nghiệm thu theo điều kiện áp dụng hay chưa.

Với hợp đồng trọn gói, trọng tâm là công việc hoàn thành phù hợp với phạm vi hợp đồng. Với hợp đồng đơn giá, cần xác định khối lượng thực tế hoàn thành. Với hợp đồng theo kết quả đầu ra, cần kiểm tra sản phẩm hoặc kết quả đã đáp ứng điều kiện nghiệm thu.

Nghiệm thu vì vậy không chỉ là một chứng từ độc lập mà còn là căn cứ liên kết giữa công việc thực tế và giá trị được đề nghị thanh toán.

Kiểm tra khối lượng, đơn giá và giá trị đề nghị thanh toán

Phương pháp kiểm tra phải tương ứng với phương thức giá.

Đối với hợp đồng đơn giá cố định, cần đối chiếu khối lượng hoàn thành với đơn giá theo hợp đồng. Đối với hợp đồng đơn giá điều chỉnh, cần kiểm tra thêm bảng tính và cơ sở điều chỉnh đơn giá. Đối với hợp đồng theo kết quả đầu ra, cần tập trung vào kết quả hoàn thành và điều kiện nghiệm thu.

Đối với hợp đồng theo chi phí cộng phí, trọng tâm kiểm tra chuyển sang chi phí thực tế và các khoản phí, lợi nhuận được xác định theo hợp đồng.

Kiểm tra phát sinh, tạm ứng và các khoản giảm trừ

Giá trị công việc hoàn thành không nhất thiết bằng số tiền cuối cùng được thanh toán. Hồ sơ cần phản ánh các khoản phát sinh, tạm ứng và giảm trừ theo quy định và thỏa thuận.

• Công việc phát sinh có nằm ngoài phạm vi hợp đồng hay không.
• Căn cứ xác định giá trị phát sinh.
• Số tiền tạm ứng đã được giảm trừ như thế nào.
• Các khoản giảm trừ khác theo hợp đồng.
• Số tiền cuối cùng trên đề nghị thanh toán có khớp với bảng tính hay không.

Theo Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP, đối với các loại hợp đồng được quy định tương ứng, đề nghị thanh toán thể hiện giá trị công việc hoàn thành, giá trị phát sinh nếu có, giảm trừ tiền tạm ứng và giá trị đề nghị thanh toán sau bù trừ.

Tình huống thường gặp khi kiểm tra hồ sơ thanh toán

Một hồ sơ có thể có đầy đủ biên bản nghiệm thu và bảng đề nghị thanh toán nhưng vẫn cần kiểm tra lại cơ sở hình thành giá trị. Chẳng hạn, với hợp đồng đơn giá điều chỉnh, khối lượng nghiệm thu có thể chính xác nhưng giá trị thanh toán vẫn phải được đối chiếu với đơn giá và cơ chế điều chỉnh đã thỏa thuận Tương tự, nếu hồ sơ xác định đúng giá trị khối lượng hoàn thành nhưng chưa phản ánh đầy đủ khoản tạm ứng phải giảm trừ, số tiền thực tế đề nghị thanh toán vẫn có thể chưa chính xác.

Từ góc độ kiểm toán xây dựng và kiểm soát chi phí, MAN – Master Accountant Network khuyến nghị kiểm tra hồ sơ theo trình tự từ hợp đồng và loại giá áp dụng, đến hồ sơ nghiệm thu, khối lượng hoặc kết quả hoàn thành, giá trị thanh toán, các khoản phát sinh, tạm ứng và giảm trừ, cuối cùng là số tiền đề nghị thanh toán.

Cách kiểm tra này giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án, nhà thầu, tổng thầu và bộ phận kế toán không chỉ xác nhận tính đầy đủ của chứng từ mà còn đánh giá được tính hợp lý và căn cứ hình thành giá trị thanh toán.

Kiểm tra tính thống nhất trước khi trình thanh toán

Trước khi trình duyệt, cần kiểm tra sự thống nhất giữa các tài liệu thay vì chỉ xác nhận từng chứng từ riêng lẻ. Một bộ hồ sơ có cơ sở thanh toán rõ ràng cần trả lời được bốn vấn đề: công việc nào đã hoàn thành, căn cứ nào xác nhận hoàn thành, giá trị được xác định theo cơ chế nào và sau các khoản bù trừ thì số tiền thực tế đề nghị thanh toán là bao nhiêu.

Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích đối với các dự án có nhiều hợp đồng, nhiều giai đoạn nghiệm thu hoặc phát sinh điều chỉnh giá, bởi sai lệch thường xuất hiện tại điểm giao nhau giữa các tài liệu thay vì nằm ở một chứng từ riêng lẻ.

Những lỗi thường gặp khi lập hồ sơ thanh toán

Rủi ro trong hồ sơ thanh toán không chỉ nằm ở việc thiếu chứng từ. Nhiều sai lệch phát sinh từ việc áp dụng sai cơ sở xác định giá trị hoặc không đối chiếu hồ sơ với điều khoản hợp đồng.

Áp dụng cùng một bộ hồ sơ cho mọi loại hợp đồng

Hồ sơ của hợp đồng trọn gói không nên được kiểm tra theo cùng logic với hợp đồng đơn giá điều chỉnh. Tương tự, hợp đồng theo kết quả đầu ra và hợp đồng theo chi phí cộng phí có cơ sở xác định giá trị khác với hợp đồng thanh toán theo khối lượng.

Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định thành phần chủ yếu của hồ sơ thanh toán theo từng loại hợp đồng đối với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công và dự án PPP.

Không đối chiếu hồ sơ với điều khoản hợp đồng

Ngay cả khi hồ sơ có đủ các thành phần chủ yếu theo quy định, vẫn cần đối chiếu với hợp đồng cụ thể. Khoản 1 Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ thanh toán phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm cả biểu mẫu nếu có.

Do đó, không nên sử dụng một mẫu hồ sơ cố định cho mọi dự án mà không kiểm tra điều khoản thanh toán đã ký.

Không xử lý đúng khối lượng hoặc công việc phát sinh

Công việc phát sinh cần được xác định riêng để làm rõ phạm vi, căn cứ và giá trị. Với các loại hợp đồng tương ứng, đề nghị thanh toán phải thể hiện giá trị công việc phát sinh nếu có. Việc gộp toàn bộ giá trị vào một con số tổng mà không phân biệt phần việc theo hợp đồng và phần phát sinh làm giảm khả năng đối chiếu giữa hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và bảng thanh toán.

Không đối chiếu tạm ứng và các khoản giảm trừ

Giá trị công việc hoàn thành không đồng nghĩa với số tiền cuối cùng được thanh toán. Các khoản tạm ứng và giảm trừ phải được xử lý theo điều kiện hợp đồng và thể hiện trong hồ sơ. Nếu chỉ kiểm tra giá trị nghiệm thu mà bỏ qua lịch sử tạm ứng, hồ sơ có thể xuất hiện chênh lệch giữa giá trị hoàn thành và số tiền thực tế đề nghị thanh toán.

Không kiểm tra quy định chuyển tiếp

Nghị định 210/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Đối với hợp đồng đang thực hiện hoặc được ký trước thời điểm này, không nên chỉ căn cứ vào ngày ký để kết luận ngay quy định nào được áp dụng. Cần kiểm tra quy định chuyển tiếp của Nghị định 210/2026/NĐ-CP và tình trạng cụ thể của hợp đồng, dự án, quá trình lựa chọn nhà thầu và giao kết hợp đồng trước khi xác định cơ chế áp dụng.

Hồ sơ thanh toán và hồ sơ quyết toán khác nhau thế nào

Hồ sơ thanh toán phục vụ xác định giá trị được thanh toán theo từng giai đoạn, trong khi hồ sơ quyết toán phục vụ xác định giá trị cuối cùng của hợp đồng sau khi hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng. Hai loại hồ sơ có liên quan nhưng không thể sử dụng thay thế cho nhau. Điều 30 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định về hồ sơ và thời hạn quyết toán hợp đồng đối với các trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh.

Đối với các dự án cần kiểm toán, có thể tham khảo thêm nội dung về kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành và báo cáo kiểm toán quyết toán dự án để phân biệt rõ hơn giữa hồ sơ thanh toán, hồ sơ quyết toán và kết quả kiểm toán.

Lưu ý pháp lý về hồ sơ thanh toán từ 01/07/2026

Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 được Quốc hội ban hành ngày 10/12/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Luật quy định các nguyên tắc liên quan đến thanh toán, tạm thanh toán, quyết toán và thanh lý hợp đồng xây dựng.

Nghị định 210/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 15/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xây dựng về hợp đồng xây dựng, trong đó Điều 29 quy định về hồ sơ thanh toán.

Khi áp dụng quy định từ ngày 01/07/2026, cần tập trung vào ba vấn đề:

• Xác định đúng loại hợp đồng và phương thức giá.
• Đối chiếu thành phần hồ sơ với điều khoản thanh toán và biểu mẫu đã thỏa thuận.
• Nếu hợp đồng thuộc trường hợp chuyển tiếp, cần kiểm tra quy định chuyển tiếp trước khi xác định cơ chế áp dụng.

Đặc biệt, không nên hiểu rằng từ ngày 01/07/2026 mọi hợp đồng xây dựng đều mặc nhiên sử dụng một bộ hồ sơ giống nhau theo Điều 29. Khoản 1 đặt ra nguyên tắc chung về sự phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và thỏa thuận của các bên; các khoản tiếp theo quy định thành phần chủ yếu đối với các loại hợp đồng thuộc phạm vi được điều chỉnh.

Kết luận

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng không phải là một bộ chứng từ cố định áp dụng cho mọi công trình. Thành phần hồ sơ phải được xác định trên cơ sở loại hợp đồng, giá hợp đồng, điều kiện thanh toán và các thỏa thuận đã ký giữa các bên.

Từ ngày 01/07/2026, Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và Nghị định 210/2026/NĐ-CP là những căn cứ quan trọng khi xác định cơ chế thanh toán hợp đồng xây dựng. Đối với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công và dự án PPP, Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định thành phần chủ yếu theo từng loại hợp đồng.

Về thực tế kiểm soát chi phí, nên kiểm tra hồ sơ theo trình tự từ hợp đồng và loại giá áp dụng, đến hồ sơ nghiệm thu, khối lượng hoặc kết quả hoàn thành, giá trị thanh toán, các khoản phát sinh, tạm ứng và giảm trừ, cuối cùng là số tiền đề nghị thanh toán. Cách kiểm tra này giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án, nhà thầu, tổng thầu và bộ phận kế toán không chỉ xác nhận tính đầy đủ của chứng từ mà còn đánh giá được tính hợp lý và căn cứ hình thành giá trị thanh toán.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ thanh toán

Hợp đồng ký trước 01/07/2026 áp dụng quy định nào về hồ sơ thanh toán?

Không nên chỉ dựa vào ngày ký hợp đồng để xác định quy định áp dụng. Nghị định 210/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và có quy định chuyển tiếp, vì vậy cần xem xét tình trạng cụ thể của hợp đồng, dự án và quá trình lựa chọn nhà thầu, giao kết hợp đồng trước khi kết luận.

Hồ sơ thanh toán có giống nhau đối với mọi loại hợp đồng không?

Không. Thành phần hồ sơ phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng. Đối với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công và PPP, Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định thành phần chủ yếu theo từng loại hợp đồng.

Hồ sơ tạm thanh toán có cần đầy đủ căn cứ chứng minh giá trị không?

Có. Tạm thanh toán không đồng nghĩa với việc bỏ toàn bộ căn cứ chứng minh giá trị. Hồ sơ phải được xem xét theo trường hợp cụ thể, điều kiện hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng; phần công việc đã đủ điều kiện và phần chưa đủ điều kiện cần được phân biệt rõ.

Căn cứ pháp lý

• Luật số 135/2025/QH15 về Luật Xây dựng, do Quốc hội ban hành ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Xem văn bản trên Công báo Chính phủ
• Nghị định số 210/2026/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng, do Chính phủ ban hành ngày 15/06/2026, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Xem văn bản trên Công báo Chính phủ
• Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP về hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng.
• Điều 30 Nghị định 210/2026/NĐ-CP về hồ sơ và thời hạn quyết toán hợp đồng xây dựng.