Từ ngày 01/7/2026, quy trình chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng đối với nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam chính thức áp dụng theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP của Chính phủ. Việc nắm rõ danh mục tài liệu, hình thức chứng thực và cách thức xử lý văn bản tiếng nước ngoài giúp doanh nghiệp chủ động trong khâu pháp lý, hạn chế nguy cơ hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện thủ tục cấp giấy phép.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong bài viết:

• Nghị định 212/2026/NĐ-CP ngày 17/06/2026 của Chính phủ quy định về điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, Hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026).
• Điều 43: Điều kiện cấp giấy phép hoạt động xây dựng.
• Điều 44: Hồ sơ đề nghị, thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động xây dựng.
• Điều 46: Thời hạn và lệ phí cấp, điều chỉnh giấy phép hoạt động xây dựng.

Từ 01/7/2026, nhà thầu nước ngoài đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phải nộp 01 bộ hồ sơ theo Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Hồ sơ gồm đơn đề nghị, tài liệu về kết quả chọn thầu, tư cách pháp lý, kinh nghiệm, tài chính, hợp đồng với nhà thầu Việt Nam và giấy ủy quyền nếu có.

Điều kiện cần đáp ứng trước khi chuẩn bị hồ sơ

Trước khi thực hiện kê khai và thu thập giấy tờ lập hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng, nhà thầu nước ngoài cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện tiên quyết quy định tại Điều 43 Nghị định 212/2026/NĐ-CP:

• Có quyết định trúng thầu hoặc được chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính (đối với nhà thầu phụ) lựa chọn.
• Bắt buộc liên danh với nhà thầu Việt Nam hoặc sử dụng nhà thầu phụ Việt Nam, trừ trường hợp nhà thầu trong nước không đủ năng lực tham gia bất kỳ công việc nào của gói thầu. Nhà thầu cũng cần tuân thủ các quy định hiện hành về hướng dẫn công khai năng lực nhà thầu xây dựng trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Trong hợp đồng liên danh hoặc hợp đồng giao thầu phụ phải phân định rõ nội dung, khối lượng và giá trị phần công việc do nhà thầu Việt Nam thực hiện.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng gồm những gì

Theo khoản 2 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng của nhà thầu nước ngoài gồm đơn đề nghị, kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu, giấy tờ pháp lý của nhà thầu, báo cáo kinh nghiệm, tài liệu tài chính theo trường hợp, hợp đồng với nhà thầu Việt Nam và giấy ủy quyền hợp pháp nếu có.

Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng

Thành phần đầu tiên và bắt buộc trong bộ hồ sơ là đơn đề nghị được lập theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP:

• Tổ chức áp dụng Mẫu số 04 Phụ lục III.
• Cá nhân áp dụng Mẫu số 07 Phụ lục III.

Trường hợp thực hiện thủ tục qua không gian mạng, nhà thầu kê khai trực tiếp trên biểu mẫu điện tử tương tác được tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Tất cả thông tin kê khai trên đơn phải trình bày bằng tiếng Việt.

Kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu

Nhà thầu nước ngoài nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực theo quy định đối với kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu hợp pháp.

Giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Đối với tổ chức, hồ sơ gồm bản sao giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi nhà thầu mang quốc tịch cấp; chứng chỉ hành nghề nếu có. Bản sao tài liệu này phải được chứng thực hoặc chứng thực bản sao điện tử theo quy định.

Báo cáo kinh nghiệm hoạt động xây dựng

Nhà thầu kê khai biểu báo cáo kinh nghiệm hoạt động liên quan đến các công việc nhận thầu theo Mẫu số 05 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP.

Báo cáo tổng hợp kiểm toán tài chính

Đối với các dự án hoặc gói thầu không thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu, nhà thầu phải nộp thêm bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực báo cáo tổng hợp kiểm toán tài chính trong 03 năm gần nhất. Đối với nhà thầu thành lập dưới 03 năm, nộp báo cáo tổng hợp kiểm toán tài chính theo số năm được thành lập.

Hợp đồng liên danh hoặc hợp đồng với nhà thầu phụ Việt Nam

Thành phần hồ sơ phải bao gồm bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực của Hợp đồng liên danh với nhà thầu Việt Nam hoặc Hợp đồng chính thức/Hợp đồng nguyên tắc ký kết với nhà thầu phụ Việt Nam. Để hạn chế các tranh chấp pháp lý và sai sót khi lập bản vẽ hoàn công, công tác quản lý kiểm toán hợp đồng xây dựng nên được hai bên rà soát kỹ từ bước thương thảo. Hợp đồng này phải là tài liệu đã có trong hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ chào thầu.

Giấy ủy quyền hợp pháp

Trong trường hợp người trực tiếp ký đơn và nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà thầu nước ngoài, bộ hồ sơ phải bổ sung Giấy ủy quyền hợp pháp theo Mẫu số 06 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP hoặc văn bản ủy quyền có nội dung tương đương.

Những trường hợp cần kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ

Khi rà soát hồ sơ, nhà thầu nên đặc biệt lưu ý 5 nội dung sau:

1. Tài liệu tiếng nước ngoài: Các giấy tờ tại điểm b, c, đ và e khoản 2 Điều 44 nếu lập bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch đúng quy định.
2. Hợp pháp hóa lãnh sự: Giấy phép thành lập hoặc Đăng ký kinh doanh do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực, trừ khi thuộc diện miễn trừ theo điều ước quốc tế.
3. Nhà thầu thành lập dưới 03 năm: Nộp báo cáo tổng hợp kiểm toán tài chính theo số năm được thành lập.
4. Ủy quyền không đúng mẫu: Người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật cần có Giấy ủy quyền theo Mẫu số 06 Phụ lục III hoặc văn bản ủy quyền có nội dung tương đương.
5. Nhà thầu hoạt động trên địa bàn từ 02 đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên: Xác định chính xác địa bàn dự kiến đặt Văn phòng điều hành để gửi hồ sơ đúng UBND cấp tỉnh có thẩm quyền tiếp nhận.

Giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ được xử lý thế nào

Đối với hồ sơ của nhà thầu nước ngoài, tài liệu bằng tiếng nước ngoài thuộc trường hợp quy định phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo pháp luật Việt Nam. Giấy tờ do nước ngoài cấp phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.

Giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan thẩm quyền nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia có liên quan là thành viên.

Tài liệu tiếng nước ngoài có phải dịch sang tiếng Việt

Các giấy tờ, tài liệu quy định tại điểm b, c, đ và e khoản 2 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP nếu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt. Phạm vi tài liệu gồm:

• Văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu.
• Giấy phép thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng chỉ hành nghề.
• Hợp đồng liên danh hoặc hợp đồng ký với nhà thầu phụ Việt Nam.
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục.

Bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Yêu cầu về công chứng, chứng thực và bản sao điện tử

Đối với các tài liệu mà Điều 44 yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực, nhà thầu thực hiện theo quy định tương ứng. Đối với hình thức nộp qua mạng, nhà thầu cần sử dụng bản sao điện tử được chứng thực theo quy định về giao dịch điện tử.

Nộp hồ sơ cấp giấy phép hoạt động xây dựng ở đâu

Nhà thầu nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ để đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng bằng một trong ba hình thức: trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Cơ quan cấp phép là UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền theo quy định.

Ba hình thức nộp hồ sơ

Theo khoản 1 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, nhà thầu nước ngoài có thể linh hoạt lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ:

• Trực tiếp: Nộp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (Bộ phận Một cửa) của cơ quan cấp phép.
• Bưu chính: Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc dịch vụ chuyển phát về địa chỉ cơ quan tiếp nhận.
• Trực tuyến: Kê khai và nộp bản sao điện tử được chứng thực trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động xây dựng

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện cấp mới và điều chỉnh giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài hoạt động xây dựng trên địa bàn quản lý. Căn cứ tình hình thực tiễn, UBND cấp tỉnh có thể phân cấp hoặc ủy quyền thẩm quyền cấp giấy phép theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

Trường hợp nhà thầu nước ngoài hoạt động xây dựng trên địa bàn từ 02 đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và cấp giấy phép là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi nhà thầu nước ngoài dự kiến đặt Văn phòng điều hành.

Thời hạn và lệ phí cấp giấy phép hoạt động xây dựng

Theo Điều 46 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp hoặc điều chỉnh giấy phép hoạt động xây dựng trong 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu không cấp hoặc không điều chỉnh, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Khi nhận giấy phép, nhà thầu phải nộp lệ phí theo quy định.

Thời hạn 06 ngày làm việc được tính kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Về chi phí, nhà thầu nước ngoài phải nộp lệ phí cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

Kết luận

Chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng từ ngày 01/7/2026 theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP giúp nhà thầu nước ngoài bảo đảm tiến độ pháp lý cho gói thầu tại Việt Nam. Ba điểm then chốt nhà thầu và các bên liên quan cần ghi nhớ:

1. Rà soát đầy đủ thành phần hồ sơ, đặc biệt lưu ý Mẫu số 04/07 (đơn đề nghị), Mẫu số 05 (báo cáo kinh nghiệm) và Mẫu số 06 (giấy ủy quyền).
2. Kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch tiếng Việt và công chứng, chứng thực đối với từng loại tài liệu theo Điều 44.
3. Nộp 01 bộ hồ sơ tới UBND cấp tỉnh (hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền) để được giải quyết trong thời hạn 06 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu gặp vướng mắc về thẩm định pháp lý hoặc kiểm soát chi phí ban đầu, chủ đầu tư và nhà thầu có thể tham khảo dịch vụ kiểm toán dự án xây dựng để được tư vấn toàn diện.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng

Có được nộp hồ sơ cấp giấy phép hoạt động xây dựng trực tuyến không?

Có. Nhà thầu hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức nộp trực tuyến bằng cách kê khai biểu mẫu điện tử tương tác và đính kèm bản sao điện tử được chứng thực trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài có phải dịch sang tiếng Việt không?

Các tài liệu quy định tại điểm b, c, đ và e khoản 2 Điều 44 nếu được lập bằng tiếng nước ngoài đều bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Cấp giấy phép hoạt động xây dựng mất bao lâu?

Thời hạn xem xét và cấp giấy phép hoạt động xây dựng là 06 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.