Hồ sơ quyết toán công trình gồm 4 nhóm tài liệu chủ yếu theo khoản 2 Điều 30 Nghị định 210/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2026): biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc, bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng (quyết toán A-B), hồ sơ hoàn công kèm nhật ký thi công, và các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng. Với dự án dùng vốn nhà nước, chủ đầu tư còn phải lập thêm bộ hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành theo Nghị định 193/2026/NĐ-CP và mẫu biểu tại Thông tư 73/2026/TT-BTC.

Từ ngày 01/7/2026, các quy định cũ thường được viện dẫn như Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng hay hệ thống mẫu biểu tại Thông tư 91/2025/TT-BTC đã được thay thế. Bài viết cập nhật đầy đủ checklist hồ sơ, thời hạn và mẫu biểu mới để chủ đầu tư, nhà thầu và kế toán công trình áp dụng đúng.

Checklist hồ sơ quyết toán công trình theo quy định 2026

Bảng sau tổng hợp nhanh các nhóm tài liệu trong hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng, kèm căn cứ và lưu ý khi chuẩn bị.

Nhóm cuối là phần linh hoạt nhất, vì vậy các bên nên ghi rõ danh mục hồ sơ quyết toán ngay trong hợp đồng để tránh tranh cãi khi kết thúc công trình. Danh mục chi tiết theo từng giai đoạn thi công có tại bài danh mục hồ sơ quyết toán công trình xây dựng.

Quyết toán công trình là gì, phân biệt hai cấp quyết toán

Quyết toán công trình là việc xác định giá trị cuối cùng của khối lượng đã thực hiện sau khi công trình hoàn thành. Trong thực tế có hai cấp quyết toán dễ bị nhầm lẫn: quyết toán hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư và nhà thầu (quyết toán A-B), và quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành do chủ đầu tư trình cơ quan có thẩm quyền đối với dự án dùng vốn nhà nước.

Hiểu đúng hai cấp này giúp doanh nghiệp tư nhân không chuẩn bị thừa hồ sơ, đồng thời giúp chủ đầu tư dự án vốn nhà nước không bỏ sót bước thẩm tra, phê duyệt. Khái niệm và các bước thực hiện được phân tích kỹ hơn tại bài quyết toán xây dựng là gì.

Thành phần hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng theo Nghị định 210/2026

Theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 210/2026/NĐ-CP, hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng do bên nhận thầu lập, phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng (kể cả biểu mẫu nếu có), được đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu xác nhận. Khoản 2 Điều 30 quy định thành phần chủ yếu và thời hạn quyết toán đối với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP; với dự án khác, danh mục này thường được dùng làm chuẩn tham chiếu khi các bên thỏa thuận trong hợp đồng.

Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc

Biên bản nghiệm thu phải bao quát cả công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng. Trong thực tế, bộ biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn và nghiệm thu hoàn thành hạng mục cần khớp với nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công, nhất là với các hạng mục bị che khuất như móng, cốt thép, đường ống âm tường.

Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng (quyết toán A-B)

Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng, thường gọi là quyết toán A-B, nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (nếu có), giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại bên giao thầu phải thanh toán. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu hồ sơ quyết toán A-B mới nhất để trình bày bảng tính đúng cấu trúc.

Hồ sơ hoàn công và nhật ký thi công

Với hợp đồng có công việc thi công xây dựng, hồ sơ hoàn công và nhật ký thi công là thành phần bắt buộc. Bản vẽ hoàn công thể hiện những thay đổi so với thiết kế được duyệt và là căn cứ đối chiếu khối lượng thực tế khi thẩm tra hoặc kiểm toán, đồng thời là tài liệu trọng tâm khi kiểm toán công tác quản lý chất lượng công trình.

Tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng

Các tài liệu thường được các bên thỏa thuận đưa vào hồ sơ quyết toán gồm những nhóm sau.

• Hợp đồng xây dựng, các phụ lục điều chỉnh khối lượng, đơn giá hoặc tiến độ đã ký.
• Bảng tính khối lượng chi tiết (bảng diễn giải QS) và biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng, giảm.
• Bảng tính điều chỉnh giá đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh.
• Hóa đơn, bảng đối chiếu công nợ và bảo lãnh bảo hành (nếu hợp đồng yêu cầu); lưu ý quy định về thời điểm lập hóa đơn khi thu tiền xây dựng theo tiến độ.

Trường hợp nhà thầu là liên danh, việc quyết toán giá trị phần hợp đồng của từng thành viên liên danh thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

Thời hạn quyết toán hợp đồng và quyết toán dự án

Với hợp đồng xây dựng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP, thời hạn quyết toán hợp đồng tối đa 60 ngày kể từ ngày toàn bộ công việc hoàn thành và được nghiệm thu; hợp đồng quy mô lớn, phức tạp có thể kéo dài nhưng tối đa 120 ngày. Các hợp đồng khác thực hiện theo thời hạn các bên thỏa thuận, phù hợp Điều 87 Luật Xây dựng 2025.

Ở cấp dự án, Điều 21 Nghị định 193/2026/NĐ-CP quy định thời gian tối đa cho từng khâu như bảng sau.

Thời gian lập hồ sơ tính từ ngày dự án, công trình hoàn thành, bàn giao đưa vào khai thác đến ngày chủ đầu tư nộp đủ hồ sơ cho cơ quan chủ trì thẩm tra.

Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành và mẫu biểu mới

Theo Điều 7 Nghị định 193/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2026, hồ sơ chủ đầu tư trình thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án gồm các thành phần sau.

• Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án.
• Mẫu biểu báo cáo quyết toán theo quy định của Bộ Tài chính.
• Các văn bản pháp lý của dự án.
• Hồ sơ quyết toán chi phí toàn bộ dự án, gồm hồ sơ quyết toán từng hợp đồng (hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, bảng tính giá trị quyết toán A-B, văn bản thanh lý nếu đủ điều kiện).
• Biên bản nghiệm thu hoàn thành và văn bản bàn giao đưa vào khai thác, sử dụng (nếu có).
• Báo cáo kiểm toán độc lập hoặc báo cáo, kết luận của Kiểm toán nhà nước, thanh tra (nếu có).

Hệ thống mẫu biểu áp dụng là Thông tư 73/2026/TT-BTC, thay thế các mẫu tại Thông tư 91/2025/TT-BTC, với 12 mẫu từ 01/QTDA đến 12/QTDA. Một số mẫu hay dùng gồm Mẫu số 01/QTDA (báo cáo tổng hợp quyết toán), 04/QTDA (chi tiết chi phí đầu tư đề nghị quyết toán), 05/QTDA (chi tiết giá trị tài sản hình thành), 07/QTDA (tình hình công nợ) và 10/QTDA (quyết định phê duyệt quyết toán). Phân tích chi tiết từng điều khoản có tại bài Nghị định 193/2026/NĐ-CP về quyết toán vốn đầu tư dự án; danh mục dự án bắt buộc kiểm toán xem thêm tại bài dự án nào phải kiểm toán độc lập.

Hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026 áp dụng quy định nào

Theo quy định chuyển tiếp của Nghị định 210/2026/NĐ-CP, hợp đồng xây dựng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP đã ký và đang thực hiện trước ngày 01/7/2026 tiếp tục thực hiện theo quy định cũ; hợp đồng của các dự án khác được các bên thỏa thuận áp dụng quy định mới. Ở cấp dự án, Điều 29 Nghị định 193/2026/NĐ-CP cho phép hồ sơ quyết toán đã nộp và hợp đồng kiểm toán đã ký trước 01/7/2026 tiếp tục theo Nghị định 254/2025/NĐ-CP, đồng thời quyết toán A-B đã ký trước thời điểm này không phải lập lại theo mẫu mới. Tổng quan các mốc hiệu lực của luật mới xem tại bài lộ trình thực thi Luật Xây dựng 2025.

Quy trình lập và phê duyệt hồ sơ quyết toán công trình

Quy trình quyết toán hợp đồng thường gồm bốn bước, cần phối hợp giữa bộ phận kỹ thuật công trường và kế toán.

• Tập hợp hồ sơ: nhà thầu thu thập biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công và lập dự thảo bảng tính giá trị quyết toán A-B.
• Kiểm tra, đối chiếu: tư vấn giám sát đối chiếu khối lượng với hiện trường, bản vẽ hoàn công và nhật ký.
• Xác nhận: chủ đầu tư hoặc tư vấn quản lý dự án rà soát, yêu cầu giải trình sai lệch, sau đó các bên ký xác nhận hồ sơ quyết toán.
• Thanh lý hợp đồng: các bên thanh toán phần còn lại và thanh lý hợp đồng theo thỏa thuận.

Nếu một bên không tiến hành quyết toán theo thỏa thuận, Điều 87 Luật Xây dựng 2025 cho phép bên còn lại đơn phương quyết toán. Với dự án vốn nhà nước, Nghị định 193/2026/NĐ-CP cho phép chủ đầu tư tự lập quyết toán A-B khi nhà thầu không hợp tác sau 03 lần có văn bản đề nghị (mỗi lần cách nhau tối thiểu 10 ngày) và 15 ngày kể từ lần thứ ba. Doanh nghiệp cần soát xét độc lập có thể tham khảo dịch vụ kiểm toán chi phí theo hợp đồng xây dựng của MAN.

Lỗi thường gặp khiến hồ sơ quyết toán công trình bị trả

Qua thực tế soát xét hồ sơ, đội ngũ MAN – Master Accountant Network ghi nhận các lỗi phổ biến sau, cũng là những điểm được kiểm tra đầu tiên trong danh mục hồ sơ kiểm toán công trình xây dựng.

• Viện dẫn căn cứ đã hết hiệu lực, như Nghị định 37/2015/NĐ-CP cho hợp đồng mới ký sau 01/7/2026, hoặc dùng mẫu biểu cũ thay vì Thông tư 73/2026/TT-BTC.
• Không tách riêng giá trị phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng, hoặc phát sinh chưa có phụ lục, biên bản xác nhận.
• Khối lượng quyết toán không khớp nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công hoặc biên bản nghiệm thu các hạng mục che khuất.
• Người ký không phải đại diện theo pháp luật và không có văn bản ủy quyền hợp lệ, nhất là ở các biên bản giai đoạn đầu.
• Nộp hồ sơ quá thời hạn quyết toán, làm phát sinh rủi ro bị xử lý hoặc kéo dài giải ngân.

Những sai sót này cũng là nguyên nhân phổ biến dẫn tới xuất toán chi phí xây dựng khi thanh tra, kiểm toán, vì vậy nên rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi trình ký.

Chuẩn bị hồ sơ quyết toán công trình đúng quy định mới

Từ ngày 01/7/2026, hồ sơ quyết toán công trình cần bám theo Nghị định 210/2026/NĐ-CP ở cấp hợp đồng và Nghị định 193/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 73/2026/TT-BTC ở cấp dự án vốn nhà nước. Chuẩn bị hồ sơ đồng bộ ngay từ khi thi công, thống nhất danh mục hồ sơ trong hợp đồng và đối chiếu số liệu trước khi trình ký sẽ giúp rút ngắn thời gian thanh toán, hạn chế rủi ro khi thanh tra. Doanh nghiệp cần hỗ trợ có thể tham khảo dịch vụ thẩm tra quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, các dịch vụ kiểm toán xây dựng khác, hoặc liên hệ MAN để được tư vấn trực tiếp. Hướng dẫn tổng quan về quyết toán vốn đầu tư xây dựng cũng có trong chuyên mục.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ quyết toán công trình

Hồ sơ quyết toán công trình gồm những gì?

Theo khoản 2 Điều 30 Nghị định 210/2026/NĐ-CP, hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng gồm các tài liệu chủ yếu: biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc (kể cả công việc phát sinh), bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng (quyết toán A-B), hồ sơ hoàn công và nhật ký thi công đối với hợp đồng có thi công xây dựng, cùng các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Quyết toán A-B là gì?

Quyết toán A-B là bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng giữa bên giao thầu (A) và bên nhận thầu (B), nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng, giá trị phát sinh ngoài hợp đồng (nếu có), giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại bên giao thầu phải thanh toán.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng là bao lâu?

Với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP, thời hạn quyết toán tối đa 60 ngày kể từ ngày toàn bộ công việc hoàn thành và được nghiệm thu; hợp đồng quy mô lớn, phức tạp có thể kéo dài nhưng tối đa 120 ngày. Các hợp đồng khác áp dụng thời hạn do các bên thỏa thuận trong hợp đồng.

Quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành cần thêm hồ sơ gì?

Theo Điều 7 Nghị định 193/2026/NĐ-CP, chủ đầu tư nộp thêm tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán, mẫu biểu báo cáo quyết toán theo Thông tư 73/2026/TT-BTC, văn bản pháp lý của dự án, hồ sơ quyết toán từng hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoàn thành và báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra (nếu có).

Ai ký xác nhận hồ sơ quyết toán A-B?

Theo Điều 30 Nghị định 210/2026/NĐ-CP, hồ sơ quyết toán do bên nhận thầu lập và được đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) cùng đại diện bên nhận thầu xác nhận. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Hồ sơ thanh toán khác hồ sơ quyết toán như thế nào?

Hồ sơ thanh toán (Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP) dùng cho từng lần thanh toán theo giai đoạn hoặc khối lượng hoàn thành. Hồ sơ quyết toán (Điều 30) lập một lần khi toàn bộ công việc hoàn thành, để chốt tổng giá trị hợp đồng và phần còn phải thanh toán. Thành phần hồ sơ từng lần thanh toán xem tại bài hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành.

Hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026 áp dụng quy định nào?

Theo hướng dẫn chuyển tiếp của Nghị định 210/2026/NĐ-CP, hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP đã ký và đang thực hiện trước 01/7/2026 tiếp tục theo quy định cũ; hợp đồng của các dự án khác được các bên thỏa thuận áp dụng quy định mới.