Trong hoạt động quản lý vốn đầu tư công và thi công xây dựng, công tác giải ngân vốn đóng vai trò then chốt đối với dòng tiền của nhà thầu cũng như tiến độ chung của toàn bộ dự án. Để cơ quan thanh toán thực hiện chuyển vốn kịp thời, chủ đầu tư và ban quản lý dự án phải hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành theo đúng trình tự và quy định hiện hành.

Việc chuẩn bị hồ sơ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu và kế toán công trình. Sai sót trong quá trình lập hồ sơ không chỉ làm kéo dài thời gian kiểm soát giải ngân mà còn tạo ra rủi ro pháp lý khi kiểm toán xây dựng hoặc thanh tra dự án. Bài viết này phân tích chi tiết các thành phần, quy trình và lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành theo khung pháp lý mới nhất.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 254/2025/NĐ-CP của Chính phủ (tra cứu văn bản tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ) về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công.
• Điều 20 Nghị định số 254/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về thành phần hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành.
• Luật Đầu tư công số 39/2019/QH14 và Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 62/2020/QH14, tham khảo chi tiết tại Thư viện Pháp luật) cùng các quy định hướng dẫn về quản lý hợp đồng xây dựng.

Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành là gì

Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành là tập hợp tài liệu pháp lý, kỹ thuật và tài chính do chủ đầu tư lập gửi cơ quan thanh toán nhằm đề nghị giải ngân giá trị khối lượng công việc đã thực hiện theo quy định tại Nghị định 254/2025/NĐ-CP. Hồ sơ phải phản ánh đầy đủ, chính xác khối lượng, đơn giá và căn cứ thanh toán hợp pháp.

Mục đích của hồ sơ thanh toán

Mục đích cốt lõi của hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành là xác nhận quyền được hưởng thanh toán của nhà thầu tương ứng với phần việc đã hoàn thành đúng thiết kế, chất lượng và tiến độ cam kết. Đối với chủ đầu tư, bộ hồ sơ này là căn cứ pháp lý để thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng và giải ngân nguồn vốn đầu tư công được giao. Đồng thời, dưới góc độ quản lý nhà nước, đây là công cụ kiểm soát chi phí, bảo đảm ngân sách được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng và tuân thủ các quy định về quản lý tài chính đầu tư công.

Đối tượng áp dụng

Quy định về hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành áp dụng bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình quản lý, thanh toán vốn đầu tư công. Nhóm đối tượng này bao gồm:

• Chủ đầu tư và Ban quản lý dự án: Đơn vị trực tiếp lập, rà soát và gửi hồ sơ đề nghị thanh toán.
• Các nhà thầu thi công, nhà thầu tư vấn: Đơn vị lập hồ sơ nghiệm thu, bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành phối hợp với chủ đầu tư.
• Cơ quan thanh toán: Cơ quan kiểm soát, giải ngân vốn đầu tư công theo quy định.
• Bộ phận kế toán và đơn vị kiểm toán: Đơn vị thực hiện kiểm soát dòng tiền, kiểm toán báo cáo tài chính và tuân thủ quy trình kiểm toán báo cáo quyết toán dự án.

Phân biệt với hồ sơ tạm ứng và hồ sơ quyết toán

Ba loại hồ sơ này xuất hiện ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời dự án và có tính chất pháp lý hoàn toàn riêng biệt. Hồ sơ tạm ứng được lập trước khi triển khai công việc nhằm cấp vốn lưu động ban đầu cho nhà thầu theo điều khoản hợp đồng.

Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành được thực hiện theo từng đợt trong quá trình thi công, dựa trên sản phẩm xây dựng thực tế đã được nghiệm thu. Trong khi đó, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành chỉ được lập sau khi toàn bộ công trình hoặc gói thầu đã nghiệm thu đưa vào sử dụng, phục vụ công tác kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành nhằm xác định tổng chi phí đầu tư cuối cùng của dự án.

Thành phần hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành theo Điều 20 Nghị định 254/2025/NĐ-CP

Theo Điều 20 Nghị định 254/2025/NĐ-CP, hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành gồm giấy đề nghị thanh toán, bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành, biên bản nghiệm thu, chứng từ thu hồi tạm ứng nếu có và các hồ sơ pháp lý liên quan theo từng trường hợp cụ thể.

Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư

Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư là văn bản chính thức do chủ đầu tư phát hành, gửi đến cơ quan thanh toán để yêu cầu cấp vốn giải ngân.

• Vai trò: Đây là căn cứ pháp lý hành chính thể hiện trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc xác nhận tính hợp lệ của khoản tiền đề nghị giải ngân.
• Nội dung chính: Văn bản phải ghi rõ tên dự án, mã số dự án, tên gói thầu, tên nhà thầu thụ hưởng, số tài khoản ngân hàng, lũy kế vốn đã giao, lũy kế giá trị đã thanh toán, giá trị đề nghị thanh toán đợt này và chi tiết phần thu hồi tạm ứng nếu có.

Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành

Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành là chứng từ tài chính quan trọng thể hiện sự tính toán chi tiết về mặt số học và giá trị tiền tệ của đợt thanh toán.

• Ý nghĩa: Tài liệu này liên kết khối lượng thi công thực tế tại hiện trường với đơn giá hợp đồng, xác định chính xác số tiền nhà thầu được hưởng theo đợt nghiệm thu.
• Nội dung cần thể hiện: Bảng phải phân tách rõ khối lượng theo hợp đồng, khối lượng hoàn thành thực tế trong kỳ, đơn giá áp dụng (đơn giá cố định hoặc đơn giá điều chỉnh), tổng giá trị hoàn thành, giá trị tạm ứng còn lại và số tiền thực nhận sau khi trừ các khoản thu hồi hoặc giữ lại bảo hành.

Biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu là văn bản kỹ thuật chứng minh khối lượng công việc đã được hoàn thành đạt yêu cầu về chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật.

• Trường hợp bắt buộc: Biên bản nghiệm thu bắt buộc phải có cho tất cả các đợt đề nghị thanh toán khối lượng hoàn thành của gói thầu xây lắp hoặc tư vấn.
• Nội dung cần thống nhất: Danh mục công việc, vị trí thi công, thời gian nghiệm thu và khối lượng ghi trong biên bản nghiệm thu phải trùng khớp tuyệt đối với các chỉ tiêu thể hiện trên bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành.

Chứng từ thu hồi tạm ứng (nếu có)

Khi dự án đã thực hiện tạm ứng vốn ở giai đoạn trước, mỗi đợt thanh toán khối lượng hoàn thành phải kèm theo chứng từ thu hồi tạm ứng. Căn cứ theo điều khoản hợp đồng và quy định tại Nghị định 254/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư có trách nhiệm khấu trừ tiền tạm ứng theo tỷ lệ thỏa thuận cho đến khi thu hồi toàn bộ số vốn đã tạm ứng theo quy định.

Hồ sơ pháp lý liên quan

Hồ sơ pháp lý là nền tảng để cơ quan thanh toán đối chiếu tính hợp pháp của hợp đồng và điều kiện giải ngân. Các tài liệu này bao gồm hợp đồng xây dựng ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu kèm phụ lục hợp đồng, quyết định phê duyệt dự toán điều chỉnh hay các văn bản chấp thuận chủ trương điều chỉnh của cấp có thẩm quyền khi có phát sinh khối lượng hoặc giá trị.

Vai trò của từng tài liệu trong bộ hồ sơ thanh toán

Mỗi tài liệu trong bộ hồ sơ đều có chức năng chứng minh một nội dung khác nhau. Việc hiểu đúng vai trò của từng giấy tờ giúp chủ đầu tư chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu và giảm nguy cơ phải bổ sung.

Giấy đề nghị thanh toán chứng minh nội dung gì

Giấy đề nghị thanh toán là văn bản hành chính thể hiện ý chí và trách nhiệm pháp lý của chủ đầu tư trước Nhà nước. Tài liệu này chứng minh khoản tiền đề nghị giải ngân nằm trong kế hoạch vốn được giao, xác định đúng đối tượng thụ hưởng và thể hiện sự chấp thuận thanh toán của người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền.

Biên bản nghiệm thu chứng minh nội dung gì

Biên bản nghiệm thu đóng vai trò chứng minh tính thực tế và chất lượng của sản phẩm xây dựng. Văn bản này khẳng định khối lượng công việc đề nghị thanh toán đã thực sự được thi công trên thực địa, đạt các chỉ tiêu kỹ thuật theo thiết kế và được các bên liên quan (tư vấn giám sát, nhà thầu, chủ đầu tư) thừa nhận.

Bảng giá trị khối lượng dùng để xác định điều gì

Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành đóng vai trò là cầu nối kinh tế. Tài liệu này xác định chính xác số tiền cần thanh toán dựa trên khối lượng nghiệm thu nhân với đơn giá hợp đồng. Ngoài ra, bảng này còn thể hiện tính toán cụ thể về nghĩa vụ thu hồi tạm ứng, các khoản giữ lại bảo hành hoặc các khoản phạt vi phạm nếu có.

Hồ sơ pháp lý được sử dụng trong trường hợp nào

Hồ sơ pháp lý thiết lập căn cứ và giới hạn thanh toán. Căn cứ vào hợp đồng, quyết định phê duyệt và các phụ lục, cơ quan thanh toán thẩm tra xem công việc đề nghị thanh toán có nằm trong phạm vi hợp đồng hay không, đơn giá có đúng thỏa thuận hay không và các điều kiện thanh toán theo hợp đồng đã được đáp ứng đầy đủ hay chưa.

Hồ sơ cần nộp theo từng lần thanh toán

Không phải mọi lần thanh toán đều phải nộp lại toàn bộ hồ sơ pháp lý. Một số tài liệu chỉ nộp ở lần thanh toán đầu tiên hoặc khi có thay đổi, trong khi hồ sơ nghiệm thu và giá trị thanh toán được lập theo từng đợt.

Hồ sơ phải nộp ở lần thanh toán đầu tiên

Trong lần thanh toán khối lượng hoàn thành đầu tiên của dự án hoặc gói thầu, chủ đầu tư nộp bộ hồ sơ tài chính đợt 1 kết hợp với hồ sơ pháp lý nền tảng. Tùy thuộc vào từng dự án cụ thể, các tài liệu pháp lý thường bao gồm: quyết định phê duyệt dự án, quyết định phê duyệt thiết kế dự toán, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng xây dựng và văn bản bảo lãnh tạm ứng hoặc bảo lãnh thực hiện hợp đồng theo quy định.

Hồ sơ phải nộp ở các lần thanh toán tiếp theo

Đối với các lần thanh toán từ đợt thứ hai trở đi, thủ tục hành chính được giảm tải đáng kể nhằm đẩy nhanh tiến độ giải ngân. Chủ đầu tư chỉ cần nộp các chứng từ phát sinh theo đợt gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành của đợt đó, Biên bản nghiệm thu khối lượng tương ứng và chứng từ thu hồi tạm ứng nếu có.

Khi nào phải bổ sung hồ sơ pháp lý

Chủ đầu tư phải nộp bổ sung hồ sơ pháp lý vào các đợt thanh toán tiếp theo khi có sự thay đổi về căn cứ pháp lý hoặc nội dung thực hiện hợp đồng. Trường hợp phổ biến gồm: ký kết phụ lục điều chỉnh giá, gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng, điều chỉnh thiết kế làm thay đổi dự toán gói thầu hoặc thay đổi thông tin về tài khoản thụ hưởng của nhà thầu.

Để giúp cán bộ quản lý dự án và kế toán dễ dàng theo dõi, dưới đây là bảng tổng hợp yêu cầu hồ sơ theo từng đợt thanh toán:

Bảng phân loại trên phản ánh tinh thần đơn giản hóa thủ tục hành chính của Nghị định 254/2025/NĐ-CP, giúp chủ đầu tư chủ động phân loại hồ sơ để tránh việc gửi thừa các chứng từ không cần thiết.

Quy trình lập và gửi hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành

Quy trình lập hồ sơ thanh toán thường gồm nghiệm thu khối lượng, xác định giá trị thanh toán, chuẩn bị hồ sơ theo quy định, gửi cơ quan thanh toán và xử lý yêu cầu bổ sung nếu có. Việc đối chiếu đầy đủ giữa các tài liệu giúp hạn chế hồ sơ bị trả lại.

Quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành thực tế được triển khai qua 6 bước cụ thể:

1. Thi công hoàn thành: Nhà thầu hoàn tất các hạng mục công việc trên thực địa theo thiết kế.
2. Nghiệm thu khối lượng: Kiểm tra chất lượng, đo đạc khối lượng và ký biên bản nghiệm thu kỹ thuật.
3. Lập bảng giá trị thanh toán: Bộ phận QS hoặc kế toán áp đơn giá hợp đồng để tính giá trị đề nghị thanh toán.
4. Hoàn thiện bộ hồ sơ: Tập hợp Giấy đề nghị thanh toán, chứng từ thu hồi tạm ứng và các tài liệu liên quan.
5. Gửi cơ quan thanh toán: Chủ đầu tư nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công hoặc gửi trực tiếp.
6. Kiểm soát và thanh toán: Cơ quan thanh toán thực hiện kiểm soát tính hợp lệ và xử lý thanh toán theo quy định.

Nghiệm thu khối lượng thực hiện

Trước khi lập hồ sơ thanh toán, nhà thầu và đại diện chủ đầu tư (hoặc tư vấn giám sát) tiến hành đo đạc, kiểm tra khối lượng thực tế hoàn thành tại hiện trường. Kết quả nghiệm thu phải được ghi nhận bằng biên bản nghiệm thu công việc hoặc biên bản nghiệm thu giai đoạn, bảo đảm đúng kích thước, hình học, chất lượng theo hồ sơ thiết kế đã duyệt.

Lập bảng xác định giá trị thanh toán

Căn cứ vào biên bản nghiệm thu đã ký kết, bộ phận QS (Quantity Surveyor) và kế toán công trình tiến hành lập bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành. Việc áp dụng đơn giá phải tuân thủ đúng loại hợp đồng (trọn gói, đơn giá cố định hay đơn giá điều chỉnh). Trường hợp có phát sinh ngoài hợp đồng, giá trị phát sinh phải được lập thành bảng riêng và dựa trên phụ lục hợp đồng đã ký.

Chuẩn bị hồ sơ

Chủ đầu tư tập hợp đầy đủ các tài liệu theo đúng thành phần quy định tại Điều 20 Nghị định 254/2025/NĐ-CP. Bộ phận kế toán kiểm tra tính liên kết số liệu giữa Giấy đề nghị thanh toán, Bảng giá trị và Biên bản nghiệm thu. Đồng thời, chủ đầu tư soát xét đầy đủ tính pháp lý của chữ ký, con dấu và hiệu lực của các văn bản đính kèm.

Trong quá trình soát xét này, việc áp dụng quy trình kiểm soát nội bộ và soát xét đa bộ phận giúp phát hiện sớm các chênh lệch số học và xung đột điều khoản pháp lý trước khi nộp lên cơ quan nhà nước.

Gửi cơ quan thanh toán

Chủ đầu tư gửi bộ hồ sơ thanh toán đến cơ quan thanh toán qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến hoặc nộp trực tiếp. Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thanh toán thực hiện kiểm soát và xử lý thanh toán theo đúng quy định hiện hành.

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu bổ sung

Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc có sự sai lệch số liệu, cơ quan thanh toán sẽ ban hành văn bản thông báo rõ lý do từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Chủ đầu tư phối hợp với nhà thầu rà soát, điều chỉnh lại hồ sơ và nộp lại trong thời gian sớm nhất để không ảnh hưởng đến tiến độ giải ngân vốn của dự án.

Những sai sót thường gặp khi lập hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành

Phần lớn hồ sơ bị yêu cầu bổ sung không phải do thiếu văn bản pháp lý mà do số liệu giữa các tài liệu không thống nhất hoặc chưa cập nhật đầy đủ các thay đổi của hợp đồng và phụ lục.

Sai lệch giữa biên bản nghiệm thu và bảng giá trị

Đây là lỗi phổ biến nhất trong thực tế. Tình trạng này xảy ra khi khối lượng ghi trên Bảng xác định giá trị thanh toán không khớp với khối lượng thể hiện trên Biên bản nghiệm thu. Nguyên nhân thường do bộ phận kỹ thuật nghiệm thu một đằng nhưng bộ phận kế toán hoặc QS lại nhập số liệu một nẻo, hoặc do làm tròn số không thống nhất giữa các biểu mẫu.

Thiếu phụ lục hợp đồng

Khi dự án có phát sinh khối lượng, điều chỉnh đơn giá hoặc gia hạn thời gian thi công, chủ đầu tư và nhà thầu đã tiến hành thi công và nghiệm thu nhưng chưa hoàn thành thủ tục ký kết phụ lục hợp đồng. Khi gửi hồ sơ thanh toán, cơ quan thanh toán sẽ từ chối giải ngân phần giá trị phát sinh này do thiếu căn cứ pháp lý ràng buộc.

Thiếu chứng từ thu hồi tạm ứng

Đối với các dự án đã thực hiện tạm ứng vốn, nhiều bộ hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành quên không thể hiện dòng thu hồi tạm ứng trên Bảng xác định giá trị hoặc Giấy đề nghị thanh toán. Việc này vi phạm quy định về nguyên tắc thu hồi vốn tạm ứng bắt buộc theo từng đợt thanh toán quy định tại Nghị định 254/2025/NĐ-CP.

Hồ sơ chưa đầy đủ chữ ký hoặc dấu

Một lỗi mang tính hình thức nhưng xuất hiện thường xuyên là thiếu chữ ký của tư vấn giám sát, đại diện pháp luật nhà thầu hoặc thiếu dấu giáp lai đối với hồ sơ nhiều trang. Mọi sự thiếu sót về thể thức văn bản đều khiến hồ sơ bị cơ quan thanh toán trả về để hoàn thiện lại.

Dưới góc nhìn kiểm toán độc lập, đa số các sự cố dẫn đến xuất toán hoặc đình chỉ giải ngân tại cơ quan thanh toán xuất phát từ việc “tiền trảm hậu tấu”: nghiệm thu khối lượng phát sinh khi chưa có dự toán bổ sung được duyệt hoặc chưa ký phụ lục hợp đồng. Đơn vị quản lý dự án cần chủ động dự trù chi phí quyết toán dự án hoàn thành và áp dụng nguyên tắc kiểm soát ba bên (Kỹ thuật – Kế toán – Pháp lý) để rà soát chéo toàn bộ chỉ tiêu trước khi phát hành hồ sơ thanh toán.

Ví dụ bộ hồ sơ thanh toán cho một đợt nghiệm thu thực tế

Ví dụ thực tế giúp người đọc hình dung rõ bộ hồ sơ cần chuẩn bị trong từng đợt thanh toán, thay vì chỉ đọc danh mục giấy tờ theo quy định.

Tình huống (Ví dụ minh họa)

Xét tình huống minh họa tại Dự án đầu tư xây dựng Trường THCS Chu Văn An do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng quận làm chủ đầu tư. Gói thầu thi công xây lắp phần thân có giá trị hợp đồng là 20 tỷ đồng.

Nhà thầu đã nhận tạm ứng 20% giá trị hợp đồng (4 tỷ đồng). Dự án tiến hành thanh toán đợt 2 cho khối lượng thi công hoàn thành từ tầng 2 đến tầng 4. Khai thác thực tế cho thấy khối lượng đợt này đã được tư vấn giám sát nghiệm thu đầy đủ, đạt yêu cầu chất lượng.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị

Để đề nghị thanh toán đợt 2 cho gói thầu nói trên, chủ đầu tư lập Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đợt 2 với giá trị đề nghị thanh toán kỳ này là 3 tỷ đồng, trong đó khấu trừ 600 triệu đồng tiền thu hồi tạm ứng đợt này (tương ứng tỷ lệ 20% giá trị thanh toán theo thỏa thuận). Đồng thời, Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành đợt 2 được lập chi tiết cho các hạng mục bê tông, cốt thép, xây trát từ tầng 2 đến tầng 4 theo đúng đơn giá trúng thầu, đính kèm Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành đợt 2 có đầy đủ chữ ký xác nhận của nhà thầu, tư vấn giám sát và cán bộ kỹ thuật Ban quản lý dự án.

Những giấy tờ không cần nộp lại

Do đây là đợt thanh toán thứ 2, chủ đầu tư không cần phải nộp lại các hồ sơ pháp lý ban đầu đã trình ở đợt 1. Cụ thể, các tài liệu như: Quyết định phê duyệt dự án đầu tư, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Hợp đồng thi công xây lắp gốc 20 tỷ đồng và Bảo lãnh tiền tạm ứng ban đầu sẽ không phải nộp kèm, trừ trường hợp trong đợt này có phát sinh phụ lục hợp đồng mới.

Trách nhiệm của chủ đầu tư khi lập hồ sơ thanh toán

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tính chính xác của khối lượng, giá trị đề nghị thanh toán và toàn bộ hồ sơ gửi cơ quan thanh toán. Việc kê khai không đúng có thể ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát và giải ngân vốn.

Trách nhiệm về hồ sơ và tài liệu

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính pháp lý, tính trung thực và tính chính xác của các hồ sơ, chứng từ cung cấp cho cơ quan thanh toán. Chủ đầu tư phải đảm bảo các biên bản nghiệm thu được lập đúng thực tế thi công, đúng quy chuẩn xây dựng và các văn bản pháp lý đính kèm còn nguyên hiệu lực thi hành.

Trách nhiệm về giá trị đề nghị thanh toán

Chủ đầu tư có nghĩa vụ kiểm tra, tính toán chính xác giá trị đề nghị thanh toán, đảm bảo không vượt giá trị hợp đồng hoặc giá trị dự toán được duyệt. Nếu kê khai sai khối lượng, tính sai đơn giá dẫn đến giải ngân thừa hoặc thất thoát vốn nhà nước, chủ đầu tư và các cá nhân liên quan có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật tùy tính chất và mức độ vi phạm.

Các câu hỏi thường gặp về hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành

Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành gồm những giấy tờ nào

Theo Điều 20 Nghị định 254/2025/NĐ-CP, hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành cơ bản gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành, Biên bản nghiệm thu khối lượng, chứng từ thu hồi tạm ứng (nếu có) và các văn bản pháp lý liên quan theo từng đợt thanh toán.

Hồ sơ pháp lý có phải nộp ở mọi lần thanh toán không

Không. Các tài liệu pháp lý như quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt nhà thầu và hợp đồng gốc chỉ bắt buộc nộp ở lần thanh toán đầu tiên. Ở các lần thanh toán tiếp theo, chủ đầu tư chỉ phải nộp bổ sung hồ sơ pháp lý nếu có sự thay đổi, điều chỉnh hoặc phát sinh phụ lục hợp đồng mới.

Khi nào phải nộp chứng từ thu hồi tạm ứng

Chứng từ thu hồi tạm ứng phải được nộp kèm theo hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành ngay từ đợt thanh toán đầu tiên có phát sinh giá trị hoàn thành, cho đến khi toàn bộ số tiền tạm ứng đã được khấu trừ hết theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng và quy định pháp luật.

Bài viết được tổng hợp và kiểm duyệt chuyên môn bởi Chuyên gia Kiểm toán Xây dựng kiemtoanxaydung.net phối hợp cùng Đội ngũ Kế toán và Thuế chuyên sâu thuộc MAN – Master Accountant Network. Chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành, tối ưu quy trình kiểm toán báo cáo quyết toán dự án, soát xét chi phí đầu tư và tư vấn tuân thủ pháp lý cho các chủ đầu tư, ban quản lý dự án và doanh nghiệp xây dựng trên toàn quốc.

Kết luận

Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành là cầu nối quan trọng giữa kết quả thi công thực tế tại công trường và dòng tiền giải ngân của dự án. Việc nắm vững quy định tại Điều 20 Nghị định 254/2025/NĐ-CP giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án và nhà thầu chủ động chuẩn bị tài liệu chính xác, rút ngắn thời gian kiểm soát của cơ quan thanh toán.

Để công tác thanh toán diễn ra thuận lợi, các đơn vị cần duy trì sự thống nhất chặt chẽ giữa hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật và bảng tính giá trị tài chính, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thu hồi tạm ứng và cập nhật kịp thời các phụ lục pháp lý. Việc đầu tư chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đợt thanh toán đầu tiên chính là giải pháp tối ưu giúp bảo đảm an toàn pháp lý và tiến độ tài chính cho toàn bộ dự án.