Gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu là bước bắt buộc trước khi chủ đầu tư công khai kết quả lựa chọn nhà thầu trong quy trình chỉ định thầu rút gọn, theo khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 6 Nghị định 349/2026/NĐ-CP. Quy định này áp dụng cho chủ đầu tư và bên mời thầu thực hiện gói thầu theo hình thức chỉ định thầu rút gọn, xác định rõ dự thảo hợp đồng là căn cứ để hai bên hoàn thiện hợp đồng trước khi phê duyệt và đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Ba bước trong quy trình chỉ định thầu rút gọn

Theo khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chỉ định thầu rút gọn được thực hiện theo quy trình gồm ba bước sau đây:

• Chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu
• Hoàn thiện hợp đồng, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
• Ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng

Ba bước này có quan hệ tuần tự bắt buộc: dự thảo hợp đồng ở bước một là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu hoàn thiện hợp đồng ở bước hai, làm căn cứ phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu trước khi công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, sau đó mới chuyển sang ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng ở bước ba.

Nội dung dự thảo hợp đồng cần chuẩn bị

Chủ đầu tư căn cứ vào mục tiêu, phạm vi công việc để chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được dự kiến có khả năng thực hiện gói thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đối với gói thầu quy định tại điểm e khoản 2 Điều 78 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trước đó. Riêng gói thầu có yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước theo khoản 6 Điều 78 và gói thầu áp dụng chỉ định thầu quốc tế, chủ đầu tư gửi dự thảo hợp đồng trực tiếp đến nhà thầu thay vì qua hệ thống. Nội dung dự thảo hợp đồng phải bao gồm các yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được, giá trị tương ứng và các nội dung cần thiết khác.

Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng ở bước hai, chủ đầu tư và nhà thầu thương thảo về giá, bảo đảm giá đề nghị trúng thầu tiết kiệm, hiệu quả kinh tế. Riêng gói thầu xây lắp thuộc trường hợp chỉ định thầu theo điểm e khoản 2 Điều 78, hai bên phải thương thảo bảo đảm tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu. Việc công khai kết quả lựa chọn nhà thầu thực hiện theo khoản 5 Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, còn việc quản lý thực hiện hợp đồng ở bước ba thực hiện theo Điều 35 của Nghị định này.

Vì sao gửi dự thảo hợp đồng là bắt buộc trước khi công khai kết quả

Theo trình tự tại khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư và nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu hoàn thiện hợp đồng để làm cơ sở phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng dựa trên chính dự thảo hợp đồng đã gửi ở bước một. Chỉ sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư mới đăng tải thông tin kết quả lựa chọn nhà thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo đúng thời hạn quy định. Do việc phê duyệt kết quả không thể tách rời khỏi hợp đồng đã hoàn thiện từ dự thảo, việc gửi dự thảo hợp đồng trước khi đăng kết quả chỉ định thầu rút gọn là bắt buộc.

Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu gồm những tài liệu nào

Theo khoản 1 Điều 65 Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bắt buộc bao gồm ba tài liệu: văn bản hợp đồng; phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có); và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Ngoài ba tài liệu bắt buộc trên, khoản 2 Điều 65 quy định tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm thêm các tài liệu sau đây:

• Biên bản hoàn thiện hợp đồng
• Biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có)
• Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể
• Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn
• Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu
• Tài liệu khác có liên quan

Điều kiện ký kết hợp đồng với nhà thầu

Theo Điều 66 Luật Đấu thầu 2023, việc ký kết hợp đồng với nhà thầu phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện sau đây:

• Tại thời điểm ký kết, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn còn hiệu lực; đối với mua sắm tập trung áp dụng thỏa thuận khung, thỏa thuận khung phải còn hiệu lực
• Tại thời điểm ký kết, nhà thầu được lựa chọn phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu
• Chủ đầu tư phải bảo đảm các điều kiện về vốn tạm ứng, vốn thanh toán, mặt bằng thực hiện và điều kiện cần thiết khác để triển khai thực hiện gói thầu theo đúng tiến độ

Góc nhìn chuyên môn của MAN

Từ thực tiễn rà soát hồ sơ đấu thầu xây dựng, MAN – Master Accountant Network lưu ý một số điểm chủ đầu tư và bên mời thầu cần kiểm soát chặt để không vướng lỗi thủ tục khi áp dụng chỉ định thầu rút gọn:

• Không được bỏ qua bước gửi dự thảo hợp đồng dù thời gian thực hiện gói thầu gấp, vì đây là căn cứ pháp lý cho toàn bộ hợp đồng hoàn thiện sau đó, thiếu bước này có thể khiến kết quả lựa chọn nhà thầu bị coi là chưa đủ căn cứ phê duyệt
• Phân biệt đúng hai kênh gửi dự thảo hợp đồng: qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đối với trường hợp thông thường, và gửi trực tiếp đối với gói thầu bí mật nhà nước hoặc chỉ định thầu quốc tế
• Đối chiếu điều kiện ký kết hợp đồng tại Điều 66 Luật Đấu thầu 2023 trước khi ký, đặc biệt là hiệu lực của hồ sơ dự thầu và năng lực tài chính của nhà thầu tại đúng thời điểm ký kết, không dựa vào thời điểm nộp hồ sơ dự thầu trước đó

Chủ đầu tư chưa chắc chắn về hồ sơ năng lực nhà thầu trước khi hoàn thiện hợp đồng có thể tham khảo thêm dịch vụ đánh giá năng lực nhà thầu của MAN, cũng như tra cứu thêm về thời hạn tổ chức lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu rút gọn để bố trí tiến độ hợp lý.

Kết luận

Quy trình chỉ định thầu rút gọn theo khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Điều 6 Nghị định 349/2026/NĐ-CP, ràng buộc chặt chẽ ba bước từ gửi dự thảo hợp đồng, hoàn thiện và công khai kết quả, đến ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng. Chủ đầu tư, bên mời thầu cần tuân thủ đúng trình tự này, đồng thời đối chiếu hồ sơ hợp đồng theo Điều 65 và điều kiện ký kết theo Điều 66 Luật Đấu thầu 2023 để tránh rủi ro về thủ tục khi quyết toán và kiểm toán sau này. Tham khảo thêm các câu hỏi liên quan tại chuyên đề chỉ định thầu rút gọn của Thư Viện Pháp Luật.

 Câu hỏi thường gặp

Gửi dự thảo hợp đồng trước khi công khai kết quả chỉ định thầu rút gọn có bắt buộc không?

Có. Theo khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, dự thảo hợp đồng là bước đầu tiên bắt buộc, làm cơ sở để hoàn thiện hợp đồng và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu trước khi công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Nội dung dự thảo hợp đồng phải có những gì?

Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm các yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được, giá trị tương ứng và các nội dung cần thiết khác, theo khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

Gói thầu xây lắp chỉ định thầu có bắt buộc tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu không?

Có, nhưng chỉ áp dụng cho gói thầu xây lắp thuộc trường hợp chỉ định thầu theo điểm e khoản 2 Điều 78 Nghị định 214/2025/NĐ-CP; các gói thầu khác không bắt buộc mức tiết kiệm tối thiểu này.