Trong những năm gần đây, hoạt động đầu tư công và các dự án sử dụng vốn nhà nước thường xuyên được Kiểm toán Nhà nước (KTNN) thực hiện đánh giá. Thống kê cho thấy mỗi kỳ kiểm toán ngân sách và dự án, KTNN đều kiến nghị xử lý số tiền lớn – ví dụ chỉ riêng kiểm toán ngân sách địa phương tỉnh Sơn La năm 2023 đã kiến nghị thu hồi và điều chỉnh hơn 207,7 tỷ đồng
Những con số này phản ánh quy mô và tính quan trọng của các kết luận, kiến nghị kiểm toán. Tuy vậy, thực tế vẫn tồn tại tình trạng các đơn vị được kiểm toán chưa xử lý nghiêm túc hoặc chậm trễ trong việc khắc phục theo yêu cầu. Chính vì vậy, bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết để tiếp nhận và xử lý hiệu quả kết luận – kiến nghị từ kiểm toán dự án, bảo đảm đúng quy định pháp luật và đem lại hiệu quả thiết thực cho đơn vị và dự án. Mục tiêu là giúp các chủ đầu tư, ban quản lý dự án có quy trình rõ ràng để giải trình và khắc phục kịp thời các vấn đề kiểm toán nêu ra.
Giải thích khái niệm kết luận kiểm toán và kiến nghị kiểm toán
Kết luận và kiến nghị kiểm toán là hai phần quan trọng nhất của Báo cáo kiểm toán do KTNN phát hành. Theo hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước, kết luận kiểm toán là ý kiến đánh giá của kiểm toán viên nhà nước về nội dung, vấn đề được kiểm toán
Cụ thể, trong kiểm toán tuân thủ, kết luận khẳng định việc đơn vị đã tuân thủ hay chưa tuân thủ các quy định; trong kiểm toán tài chính, kết luận xác nhận tính đúng đắn, trung thực của báo cáo tài chính; trong kiểm toán hoạt động, kết luận đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực của việc sử dụng nguồn lực công. Kiến nghị kiểm toán được xây dựng căn cứ trên kết luận kiểm toán đã nêu. Kiến nghị là những đề xuất mà kiểm toán viên đưa ra “trên cơ sở các kết luận kiểm toán, căn cứ vào các quy định của pháp luật” để các cơ quan chức năng xem xét, tìm giải pháp xử lý
Nội dung kiến nghị có thể bao gồm: đề nghị xử lý tài chính (như thu hồi chi sai, nộp ngân sách, giảm khống dự toán), đề nghị xử lý pháp lý (hủy bỏ chứng từ, điều chỉnh thủ tục theo luật định), hoặc kiến nghị cải thiện quản trị (thay đổi quy trình nội bộ, tăng cường kiểm soát). Như vậy, kết luận kiểm toán giúp làm rõ vấn đề và nguyên nhân, còn kiến nghị kiểm toán đưa ra hướng khắc phục cụ thể để đơn vị được kiểm toán thực hiện và báo cáo tiếp theo. Theo quy định tại Điều 45 Nghị định 10/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ 25/03/2024) và các chuẩn mực KTNN (ví dụ Chuẩn mực KTNN số 20 về kiểm toán báo cáo tài chính), việc xử lý kết luận, kiến nghị kiểm toán phải được thực hiện nghiêm túc và đầy đủ theo thẩm quyền.
Hướng dẫn quy trình 4 bước xử lý kết luận và kiến nghị
Tiếp nhận kết luận – kiến nghị kiểm toán là bước đầu tiên và rất quan trọng. Dưới đây là 4 bước cơ bản giúp đơn vị xử lý hiệu quả:
- Bước 1 – Tiếp nhận và Phân tích
Sau khi nhận Báo cáo kiểm toán, lãnh đạo dự án/đơn vị cần ngay lập văn bản tiếp nhận kết luận – kiến nghị (ghi rõ mã dự án, nội dung kiến nghị, ngày nhận). Tiếp đó, phân công bộ phận chuyên môn phân tích kỹ từng mục: vấn đề nào liên quan đến tài chính (chi sai, vượt dự toán), vấn đề nào liên quan đến thủ tục, pháp lý (vi phạm các quy định), và vấn đề quản trị (lỗi quy trình) để xác định nguyên nhân cụ thể. Việc phân loại sẽ làm cơ sở cho bước lập kế hoạch xử lý tiếp theo.
- Bước 2 – Lập kế hoạch xử lý
Dựa trên kết quả phân tích, đơn vị xây dựng kế hoạch chi tiết để khắc phục. Kế hoạch cần xác định rõ: nhiệm vụ xử lý (ví dụ khắc phục sai phạm tài chính, điều chỉnh quy trình thanh toán, bổ sung hồ sơ thủ tục), người chịu trách nhiệm, tiến độ hoàn thành từng hạng mục, nguồn lực (nhân sự, ngân sách) cần thiết. Đồng thời phải xác định mức độ ưu tiên: kiến nghị tài chính (thu hồi tiền, điều chỉnh dự toán) thường cần xử lý trước để tránh thất thoát ngân sách; sau đó thực hiện kiến nghị pháp lý; cuối cùng là các đề xuất điều chỉnh quản trị. Kế hoạch xử lý cần được phê duyệt bởi lãnh đạo và lưu trữ cùng bộ hồ sơ kiểm toán làm bằng chứng.
- Bước 3 – Triển khai khắc phục
Thực hiện các biện pháp đã đề ra trong kế hoạch. Ví dụ, đối với kiến nghị tài chính, chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án phối hợp với cơ quan tài chính địa phương tiến hành rà soát hạch toán, thu hồi hoặc ghi nhận lại các khoản chi sai; đối với kiến nghị pháp lý, tiến hành điều chỉnh hợp đồng, hồ sơ thanh toán để đảm bảo đúng quy định; đối với kiến nghị quản trị, tổ chức đào tạo, ban hành quy định nội bộ mới. Trong quá trình này, cần giữ lại các chứng từ, biên bản, báo cáo liên quan để làm bằng chứng cho việc đã khắc phục. Việc thực hiện phải có người theo dõi, giám sát tiến độ so với kế hoạch.
- Bước 4 – Phản hồi và Giải trình
Sau khi hoàn thành hoặc đạt tiến độ nhất định, đơn vị lập báo cáo phản hồi kết quả xử lý gửi cho Kiểm toán Nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền. Báo cáo phản hồi cần nêu lại từng kết luận/kiến nghị, trình bày cụ thể biện pháp khắc phục đã thực hiện (với tài liệu đính kèm minh chứng) và đánh giá về tiến độ hoàn thành. Nếu có khoản chi không khắc phục được trong kỳ, phải giải trình lý do và kế hoạch xử lý tiếp theo. Báo cáo này đóng vai trò quan trọng để kết thúc hoặc tiếp tục theo dõi kiến nghị. Lãnh đạo đơn vị và người lập kế hoạch xử lý phải ký xác nhận báo cáo phản hồi để đảm bảo trách nhiệm.
Case study: Dự án xử lý nước thải
Giả sử một dự án nhà máy xử lý nước thải đang trong giai đoạn quyết toán vốn đầu tư. Kiểm toán Nhà nước thực hiện cuộc kiểm toán và phát hiện một số nội dung sai phạm: chi phí mua vật tư vượt khối lượng nghiệm thu (sai về khối lượng và định mức), và một số khoản chi không có hóa đơn hợp lệ. Tổng giá trị chi phí sai phạm được xác định là khoảng 7,5 tỷ đồng. Kiểm toán viên đã đưa ra kiến nghị tài chính yêu cầu đơn vị chủ đầu tư điều chỉnh, thu hồi khoản chi này và nộp ngân sách nhà nước. Ngay sau khi nhận báo cáo kiểm toán, chủ đầu tư triển khai ngay quy trình 4 bước nêu trên:
(1) Phân tích các khoản chi bị kiến nghị (tài chính, pháp lý);
(2) Lập kế hoạch xử lý, trong đó ưu tiên rà soát ngay các hồ sơ thanh toán bị sai để hoàn thiện chứng từ và trình cơ quan tài chính phê duyệt điều chỉnh;
(3) Thực hiện khắc phục bằng cách mời đơn vị thi công tiếp thu văn bản yêu cầu, hoàn thiện hồ sơ thanh toán chi phí đúng;
(4) Lập báo cáo phản hồi kiểm toán, đính kèm biên bản nghiệm thu hoàn công, chứng từ điều chỉnh và văn bản xác nhận đã thu hồi/điều chỉnh 7,5 tỷ đồng gửi Tổng Kiểm toán Nhà nước.
Kết quả là Kiểm toán Nhà nước đánh giá cao sự chủ động khắc phục của đơn vị, và vụ việc được kết thúc thành công sau khi phần sai phạm được điều chỉnh chính xác.
Mẫu báo cáo phản hồi kiểm toán
Một mẫu báo cáo phản hồi kết luận – kiến nghị kiểm toán bao gồm các phần chính sau:
- Thông tin chung: Tiêu đề, số ký hiệu văn bản; tên cơ quan gửi (đơn vị được kiểm toán), tên cơ quan nhận (KTNN chi nhánh hoặc Vụ quản lý sau kiểm toán); căn cứ pháp lý (ví dụ cơ sở pháp lý ra kết luận, kiến nghị).
- Phần tóm tắt nội dung kết luận/kiến nghị: Tóm tắt ngắn gọn từng kết luận sai phạm và kiến nghị tương ứng đã nêu trong Báo cáo kiểm toán (tham chiếu trang, điểm của báo cáo).
- Phản hồi cụ thể: Trình bày từng hạng mục sai phạm. Mỗi mục bao gồm: Phân tích nguyên nhân sai phạm, các biện pháp khắc phục đã thực hiện, kết quả (kèm chứng từ/báo cáo liên quan). Đánh dấu rõ ràng số tiền đã thu hồi, điều chỉnh hoặc bổ sung. Nếu có phần chưa thực hiện được, báo cáo phải nêu lý do và lộ trình xử lý tiếp theo.
- Kết luận chung: Đánh giá việc thực hiện kiến nghị nói chung, đề xuất kiến nghị tiếp theo (nếu có), cam kết của đơn vị về tuân thủ khuyến nghị kiểm toán.
- Xác nhận và đề nghị: Chữ ký, họ tên, chức vụ của người đứng đầu đơn vị gửi báo cáo; thẩm quyền xác nhận tài chính (nếu cần); ngày lập báo cáo.
Tuỳ theo quy định, báo cáo phản hồi có thể đính kèm phụ lục tài liệu minh chứng (bảng tính điều chỉnh, hợp đồng mới, chứng từ thanh toán…). Công ty/phòng tư vấn có thể cung cấp mẫu báo cáo phản hồi kiểm toán định dạng Word/PDF để quý độc giả tham khảo và tải về hoàn thiện theo tình huống cụ thể. (CTA: tải mẫu báo cáo phản hồi tại đây).
Lưu ý xử lý theo từng loại dự án
Việc xử lý kết luận, kiến nghị kiểm toán có thể có một số khác biệt khi áp dụng cho các loại dự án khác nhau:
- Dự án đầu tư công: Thường chịu quản lý chặt chẽ bởi luật Đầu tư công và Luật Ngân sách. Khi kiến nghị kiểm toán liên quan đến chi sai, chủ đầu tư phải phối hợp với cơ quan tài chính để điều chỉnh dự toán, thu hồi nộp ngân sách. Nếu liên quan đến phần việc thực hiện dự án (hợp đồng, thẩm định), cần báo cáo UBND và các ban quản lý để xin ý kiến chỉ đạo xử lý theo quy trình đầu tư công.
- Dự án PPP (hợp tác công – tư): Có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tư nhân trong mô hình BT, BOT, BTO… Khi xử lý kiến nghị kiểm toán, cần lưu ý phối hợp giữa cơ quan nhà nước và nhà đầu tư. Ví dụ, nếu kiến nghị liên quan đến việc quyết toán, cơ quan nhà nước (chủ đầu tư công) thường chủ trì chỉ đạo nhà đầu tư thực hiện điều chỉnh; hoặc nếu phát hiện vi phạm trong hợp đồng, có thể cần thương thảo điều chỉnh phụ lục hợp đồng. Đồng thời, quy định của Luật Đầu tư và Luật PPP phải được tuân thủ khi giải quyết.
- Dự án quy mô nhỏ: Đối với các dự án nhỏ (giá trị thấp, thủ tục đơn giản), quy trình xử lý có thể ngắn gọn hơn. Thường thì chủ đầu tư có thể tự xử lý hầu hết các kiến nghị ngay mà không cần qua nhiều bước. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo báo cáo đầy đủ kết quả khắc phục. Nếu dự án nhỏ thuộc đối tượng kiểm toán, đơn vị nên ứng dụng mẫu báo cáo và checklist xử lý đầy đủ như trên để làm căn cứ khi kiểm toán hoặc thanh tra sau này.
Trong mọi trường hợp, nguyên tắc xử lý là tuân thủ đúng các văn bản pháp luật liên quan (Luật KTNN, Luật Đầu tư công, Luật PPP, Thông tư hướng dẫn quyết toán…) và hướng dẫn của KTNN. Các dự án cần lưu ý phối hợp với các đơn vị liên quan (Sở Tài chính, Kho bạc, UBND cấp trên, nhà thầu thi công…) ngay từ giai đoạn lập kế hoạch khắc phục để đạt kết quả tốt nhất và đúng tiến độ.
FAQ
Kết luận kiểm toán là gì?
Kết luận kiểm toán là ý kiến đánh giá, nhận xét của kiểm toán viên nhà nước về nội dung hoặc vấn đề được kiểm toán
Kết luận thể hiện xét đoán của kiểm toán viên về sự tuân thủ pháp luật (kiểm toán tuân thủ) hoặc tính đúng đắn, trung thực của thông tin tài chính (kiểm toán tài chính) hoặc tính kinh tế, hiệu quả của hoạt động được kiểm toán (kiểm toán hoạt động).
Kiến nghị kiểm toán là gì?
Kiến nghị kiểm toán là ý kiến đề xuất của kiểm toán viên nhà nước dựa trên kết luận kiểm toán và quy định pháp luật, nhằm yêu cầu các cơ quan liên quan xem xét và xử lý vấn đề được nêu. Kiến nghị đưa ra giải pháp hoặc khuyến nghị cải tiến để xử lý những sai phạm, tồn tại đã được phát hiện trong kiểm toán.
Quy trình xử lý kết luận – kiến nghị kiểm toán gồm những bước nào? Thông thường quy trình xử lý thực hiện theo 4 bước:
(1) Tiếp nhận và phân tích kết luận – kiến nghị của Báo cáo kiểm toán;
(2) Lập kế hoạch xử lý chi tiết, xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, nguồn lực và thời hạn;
(3) Triển khai khắc phục, thực hiện các biện pháp điều chỉnh theo kiến nghị kiểm toán;
(4) Phản hồi và giải trình kết quả xử lý lên cơ quan kiểm toán. Các bước này giúp đảm bảo xử lý triệt để và có hồ sơ chứng minh rõ ràng.
Các loại kiến nghị kiểm toán được phân loại thế nào? Kiến nghị kiểm toán thường được chia theo nội dung: tài chính (yêu cầu thu hồi, nộp ngân sách, điều chỉnh tài chính), pháp lý (hủy bỏ hoặc sửa đổi hồ sơ, hợp đồng không đúng quy định), và quản trị/nội bộ (cải thiện quy trình quản lý, công tác chỉ đạo). Kiến nghị tài chính thường được ưu tiên xử lý cao nhất do ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách; kế đến là kiến nghị pháp lý, và cuối cùng là những kiến nghị mang tính quản trị, hoàn thiện hệ thống.
Mẫu báo cáo phản hồi kiến nghị kiểm toán gồm những nội dung gì? Báo cáo phản hồi kiến nghị kiểm toán phải nêu rõ cấu trúc theo mẫu quy định: Phần mở đầu ghi các thông tin cơ bản (tên cơ quan, mã dự án, số báo cáo kiểm toán được phản hồi), phần nội dung trình bày chi tiết từng kết luận/kiến nghị và biện pháp đã thực hiện để khắc phục (trình tự, lý do giải trình nếu chưa khắc phục được) cùng tiến độ hoàn thành. Báo cáo phản hồi cần có chữ ký, xác nhận của người đứng đầu đơn vị và đính kèm văn bản chứng minh kết quả xử lý. (Xem mẫu báo cáo phản hồi đính kèm để biết cấu trúc chi tiết và các nội dung bắt buộc.
Kết luận
Việc xử lý kết luận và kiến nghị kiểm toán kịp thời và chính xác đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý đầu tư và sử dụng vốn. Khi tuân thủ nghiêm túc quy trình tiếp nhận, phân tích, lập kế hoạch và khắc phục, các đơn vị không chỉ đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính công. Ngược lại, xử lý chậm trễ hoặc sơ sài có thể gây ra rủi ro về tài chính, pháp lý hoặc uy tín của dự án. Quý cơ quan, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm checklist xử lý sau kiểm toán và mẫu báo cáo phản hồi kiểm toán được chuẩn bị sẵn để áp dụng cho dự án của mình. Việc chuẩn bị sẵn các công cụ hỗ trợ (checklist, mẫu văn bản) sẽ giúp đơn vị chủ động ứng phó, đảm bảo xử lý kết luận – kiến nghị kiểm toán đúng hạn và hiệu quả.
Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:
- Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
