Nghị định 165/2026/NĐ-CP tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động phòng bệnh và ứng phó dịch bệnh. Trong thực tiễn, các yêu cầu này có thể kéo theo nhu cầu đầu tư, cải tạo hoặc xây dựng khẩn cấp cơ sở hạ tầng y tế, từ đó phát sinh nhiều vấn đề về hồ sơ, đấu thầu và quyết toán công trình. Dưới góc độ kiểm toán, đây là nhóm dự án tiềm ẩn rủi ro cao về pháp lý. Làm thế nào để các gói thầu này hoàn thành thủ tục quyết toán đúng quy định, tránh bẫy xuất toán khi Kiểm toán Nhà nước hậu kiểm là bài toán nan giải của nhiều chủ đầu tư.

Bối cảnh triển khai dự án trong tình trạng khẩn cấp

Khi áp dụng các cơ chế đặc thù, nhiều Ban Quản lý dự án (QLDA) và chủ đầu tư thường lúng túng giữa việc đáp ứng tiến độ thần tốc và yêu cầu tuân thủ hồ sơ theo Luật Xây dựng. Sự lệch pha giữa khối lượng thi công thực tế và hồ sơ hoàn công thường là nguyên nhân chính dẫn đến các kiến nghị xử lý tài chính từ đoàn kiểm toán. Với kinh nghiệm hỗ trợ rà soát hồ sơ cho nhiều dự án trọng điểm, đội ngũ chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network nhận thấy đây là bài toán cần được xử lý ngay từ khâu chuẩn bị chứng từ thay vì đợi đến khi thanh tra mới hồi cứu.

Chỉ định thầu và đấu thầu trong tình trạng khẩn cấp

Trong tình huống khẩn cấp, nhiều đơn vị áp dụng cơ chế chỉ định thầu rút gọn theo quy định tại Điều 23 Luật Đấu thầu 2023. Tuy nhiên, việc áp dụng này cần căn cứ vào các quyết định hoặc mệnh lệnh ban hành tình huống khẩn cấp từ cấp có thẩm quyền, thay vì tự ý áp dụng cho các hạng mục đầu tư thông thường.

Việc hợp thức hóa hồ sơ sau khi hoàn thành dự án là sai lầm nghiêm trọng. Các kiểm toán viên xây dựng thường đối chiếu ngày ký kết hợp đồng, ngày xuất hóa đơn đầu vào và nhật ký thi công thực tế tại hiện trường. Việc cố tình thực hiện không đúng trình tự thời gian không chỉ khiến gói thầu bị từ chối quyết toán mà còn đẩy chủ đầu tư vào rủi ro pháp lý về hành vi vi phạm Luật Đấu thầu.

Hồ sơ quyết toán công trình xây lắp khẩn cấp

Để bảo vệ giá trị quyết toán, bộ chứng từ cần phản ánh trung thực toàn bộ diễn biến thực tế của dự án. Dưới đây là các loại hồ sơ quyết toán công trình mà các đơn vị cần lưu ý:

• Quyết định giao nhiệm vụ: Văn bản xác định rõ tính cấp bách, quy mô và địa điểm thực hiện.
• Hồ sơ chỉ định thầu: Căn cứ pháp lý theo Điều 23 Luật Đấu thầu 2023.
• Nhật ký thi công: Ghi nhận tiến độ, nhân lực, thiết bị huy động hàng ngày.
• Hồ sơ hoàn công: Thể hiện kích thước hình học thực tế, không rập khuôn bản vẽ thiết kế.
• Biên bản xác nhận phát sinh: Có đầy đủ chữ ký của giám sát, nhà thầu và chủ đầu tư tại hiện trường.
• Chứng thư thẩm định giá: Đối với vật tư đặc thù khan hiếm trong thời điểm khẩn cấp.

Góc nhìn từ MAN Nếu bạn đang lo ngại về tính đầy đủ của bộ hồ sơ, đội ngũ tư vấn tại MAN có thể hỗ trợ rà soát tính pháp lý và logic của bộ chứng từ trước khi đoàn Kiểm toán Nhà nước hoặc Thanh tra Chính phủ vào cuộc.

04 rủi ro xuất toán công trình khẩn cấp phổ biến

Qua rà soát thực tế, các sai lệch thường tập trung vào bốn nhóm rủi ro dưới đây:

Thi công trước khi có phê duyệt hợp thức

Triển khai thi công khi chưa có lệnh khẩn cấp bằng văn bản hoặc quy mô thực tế vượt quá phạm vi được giao. Đối với cơ quan kiểm toán, đây là bằng chứng rõ ràng nhất về việc vượt thẩm quyền và vi phạm quy trình đầu tư xây dựng cơ bản.

Thiếu hồ sơ pháp lý cho hạng mục phát sinh

Các hạng mục như hệ thống xử lý nước thải y tế tạm thời, đường công vụ vào khu cách ly thường được làm thêm vội vã nhưng thiếu biên bản xác nhận khối lượng tại hiện trường. Trong kiểm toán xây dựng, hạng mục không có biên bản nghiệm thu tại thời điểm phát sinh rất dễ bị loại trừ chi phí.

Thiếu căn cứ xác định giá vật tư đặc thù

Việc áp dụng đơn giá cao do tình trạng đứt gãy cung ứng trong giai đoạn dịch bệnh cần được chứng minh bằng các tài liệu tài chính khách quan. Việc thiếu căn cứ này là nguyên nhân hàng đầu khiến đơn giá bị kiểm toán yêu cầu điều chỉnh giảm.

Khối lượng nghiệm thu vượt thực tế

Sự khác biệt giữa bản vẽ hoàn công và kích thước đo đạc thực tế tại hiện trường là điểm yếu lớn nhất. Nếu bản vẽ chỉ dựa trên thiết kế lý thuyết thay vì đo đạc sau khi thi công, rủi ro xuất toán toàn bộ phần khối lượng chênh lệch là rất lớn.

Hồ sơ chứng minh biến động giá vật tư trong tình trạng khẩn cấp

Khi giải trình với cơ quan thanh tra, kiểm toán về biến động giá vật tư, thay vì áp dụng máy móc đơn giá gốc, các đơn vị cần xây dựng hồ sơ giải trình dựa trên bằng chứng thực tế tại thời điểm thi công. Chủ đầu tư cần chuẩn bị:

• Báo giá tại thời điểm phát sinh nhu cầu mua sắm: Đối chiếu với các nhà cung cấp khác nhau để chứng minh tính hợp lý của giá mua.
• Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp: Chứng từ gốc chứng minh chi phí thực tế phát sinh.
• Chứng thư thẩm định giá: Đặc biệt cần thiết nếu vật tư thuộc nhóm đặc thù hoặc khan hiếm.
• Công bố giá vật liệu xây dựng của địa phương: Sử dụng làm tài liệu tham chiếu cơ bản.
• Tài liệu chứng minh tình trạng khan hiếm nguồn cung: Các thông báo từ cơ quan quản lý hoặc đại lý cung ứng về việc đứt gãy chuỗi cung ứng.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Các công trình xây lắp khẩn cấp không chỉ đòi hỏi tốc độ triển khai mà còn đặt ra áp lực lớn về tính tuân thủ pháp luật trong công tác quyết toán. Việc chuẩn bị hồ sơ từ sớm, minh bạch hóa các hạng mục phát sinh và chứng minh được tính hợp lý của chi phí đầu vào là “chìa khóa” giúp chủ đầu tư bảo vệ thành công giá trị dự án trước các đoàn thanh tra, kiểm toán. Nếu đơn vị của bạn cần một giải pháp chuyên sâu về kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoặc cần rà soát lại toàn bộ quy trình trước khi quyết toán, hãy chủ động tìm kiếm các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn pháp lý cho ngân sách.

Khuyến cáo: Bài viết mang tính chất tư vấn dựa trên kinh nghiệm kiểm toán và các quy định pháp luật hiện hành. Tùy vào từng loại hình dự án và tình huống cụ thể, các quy định áp dụng có thể có sự khác biệt. Độc giả nên tham vấn ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp trước khi thực hiện.