Quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng là căn cứ quan trọng để chủ đầu tư và nhà thầu thực hiện nghiệm thu, thanh toán khối lượng hoàn thành và quyết toán dự án theo đúng pháp luật. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán xây dựng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, tránh kéo dài thời gian thẩm tra và đảm bảo tiến độ giải ngân vốn đầu tư xây dựng nhanh chóng. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật chi tiết quy trình, thành phần chứng từ và những lưu ý thực tế để đơn vị thực hiện tất toán dự án an toàn.
Đối tượng áp dụng thủ tục thanh quyết toán công trình
Việc xác định đúng đối tượng áp dụng giúp các bên thực thi đúng trách nhiệm trong quản lý chi phí đầu tư. Các nhóm đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp của quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng bao gồm:
- Chủ đầu tư và ban quản lý dự án: Chịu trách nhiệm kiểm soát nguồn vốn và phê duyệt giá trị tất toán cuối cùng.
- Nhà thầu thi công xây lắp, đơn vị cung cấp thiết bị và các tổ chức tư vấn thực hiện dự án.
- Cơ quan quản lý nhà nước, hệ thống kho bạc và các tổ chức thẩm tra chuyên môn.
- Các dự án sử dụng vốn đầu tư công hoặc nguồn vốn tư nhân thực hiện theo thỏa thuận hợp đồng xây dựng.
Các văn bản pháp luật về quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng
Hoạt động tất toán tài chính dự án phải dựa trên khung pháp lý nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp lệ. Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, các văn bản dưới đây là kim chỉ nam để thực hiện đúng quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng mà mọi doanh nghiệp cần áp dụng:
- Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 và Luật sửa đổi số 62/2020/QH14 về quản lý chi phí đầu tư.
- Luật Đầu tư công số 58/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Nghị định 254/2025/NĐ-CP ban hành ngày 26/09/2025 quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công.
- Nghị định 10/2021/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn chi tiết về quản lý chi phí công trình.
- Nghị định 99/2021/NĐ-CP áp dụng cho các dự án chuyển tiếp về thanh toán vốn đầu tư công.
- Thông tư 96/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thành phần hồ sơ quyết toán vốn đầu tư.
Phân biệt thanh toán khối lượng và quyết toán dự án hoàn thành
Trong thực tế triển khai quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng, nhiều đơn vị thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến sai sót trong việc lập chứng từ tài chính. Dưới đây là cách phân biệt dựa trên quy định hiện hành:
- Thanh toán theo tiến độ: Theo quy định tại Nghị định 37/2015/NĐ-CP, đây là việc giải ngân kinh phí dựa trên giá trị xây lắp hoàn thành theo từng giai đoạn. Hoạt động này giúp duy trì dòng vốn cho nhà thầu trong suốt quá trình triển khai.
- Quyết toán dự án hoàn thành: Đây là bước quan trọng để xác lập giá trị cuối cùng của toàn bộ công trình sau khi đã nghiệm thu bàn giao. Hoạt động này nhằm hoàn tất nghĩa vụ tài chính và đóng mã số dự án về mặt kế toán theo đúng quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng.
Trình tự thực hiện quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng
Để quy trình tất toán vốn đầu tư diễn ra thuận lợi, các bên cần thực hiện trình tự theo thực tế dưới đây. Việc chuẩn hóa chứng từ ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp đơn vị rút ngắn thời gian thẩm định đáng kể.
Nghiệm thu và xác nhận khối lượng xây lắp thực tế
Giai đoạn này xác nhận thực tế hiện trường làm căn cứ pháp lý để giải ngân theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng:
- Kiểm tra hiện trường cùng tư vấn giám sát để chốt khối lượng thi công thực tế so với bản vẽ thiết kế ban đầu.
- Thực hiện nghiệm thu kỹ thuật và ký xác nhận biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa các bên liên quan.
Lập và rà soát hồ sơ quyết toán xây dựng từng giai đoạn
Dựa trên loại hợp đồng (trọn gói hay đơn giá), nhà thầu cần lập bộ chứng từ phù hợp với quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng hiện nay:
- Tập hợp đầy đủ hóa đơn tài chính, chứng từ tạm ứng và hồ sơ pháp lý công trình đi kèm.
- Đối chiếu chặt chẽ khối lượng thanh toán với nhật ký thi công để tránh sai sót khi cơ quan thẩm định rà soát.
Thẩm tra phê duyệt và kiểm toán xây dựng
Tại bước này, giá trị thực hiện sẽ được rà soát bởi các chuyên gia tài chính hoặc cơ quan thẩm tra có thẩm quyền theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng:
- Đối chiếu khối lượng hoàn thành trên bản vẽ hoàn công với bảng tính giá trị thực hiện.
- Xác định chính xác các khoản chi phí phát sinh ngoài hợp đồng đã được phê duyệt hợp lệ.
- Nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ rà soát từ MAN – Master Accountant Network để phát hiện sớm các rủi ro xuất toán chi phí trước khi nộp hồ sơ chính thức.
Lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành
Đây là khâu cuối cùng để phê duyệt giá trị tài sản mới hình thành sau khi kết thúc thi công theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng:
- Lập bảng tổng hợp giá trị bao gồm phần xây lắp, thiết bị và các chi phí quản lý dự án khác.
- Trình báo cáo lên cơ quan thẩm định để phê duyệt chính thức giá trị tất toán dự án.
Thanh lý hợp đồng và đóng tài khoản dự án
- Thực hiện ký biên bản thanh lý hợp đồng sau khi có quyết định phê duyệt chính thức.
- Thanh toán các khoản công nợ còn lại và thực hiện đóng sổ dự án tại kho bạc hoặc ngân hàng theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng.
Các loại hợp đồng ảnh hưởng đến kết quả quyết toán công trình
Tùy vào loại hình hợp đồng xây dựng mà thủ tục và cách chốt giá trị cuối cùng theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng sẽ có sự khác biệt rõ rệt:
- Hợp đồng trọn gói: Quyết toán dựa trên giá hợp đồng đã ký kết, trừ khi có phát sinh thay đổi phạm vi công việc.
- Hợp đồng theo đơn giá cố định: Giá trị tất toán phụ thuộc vào khối lượng thực tế được nghiệm thu nhân với đơn giá đã thỏa thuận.
- Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: Cho phép điều chỉnh đơn giá theo biến động thị trường, yêu cầu bộ chứng từ chứng minh các chỉ số bù giá phức tạp hơn.
Thành phần bộ hồ sơ quyết toán công trình đầy đủ
Hồ sơ thiếu đồng bộ là nguyên nhân hàng đầu khiến quá trình thẩm tra bị kéo dài. Danh mục dưới đây tuân thủ đúng quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng và hướng dẫn tại Thông tư 96/2021/TT-BTC:
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu chi tiết | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hồ sơ pháp lý | Hợp đồng, văn bản phê duyệt dự án, các phụ lục điều chỉnh | Bắt buộc |
| Hồ sơ hoàn công | Bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu | Bắt buộc |
| Hồ sơ chất lượng | Kết quả thí nghiệm, chứng chỉ vật liệu, nghiệm thu PCCC | Bắt buộc |
| Hồ sơ tài chính | Bảng tính giá trị quyết toán, hóa đơn, chứng từ tạm ứng | Bắt buộc |
| Hồ sơ kiểm toán | Báo cáo kiểm toán quyết toán độc lập | Theo quy mô vốn |
Lưu ý: Đối với dự án vốn ngân sách, toàn bộ biểu mẫu phải tuân thủ đúng định dạng quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng tại Nghị định 99/2021/NĐ-CP và Nghị định 254/2025/NĐ-CP.
Thời hạn và thẩm quyền phê duyệt quyết toán công trình
Việc phân chia thời gian rõ ràng giúp đảm bảo hiệu quả quản lý vốn đầu tư xây dựng theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng:
- Thời hạn nộp hồ sơ: Không quá 09 tháng đối với dự án quan trọng quốc gia và dự án nhóm A; từ 03 đến 06 tháng đối với các nhóm dự án còn lại.
- Thẩm quyền phê duyệt: Người có thẩm quyền quyết định đầu tư là người ký quyết định phê duyệt giá trị tất toán cuối cùng. Thường là Chủ tịch UBND các cấp hoặc Bộ trưởng các Bộ quản lý ngành.
Nguyên nhân hồ sơ bị trả lại và rủi ro thường gặp
Trong thực tế, nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc bị xuất toán do thiếu sự thống nhất giữa các bộ phận chuyên môn hoặc không đáp ứng quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng. Các lỗi phổ biến bao gồm:
- Sai lệch khối lượng: Số liệu trên bảng quyết toán không khớp với bản vẽ hoàn công hoặc biên bản nghiệm thu hiện trường.
- Hồ sơ hoàn công thiếu sót: Bản vẽ không thể hiện rõ các phần thay đổi, điều chỉnh thực tế so với thiết kế ban đầu.
- Sai đơn giá: Áp dụng sai thông báo giá vật liệu hoặc đơn giá nhân công tại thời điểm thi công thực tế.
- Sai sót chứng từ: Thiếu biên bản nghiệm thu phát sinh hoặc sai lệch giữa nhật ký thi công và hồ sơ nghiệm thu thanh toán theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng.
Câu hỏi thường gặp về thanh quyết toán công trình xây dựng
Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng nộp ở đâu?
Đối với dự án đầu tư công, hồ sơ nộp tại cơ quan thẩm định chuyên môn như Sở Tài chính hoặc Phòng Tài chính - Kế hoạch để rà soát theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng.
Ai có thẩm quyền phê duyệt quyết toán?
Thẩm quyền thuộc về người quyết định đầu tư ban đầu hoặc cấp được ủy quyền theo phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.
Thanh quyết toán công trình khác gì thanh lý hợp đồng?
Thanh quyết toán là việc chốt giá trị tài chính cuối cùng của dự án, trong khi thanh lý hợp đồng là văn bản chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên sau khi đã hoàn tất các thủ tục tài chính.
Kết luận
Việc tuân thủ đúng các quy trình tất toán theo quy định về thanh quyết toán công trình xây dựng không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp trước pháp luật. Một bộ hồ sơ chính xác, chặt chẽ là chìa khóa để dự án được hoàn tất đóng sổ nhanh chóng. Nếu đơn vị của bạn đang gặp vướng mắc về quản lý chi phí hoặc rà soát chứng từ, hãy liên hệ với các chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và giải pháp hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: ma*@*****et.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
