Việc xác định dự toán chuẩn bị đầu tư gồm những gì là yêu cầu quan trọng trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng, giúp chủ đầu tư và cơ quan được giao nhiệm vụ chủ động nguồn vốn và bảo đảm tuân thủ pháp lý. Việc xác định không đúng phạm vi công việc hoặc tính sai giai đoạn chi phí có thể dẫn đến vướng mắc khi thẩm định, thẩm tra hồ sơ cũng như trong quá trình kiểm toán và quyết toán vốn đầu tư.

Dự toán chuẩn bị đầu tư gồm những gì

Dự toán chi phí chuẩn bị dự án được dùng để thực hiện các công việc trong giai đoạn chuẩn bị dự án. Theo Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP, dự toán này do cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án hoặc chủ đầu tư tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt; sau đó được cập nhật vào tổng mức đầu tư xây dựng. Danh mục thực tế phụ thuộc vào loại dự án, trình tự đầu tư và các công việc được phép thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị dự án theo từng trường hợp.

Giai đoạn chuẩn bị dự án bao gồm các công việc tư vấn, khảo sát và quản lý theo quy định tại Điều 4 Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Trước khi triển khai lập dự toán tổng thể giai đoạn này, chủ đầu tư hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ cần lập dự toán nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư để bảo đảm cơ sở dự trù kinh phí cho các công tác chuẩn bị ban đầu. Tùy thuộc vào quy mô, nguồn vốn và tính chất kỹ thuật của từng dự án, cơ cấu dự toán chuẩn bị đầu tư sẽ được hình thành từ các nhóm chi phí cụ thể dưới đây.

Chi phí lập và thẩm định hồ sơ ở giai đoạn chuẩn bị dự án

Tùy thuộc vào quy mô dự án, phân nhóm công trình và nguồn vốn sử dụng (xác định rõ dự án nào phải kiểm toán độc lập), chi phí lập và thẩm định hồ sơ ở bước đầu tư sơ bộ có thể bao gồm các hạng mục chính sau:

• Chi phí lập, thẩm định Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư: Chi phí thực hiện việc lập và thẩm định các hồ sơ này được xác định căn cứ vào quy định của pháp luật về đầu tư, đầu tư công và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
• Chi phí lập đề xuất chương trình, dự án sử dụng vốn ODA hoặc vốn vay ưu đãi nước ngoài: Khoản chi này phát sinh đối với các dự án có sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức hoặc vốn vay ưu đãi từ các nhà tài trợ quốc tế theo quy định pháp luật quản lý vốn ODA.

Cần lưu ý rằng các khoản chi phí trên không mặc định xuất hiện ở mọi dự án. Việc xác định khoản chi nào được phép đưa vào dự toán chuẩn bị đầu tư phải căn cứ trực tiếp vào phân loại dự án và trường hợp bắt buộc phải lập hồ sơ theo quy định tại Nghị định 217/2026/NĐ-CP.

Chi phí lập, thẩm định và phê duyệt quy hoạch làm căn cứ lập dự án

Đối với những dự án đòi hỏi phải có đồ án quy hoạch làm căn cứ pháp lý để lập dự án mà trước đó chưa được ngân sách nhà nước hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt, chi phí phục vụ công tác quy hoạch này sẽ được đưa vào dự toán chuẩn bị đầu tư.

Nội dung chi phí bao gồm các khoản chi cho công tác lập, thẩm định và phê duyệt quy hoạch theo quy định của pháp luật về quy hoạch xây dựng và quy hoạch đô thị. Tuy nhiên, cán bộ quản lý chi phí cần lưu ý: chỉ những đồ án quy hoạch được lập riêng làm căn cứ trực tiếp cho dự án cụ thể mới được tính vào mục này, không đồng nhất khoản này với toàn bộ các chi phí quy hoạch chung hoặc quy hoạch phân khu đã do nhà nước thực hiện trước đó.

Chi phí khảo sát xây dựng phục vụ lập dự án

Để phục vụ việc so sánh, lựa chọn phương án kỹ thuật và lập báo cáo đầu tư, chi phí khảo sát xây dựng ở giai đoạn chuẩn bị dự án bao gồm các nội dung công việc sau:

• Chi phí lập, thẩm định nhiệm vụ khảo sát và phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng phục vụ lập dự án.
• Chi phí thực hiện công tác khảo sát ngoài hiện trường, thử nghiệm mẫu và lập báo cáo kết quả khảo sát xây dựng phục vụ lập dự án.
• Chi phí giám sát công tác khảo sát và thẩm tra kết quả khảo sát xây dựng (nếu phát sinh).

Công tác khảo sát xây dựng ở giai đoạn này phải được phân biệt rõ ràng: Nghị định 217/2026/NĐ-CP quy định khảo sát phục vụ lập dự án thuộc giai đoạn chuẩn bị dự án, còn khảo sát phục vụ thiết kế triển khai sau khi dự án được phê duyệt thuộc giai đoạn thực hiện dự án. Việc đưa sai phạm vi khảo sát giữa hai giai đoạn có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh chi phí khi kiểm tra, kiểm toán.

Chi phí lập và thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật

Chi phí lập và thẩm định hồ sơ dự án phản ánh khối lượng công việc tư vấn kỹ thuật, kinh tế và tài chính để hoàn thiện Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng. Tùy thuộc vào trường hợp pháp luật quy định, dự án sẽ thực hiện một trong hai loại hồ sơ sau:

• Trường hợp lập Báo cáo nghiên cứu khả thi: Chi phí bao gồm tư vấn lập báo cáo, chi phí thẩm tra của đơn vị tư vấn độc lập (nếu có), chi phí thẩm định của cơ quan chuyên môn về xây dựng và chi phí thẩm định của người quyết định đầu tư hoặc chủ đầu tư theo trường hợp áp dụng.
• Trường hợp lập Báo cáo kinh tế – kỹ thuật: Áp dụng đối với các dự án thuộc diện chỉ cần lập Báo cáo kinh tế – kỹ thuật theo pháp luật xây dựng quy định. Dự toán sẽ bao gồm chi phí lập Báo cáo kinh tế – kỹ thuật và chi phí thẩm định tương ứng nếu phát sinh theo quy định.

Không mặc định mọi dự án đều phải lập Báo cáo nghiên cứu khả thi. Căn cứ đúng tiêu chí phân loại dự án giúp áp dụng chính xác tên chi phí và phương pháp xác định trong dự toán.

Các công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án

Bên cạnh các gói thầu tư vấn chính, dự toán chuẩn bị đầu tư có thể bao gồm chi phí cho các công việc cần thiết khác liên quan trực tiếp đến giai đoạn chuẩn bị dự án theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Các khoản chi này chỉ được ghi nhận vào dự toán chi phí chuẩn bị dự án khi thuộc phạm vi công việc của giai đoạn chuẩn bị dự án theo Điều 4 Nghị định 217/2026/NĐ-CP, có đầy đủ căn cứ pháp lý, khối lượng nhiệm vụ rõ ràng và phương pháp xác định chi phí phù hợp theo quy định hiện hành.

Góc nhìn kiểm soát hồ sơ và kiểm toán:

Khi rà soát dự toán chuẩn bị đầu tư, cán bộ quản lý chi phí và kiểm toán viên không chỉ xem xét số tiền mà cần phân biệt rõ giữa “công việc phát sinh thực tế” và “khoản chi hợp lệ được đưa vào dự toán”. Một hoạt động chỉ được ghi nhận vào dự toán khi thuộc trình tự giai đoạn chuẩn bị dự án tại Điều 4 Nghị định 217/2026/NĐ-CP và có căn cứ, phương pháp xác định chi phí theo Thông tư 36/2026/TT-BXD. Việc kê khai các chi phí không thuộc danh mục công việc chuẩn bị dự án hoặc thiếu cơ sở pháp lý có thể dẫn đến việc bị điều chỉnh giảm hoặc không được công nhận khi kiểm toán công trình xây dựng và quyết toán.

Ai lập, thẩm định và phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư

Theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án hoặc chủ đầu tư trong trường hợp đã xác định được chủ đầu tư tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án.

Thẩm quyền tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án được phân định căn cứ vào tình trạng xác định chủ đầu tư tại thời điểm triển khai công việc.

Trường hợp đã xác định được chủ đầu tư

Khi người quyết định đầu tư đã ban hành quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư cho một đơn vị cụ thể, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức quản lý dự toán chi phí chuẩn bị dự án:

• Tổ chức lập dự toán: Chủ đầu tư tự thực hiện hoặc thuê tổ chức tư vấn có đủ điều kiện năng lực để lập dự toán chi phí chuẩn bị dự án.
• Tổ chức thẩm định: Chủ đầu tư giao bộ phận chuyên môn tổ chức thẩm định hoặc thuê tư vấn thẩm tra làm cơ sở thẩm định dự toán.
• Phê duyệt dự toán: Chủ đầu tư ban hành quyết định phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án theo đúng quy định.

Trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư

Trong trường hợp người quyết định đầu tư chưa giao nhiệm vụ chủ đầu tư cho đơn vị nào, vai trò tổ chức chuẩn bị dự án do cơ quan chuẩn bị dự án thực hiện.

Cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP. Theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP, cơ quan chuẩn bị dự án là cơ quan, tổ chức, cá nhân được người quyết định đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án khi chưa xác định chủ đầu tư.

Dự toán chuẩn bị đầu tư sau khi phê duyệt được cập nhật vào đâu

Khoản 3 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP quy định dự toán chi phí chuẩn bị dự án sau khi được lập, thẩm định và phê duyệt được cập nhật vào tổng mức đầu tư xây dựng. Đây là điểm cần phân biệt với dự toán xây dựng công trình được lập ở giai đoạn sau.

Mối quan hệ giữa dự toán chi phí chuẩn bị dự án và tổng mức đầu tư xây dựng

Trình tự cập nhật chi phí từ giai đoạn chuẩn bị dự án vào Báo cáo nghiên cứu khả thi (hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật) được thực hiện qua các bước thống nhất:

Trước hết, cơ quan chuẩn bị dự án hoặc chủ đầu tư xác định các công việc phải thực hiện ở giai đoạn chuẩn bị dự án. Tiếp theo, chi phí cho các công việc này được tính toán để lập dự toán chi phí chuẩn bị dự án. Sau khi hoàn thành thẩm định và ban hành quyết định phê duyệt, toàn bộ giá trị dự toán chi phí chuẩn bị dự án đã phê duyệt được cập nhật vào tổng mức đầu tư xây dựng trong hồ sơ trình phê duyệt dự án.

Phân biệt với dự toán xây dựng công trình

Dự toán chi phí chuẩn bị dự án và dự toán xây dựng công trình là hai nội dung riêng biệt trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Dự toán chi phí chuẩn bị dự án do Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP điều chỉnh, được lập ở giai đoạn chuẩn bị dự án nhằm xác định chi phí cho các công việc tư vấn, khảo sát lập dự án và quản lý ban đầu. Trong khi đó, dự toán xây dựng công trình do Chương III Nghị định 206/2026/NĐ-CP điều chỉnh, được lập ở giai đoạn thực hiện dự án sau khi dự án được phê duyệt.

Những lưu ý khi xác định dự toán chuẩn bị đầu tư

Khi lập dự toán chuẩn bị dự án, cần xác định đúng giai đoạn, phạm vi công việc và căn cứ pháp lý áp dụng. Đặc biệt, cần phân biệt khảo sát phục vụ lập dự án với khảo sát phục vụ thiết kế sau khi dự án được phê duyệt, đồng thời tránh sử dụng các quy định đã hết hiệu lực từ 01/07/2026.

Xác định đúng phạm vi công việc thuộc giai đoạn chuẩn bị dự án

Cán bộ lập và kiểm tra dự toán cần rà soát đối chiếu từng danh mục công việc dự kiến thực hiện với trình tự đầu tư xây dựng quy định tại Điều 4 Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Các công việc phát sinh thuộc giai đoạn thực hiện dự án không được đưa ghép vào dự toán chi phí chuẩn bị dự án.

Không nhầm chi phí chuẩn bị dự án với chi phí của giai đoạn thực hiện dự án

Trong quá trình quản lý và thẩm định hồ sơ, các cơ quan chuyên môn và cán bộ kiểm soát chi phí cần lưu ý phân biệt các trường hợp dễ gây nhầm lẫn:

• Công tác khảo sát: Khảo sát địa hình, địa chất phục vụ lập Báo cáo nghiên cứu khả thi thuộc giai đoạn chuẩn bị dự án; khảo sát địa chất chi tiết phục vụ thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở thuộc giai đoạn thực hiện dự án.
• Chi phí thẩm tra: Thẩm tra Báo cáo nghiên cứu khả thi thuộc giai đoạn chuẩn bị dự án; thẩm tra thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở và dự toán xây dựng thuộc giai đoạn thực hiện dự án.
• Loại hồ sơ dự toán: Dự toán chi phí chuẩn bị dự án được lập ở giai đoạn chuẩn bị dự án theo Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP; dự toán xây dựng công trình được lập ở giai đoạn thực hiện dự án theo Chương III Nghị định 206/2026/NĐ-CP.

Không áp dụng máy móc quy định cũ

Hệ thống văn bản pháp lý về quản lý chi phí đầu tư xây dựng đã được cập nhật đồng bộ từ ngày 01/07/2026 với các mốc quy định quan trọng:

• Nghị định 206/2026/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026.
• Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
• Nghị định 217/2026/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026, quy định trình tự đầu tư xây dựng theo Luật Xây dựng 2025.

Do đó, không sử dụng quy định của văn bản đã hết hiệu lực làm căn cứ pháp lý hiện hành khi lập, thẩm định và phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư.

Góc nhìn kiểm toán xây dựng:

Dưới góc độ kiểm soát chi phí và kiểm toán hồ sơ tại kiemtoanxaydung.net, khi kiểm tra dự toán chi phí chuẩn bị dự án, kiểm toán viên sẽ thực hiện đối chiếu chuỗi chứng từ theo quy trình kiểm toán xây dựng đúng chuẩn pháp lý:

Đối chiếu văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án với nhiệm vụ công việc được duyệt, kiểm tra dự toán chi phí theo phương pháp tại Thông tư 36/2026/TT-BXD, rà soát quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư và kiểm tra việc cập nhật giá trị này vào tổng mức đầu tư xây dựng.

Nếu phát hiện chi phí khảo sát lập dự án bị trùng lặp với khảo sát thiết kế triển khai, hoặc công việc dự toán vượt quá phạm vi nhiệm vụ giao, phần giá trị chênh lệch sẽ được kiến nghị điều chỉnh theo quy định. Trong quá trình này, việc sử dụng dịch vụ kiểm toán dự án xây dựng chuyên nghiệp từ các đơn vị như MAN – Master Accountant Network giúp chủ đầu tư rà soát tính tuân thủ và hoàn thiện hồ sơ chứng từ đúng chuẩn ngay từ khâu chuẩn bị.

Ví dụ xác định phạm vi dự toán chuẩn bị đầu tư

Để hiểu rõ cách thức áp dụng quy định vào thực tế, xét tình huống triển khai hồ sơ tại một đơn vị:

Một cơ quan nhà nước được giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư dự án Xây dựng trụ sở làm việc. Tại thời điểm giao nhiệm vụ, dự án chưa xác định chủ đầu tư chính thức và khu đất dự kiến chưa có đồ án quy hoạch được duyệt.

Trình tự xác định phạm vi công việc và xử lý dự toán chi phí chuẩn bị dự án được thực hiện như sau:

Thứ nhất, cơ quan chuẩn bị dự án căn cứ Điều 4 Nghị định 217/2026/NĐ-CP để xác định danh mục các công việc thuộc giai đoạn chuẩn bị, bao gồm: lập đồ án quy hoạch làm căn cứ lập dự án, khảo sát xây dựng phục vụ lập dự án, lập Báo cáo nghiên cứu khả thi và thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi.

Thứ hai, cơ quan chuẩn bị dự án căn cứ phương pháp xác định chi phí theo Thông tư 36/2026/TT-BXD để lập dự toán chi phí chuẩn bị dự án cho các danh mục công việc nêu trên. Các công việc thuộc giai đoạn thực hiện dự án như khảo sát phục vụ thiết kế bản vẽ thi công không đưa vào dự toán này.

Thứ ba, cơ quan chuẩn bị dự án tổ chức thẩm định và ban hành quyết định phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP.

Thứ tư, sau khi hoàn thành Báo cáo nghiên cứu khả thi, giá trị dự toán chi phí chuẩn bị dự án đã phê duyệt được cập nhật vào tổng mức đầu tư xây dựng theo khoản 3 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP để trình người quyết định đầu tư phê duyệt dự án.

Căn cứ pháp lý về dự toán chuẩn bị đầu tư

Công tác lập, thẩm định, phê duyệt và cập nhật dự toán chi phí chuẩn bị dự án được điều chỉnh trực tiếp bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

Kết luận

Khi xác định dự toán chuẩn bị đầu tư gồm những gì, chủ đầu tư và cán bộ quản lý chi phí cần ghi nhớ 3 nội dung trọng tâm sau:

1. Dự toán chi phí chuẩn bị dự án gắn liền với các công việc thuộc giai đoạn chuẩn bị dự án theo Điều 4 Nghị định 217/2026/NĐ-CP (lập báo cáo đầu tư, khảo sát lập dự án, quy hoạch làm căn cứ lập dự án, thẩm định).
2. Cơ quan chuẩn bị dự án hoặc chủ đầu tư (trong trường hợp đã xác định chủ đầu tư) tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP.
3. Dự toán chi phí chuẩn bị dự án sau khi được phê duyệt phải được cập nhật vào tổng mức đầu tư xây dựng theo khoản 3 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP.

Câu hỏi thường gặp

Dự toán chuẩn bị đầu tư gồm những gì?

Dự toán chuẩn bị đầu tư gồm chi phí thực hiện các công việc thuộc giai đoạn chuẩn bị dự án như lập, thẩm định hồ sơ chủ trương đầu tư/báo cáo tiền khả thi; chi phí lập, thẩm định quy hoạch làm căn cứ lập dự án (nếu có); chi phí khảo sát xây dựng phục vụ lập dự án; chi phí lập, thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật; và các chi phí cần thiết khác liên quan theo Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP.

Ai phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án?

Theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP, chủ đầu tư (trong trường hợp đã xác định được chủ đầu tư) hoặc cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án (trong trường hợp chưa xác định chủ đầu tư) tổ chức lập, thẩm định và ra quyết định phê duyệt dự toán chi phí chuẩn bị dự án.

Dự toán chi phí chuẩn bị dự án sau khi phê duyệt được cập nhật vào đâu?

Theo khoản 3 Điều 11 Nghị định 206/2026/NĐ-CP, dự toán chi phí chuẩn bị dự án sau khi phê duyệt được cập nhật vào tổng mức đầu tư xây dựng trong Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật của dự án.